Einfache Rezertifizierung – geht das?

Florian Schmezer bringt so schnell nichts aus der Ruhe. Er arbeitet bei der S.I.S-Gruppe als Controller. Doch als der TÜV vor der Tür stand, um das Unternehmen zu rezertifizieren, tauchten beunruhigende Fragen auf. Erfüllen wir die zur Überarbeitung anstehende ISO-Norm? Sind die dann aktualisierten Kapitel zur Dokumentenlenkung bei uns überhaupt auditfähig? Und wie können wir uns dahingehend professionell aufstellen? „Der Angstschweiß auf der Stirn trocknete schnell“, scherzt Schmezer. Denn der TÜV nahm das Audit ab. Von seiner Chefin erhielt der Controller dennoch den Auftrag eine Lösung zu finden, die Dokumente lenkt, dokumentiert und damit die S.I.S.-Gruppe zur erneuten Zertifizierung führt. Er erinnerte sich an eine Software, die auf einer Norm-Schulung ein Teilnehmer gelobt hatte. Diesem Tipp ging Florian Schmezer nach und schaute sich orgavision näher an.

Bislang arbeitet die S.I.S.-Gruppe mit Lotus Notes und dahinter liegenden Datenbanken. Dort sammelte das Unternehmen unter anderem alle Formulare, Stammblätter, Arbeitsanweisungen, Referenzdokumente und viele weitere Papiere. Wer Infos brauchte, musste unter Umständen länger suchen, denn das Programm lieferte bis dato keine zuverlässige Suchfunktion. Mit der Bekanntgabe von IBM, dass der Konzern Lotus Notes auslaufen lasse, kam zudem Handlungsbedarf auf. Das Qualitätsmanagement der S.I.S.-Gruppe entschied sich schließlich für orgavision und startete in einem Viererteam ein mehrmonatiges Roll-out. 

Inzwischen arbeiten mehr als 130 Mitarbeiter des Mittelständlers mit dem Werkzeug. „Schon nach kurzer Zeit sind die Verbesserungen deutlich spürbar“, berichtet Schmezer. Suchte früher etwa ein Mitarbeiter ein bestimmtes Formular, konnte es ihm passieren, dass er lange in der Datenbank stöbern musste, wenn er nicht genau wusste, wo das Dokument exakt lag. Inzwischen laufen bei S.I.S mehr als 500 Datenblätter, Erfahrungsberichte und Dokumente unterschiedlichster Art über das web-basierte Managementsystem. Alle Nutzer haben nun direkten Zugriff auf Zertifikate, Personal- und Kundenunterlagen, Kalkulationsformulare und Schulungsmaterialien. Alles ist geordnet und vor allem immer aktuell. So kann zu jedem Dokument ein individuelles Prüfdatum hinterlegt werden, zu dem die Software eine Wiedervorlage generiert. Das sind zum Beispiel Formulare, die das Einhalten von Gesetzen des Arbeitsschutzes nachweisen, ablaufende Zertifikate oder Schutzbestimmungen, die gesetzlichen Änderungen unterliegen und daher regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden müssen.

Als praktisch bezeichnet Schmezer, dass auf orgavision das komplette Handbuch der Firmengruppe hinterlegt ist. Somit finden neue Mitarbeitende Prozessbeschreibungen direkt im System. Wenn sie diese in der Einarbeitungsphase lesen, sind sie schneller für bestimmte Arbeitsschritte eingearbeitet. „Zwar ersetzt ein Handbuch keine speziellen Schulung, unterstützt aber den Lernprozess“, sagt Schmezer. Auch das Finden wichtiger Beschreibungen oder Hinweise zu Kunden beziehungsweise zu speziellen Reinigungsplänen wird deutlich einfacher. Schmezer lobt auch die übersichtliche Optik der Software. Benutzerfreundlich sei das System speziell hinsichtlich der Kommentarfunktion. Gibt es etwa Neuigkeiten zu einem Thema, lassen sich die News an das jeweilige Dokument angliedern. Auch Bilder können die Kollegen problemlos einfügen, was insbesondere Erfahrungsberichte anschaulicher mache. Habe beispielweise ein Mitarbeiter eine Photovoltaikanlage gereinigt, so könne er zentrale Arbeitsschritte mit Bildern festhalten und ähnlich einer Fotostory in ein Dokument einfügen. „Früher landeten die Bilder oft ungeordnet im Kundenordner oder in der Erfahrungsaustausch-Datenbank auf dem Server“, sagt Schmezer. Ein Nachmachen der Arbeitsschritte war meist mit Rückfragen beim Kollegen verbunden. Mittlerweile reduziert sich der Zeitaufwand, weil Erfahrungsberichte selbsterklärend aus Text und Bildern in einem Dokument erstellt werden können – inklusive zeitlicher Reihenfolge von Änderungen.

Derzeit nutzen Sachbearbeiter, Objekt-, Niederlassungs- und Gebietsleiter orgavision, das auch einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) abbildet – oder besser gesagt – „leichter nachweisbar dokumentiert“, so Schmezer. Denn über die Kommentarfunktion können sich Kollegen untereinander Hinweise gegeben. Findet ein Mitarbeiter in einem Dokument Fehler, kann er diese auch als kurzen Hinweis aus orgavision an den Autor senden. Die Software dokumentiert diese Kommentare und ähnliche wie in Wikipedia die Historie eines Dokuments. „So sehen wir heute exakt, wie sich unsere Prozesse und Arbeitsschritte ständig verbessern“, verdeutlicht Schmezer, der intern für das Qualitätsmanagement verantwortlich ist. In diesem Zusammenhang erzählt er auch, dass orgavision beim Erstellen des Unternehmens-Organigramms geholfen hat. Es erleichtert den sonst großen Aufwand, Organigramme bei Fluktuationen stetig aktuell zu halten.

Gelassen blickt Schmezer schon heute auf die Rezertifizierung durch den TÜV. „Bis dahin ist orgavision in alle Firmensegmente hinein gesickert und das geforderte transparente Dokumentenmanagement ist komplett gewährleitstet.“

Der Fokus des Unternehmens liegt auf den Geschäftsfeldern Industriewartung, Industriereinigung, Gebäudereinigung, Kraftwerkservice, Chemikalienservice, Druckprüfung sowie dem Facility Management. Die S.I.S. wurde 1975 gegründet. Sie setzt sich zusammen aus dem Mutterunternehmen S.I.S. Süd-Industrie-Anlagen-Service GmbH und den Tochtergesellschaften Therm Service GmbH und S.I.S. Industrieanlagen Service GmbH. Die S.I.S-Gruppe ist weit verzweigt und hat in Deutschland zwölf sowie in Österreich drei Standorte. Hinzu kommt eine Tochtergesellschaft in Hamburg, die überwiegend Auslandseinsätze abwickelt.

Zu den Auftraggebern zählen die BMW AG, die Krones AG, Volkswagen, Audi, Daimler, Zahnradfabrik Passau und viele andere. Zu den Kunden der S.I.S. Austria zählen beispielsweise Opel und Masterfood Austria. Die Tochtergesellschaft Therm Service GmbH betreut seit 1966 Kraftwerke in aller Welt: darunter England, Belgien, Schweiz, Indien und Malaysia. Die S.I.S. Gruppe beschäftigt rund 2.200 Mitarbeiter an 17 Niederlassungen.