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@orgavision ∙ 11. Jun

Wie gestaltet man in kürzester Zeit das Qualitätsmanagement, die IT-Sicherheit, das Vertragsmanagement und mehr neu? Dass die entscheidende Lösung oftmals aus dem eigenen Netzwerk kommt, zeigt das Beispiel der Stadtwerke Kempen. https://bit.ly/3e2mbQM#qualitätsmanagement

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Die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft im Energiemarkt sind gestellt

Stadtwerke Heidelberg
Lesezeit 4 Min.
  • Energie & Versorger
  • rund 1.000 Mitarbeiter
  • Qualitätsmanagement
  • Abbilden der Organisationsstruktur
  • Suchen und Finden von Informationen

Herausforderung
Ein Organisationshandbuch, um alle Mitarbeiter umfassend zu informieren.
Massive Effizienzsteigerung durch die intelligente Suchfunktion über tausende Dokumente.

Lösung
Abbilden der zahlreichen innerbetrieblichen Prozesse sowie zugehöriger Arbeitsanweisungen für mehr als 700 Anwender.
Darstellen der Organisationsstruktur sowie der Eckpunkte der Unternehmensstrategie.

Mehrwert
Hohe Anwenderakzeptanz aufgrund sinnvoller Benachrichtigungssystematik, ansprechendem Erscheinungsbild und hoher Usability.


Stadtwerke entscheiden sich für digitales Organisationshandbuch

Heidelberg gehört ohne Frage zu den schönsten Städten Deutschlands. Für eine gleichbleibend hohe Lebensqualität der 150.000 Einwohner zählenden, inmitten einer traumhaften Umgebung liegenden Universitätsstadt und seiner umgebenden Partnergemeinden sorgen seit dem Ende des 19. Jahrhunderts die Stadtwerke Heidelberg. Als moderner regionaler Dienstleistungsbetrieb stellen diese nicht alleine die zuverlässige Versorgung mit Gas, Strom, Fernwärme und Trinkwasser sicher, sondern bieten als Betreiber von zahlreichen Schwimmbädern, Parkhäusern und einer Bergbahn Heidelbergs Bürgern und den hunderttausenden Touristen eine Infrastruktur mit besonders hohem Freizeitwert.

Der hohe Qualitätsanspruch der Stadtwerke – mit über 1.000 Mitarbeitern fünftgrößter Arbeitsgeber der Region – richtet sich dabei nicht nur auf die Gegenwart, sondern auch auf die Zukunft. Im Rahmen seiner „Strategie Stadtwerke Heidelberg 2020“ stellte das Unternehmen frühzeitig die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft in dem im Umbruch begriffenen Energiemarkt.

Organisationsstruktur und Prozesse für alle transparent

    Um allen Mitarbeitenden die Inhalte der Strategie, die aktuelle Organisationsstruktur und die für die zahllosen innerbetrieblichen Prozesse notwendigen Arbeitsanweisungen und -hilfen zur Verfügung zu stellen, nahm die Stabsstelle Unternehmensentwicklung unter der Leitung von Renate Löcher 2011 ein ambitioniertes Projekt in Angriff: Ziel war die Schaffung eines umfassenden Organisationshandbuchs. Dieses Handbuch sollte als geschlossenes System die direkte Eingabe, Ablage, Prüfung und Freigabe aller Informationen ermöglichen, dabei sehr einfach zu bedienen sein und essentiell für die Akzeptanz der Anwender, durch Lesbarkeit und ein attraktives Layout überzeugen.

    „Gemeinsam mit unserer IT haben wir zahlreiche Systeme verglichen, in denen unsere Arbeitsanweisungen und Unternehmensinformationen künftig abgebildet und verwaltet werden könnten. Nach eingehender Überprüfung der am Markt verfügbaren Produkte hinsichtlich ihrer Funktionalität und ihres Preis-Leistungs-Verhältnisses lag orgavision auf dem ersten Platz. Die Lösung hatte uns sowohl auf Basis der Bewertung der einzelnen Kriterien als auch hinsichtlich einer von uns vorgenommenen Aufwandseinschätzung überzeugt,“ erklärt Renate Löcher. 

    Dank der durch das System ermöglichten Automatisierung unserer Workflows sind wir erheblich schneller und effizienter geworden, was letztendlich unseren Kunden in der gesamten Region zugute kommt. Wir konnten unsere Mitarbeiter von zähen Routineaufgaben wie dem langwierigen Suchen, Ausdrucken und Versenden von Dokumenten entlasten und diese wesentlich enger in den lebenden Prozess 'Unternehmensqualität' einbinden.

    Reibungslos eingeführt mit „Train the Trainer“-Konzept

    ie Einführung von orgavision erfolgte in mehreren Projektschritten. Begonnen bei einer Inhouse-Schulung der Projektleiter aus den Bereichen Informationsverarbeitung und der Stabsstelle Unternehmensentwicklung. Auf Basis des vermittelten Know-hows wurden die grundlegenden Systemeinstellungen und die Rechtevergabe vorgenommen. Und nach und nach das Handbuch mit allen relevanten Dokumenten bestückt. In der nächsten Phase wurden alle sogenannten Power-User geschult – jeweils drei bis vier Mitarbeitern aus allen Fachabteilungen der Stadtwerke. Diese übernahmen im Anschluss die Einarbeitung ihrer Abteilungskolleg*innen. Im Abschluss konnte orgavision für über 700 Mitarbeiter freigeschaltet werden.

    Enorme Effizienz-Steigerung

    ​​​​​​Bereits während der Schulungen zeichnete sich eine durchweg positive Resonanz der Anwender ab. Besonders gelobt wurden dabei die intuitive Benutzerführung und die Flexibilität des Systems. Renate Löcher nennt noch weitere Aspekte, die sowohl auf Seiten der User wie auch seitens der Projekt- und Unternehmensverantwortlichen für Zufriedenheit sorgen: So kann jetzt die Bearbeitung aller Dokumente durch die Berechtigten direkt im System erfolgen, was für eine wesentlich höhere Effizienz sorgt. Zu dieser Effizienzerhöhung tragen auch die vielfältigen Automatisierungsfunktionen von orgavision bei. Sobald Arbeitsanweisungen überprüft werden müssen oder zur Freigabe anstehen, erhalten die zuständigen Mitarbeiter eine entsprechende Systemnachricht. Auch für anstehende Revisionstermine ist dies möglich. Da in orgavision Dokumente frei verlinkt werden können, ist das Auffinden aufeinander bezogener Informationen sekundenschnell möglich.

    Als ein angesichts der schieren Menge der im Unternehmen vorliegenden Informationen besonders wichtiges Feature von orgavision habe sich dessen mächtige Suchfunktion herausgestellt, die anhand von Filtern unternehmensweit eine gezielte Suche und das schnelle Auffinden von Dokumenten nach Inhalt, Typ, Bearbeitungszustand oder Datum ermöglicht. Renate Löcher zeigt sich insgesamt von den vielen Vorteilen, die die neue Lösung für ihr Haus mitgebracht hat, sehr überzeugt: „Mit Hilfe von orgavision verfügen die Stadtwerke Heidelberg nun über ein umfassendes Organisationshandbuch, mit dessen Hilfe wir unsere hohen Servicestandards heute und in der Zukunft wahren können. orgavison ist so ein kleiner, aber wertvoller Baustein unserer Strategie 2020 geworden, deren Ziel die Fortschreibung unserer langen Erfolgsgeschichte ist.“


    Über die Stadtwerke Heidelberg

    Die Stadtwerke Heidelberg versorgen Kunden in Heidelberg und der Region zuverlässig mit Strom, Gas und Wärme, bieten viele Services rund um Energiesparen und Klimaschutz, stellen im Auftrag der Stadt Heidelberg und weiterer Gemeinden die Wasserversorgung sicher, betreiben die Schwimmbäder, die Bergbahn sowie Parkhäuser in Heidelberg, übernehmen für die Stadt Koordinationsaufgaben für den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) und einen Teil seiner Finanzierung. Dabei sind sie mehr als ein zuverlässiger kommunaler Energieversorger und Dienstleister für die Stadt und die Region: als einer der größten rein kommunalen Energieversorger bringen sie gemeinsam mit der Stadt Heidelberg die Energiewende mit der Energiekonzeption 2020/ 2030 voran.