Effiziente Prozesse und Qualitätsmanagement als Fundament für ISMS

Die Stadtwerke Kempen dokumentierten relevante Informationen über viele Jahre hinweg in den Office-Anwendungen Excel, Word oder Powerpoint. Den Überblick zu behalten, wurde mit der Zeit immer schwieriger.

„Es war für uns sehr schwer nachzuvollziehen, welche Dokumente oder welche Prozessbeschreibung und damit verbundene Verantwortlichkeiten auf dem neuesten Stand  sind“, erinnert sich Reinhard Bretzke, Leiter Stromversorgung bei den Stadtwerken Kempen. „Daraus entstanden Suchen und Abstimmungen, die uns viel Zeit gekostet haben.“ Die zeitgleiche Einführung des IT-Sicherheitsgesetzes (ITSG) machte darüber hinaus die Implementation eines Informationssicherheits­management­system (ISMS) nach der Norm ISO 27001zur Pflicht. Die Unternehmensdokumente müssen seitdem revisionssicher geordnet und abgelegt sein und für Zertifizierungsaudits aufbereitet und prüfbar vorliegen. Die Stadtwerke Kempen stellten folglich ihr Managementsystem neu auf und strebten eine Reform des Qualitätsmanagements an.

„Ein benachbartes Stadtwerk empfahl uns orgavision“, sagt Bretzke. „Die Lösung wird all unseren Anforderungen gerecht und entspricht unseren Vorstellungen eines attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnisses. Zudem waren andere Softwareanwendungen bei weitem nicht so flexibel und oft mit weiteren Kosten verbunden, wenn man im System Anpassungen durchführen will. Wir wollten hingegen eine Lösung, die wir selbst administrieren und dabei flexibel bleiben können. Uns fiel die Entscheidung für orgavision somit sehr leicht.“

Die orgavision Software beinhaltet viele Komponenten, die für Qualitätsmanagement unerlässlich sind. „In einem Audit muss man sehr schnell auf relevante Dokumente zugreifen“, sagt Reinhard Bretzke. „Der Auditor sollte auch schon vor dem eigentlichen Audit Dokumente sichten können. Mit orgavision war das problemlos möglich.“

Bereits im Januar 2019 – also nur knapp vier Monate nach Einführung – wurde bereits das erste Audit mit orgavision durchgeführt. Die Stadtwerke Kempen erhielten gleich Bestnoten. Insbesondere wurde die Effizienz des Audits gelobt, da alle erforderlichen Dokumente korrekt versioniert und in aktuellster Form vorhanden waren. In dem durchdachten und digitalen Organisationshandbuch war jede Dokumentation leicht zu finden. „Der Auditor war begeistert, dass wir ihm die Dokumente ad hoc nach der erforderlichen Norm ISO 27001 korrekt präsentieren konnten“, erinnert sich Bretzke.

Dass Zertifizierungen mit orgavision in hoher Qualität gelingen, ist für die Stadtwerke Kempen nur eine Seite der Medaille. Die zweite ist es, weitere Anwendungsfelder mit orgavision zu erschließen. So löst orgavision nun das Intranet ab und ist für jeden Mitarbeitenden Anlaufpunkt Nummer eins. Mit dem Prozesseditor werden alle Arbeitsabläufe übersichtlich dokumentiert. „Die zuständigen Kollegen finden in orgavision auch alle Verträge mit den jeweiligen Zuständigkeiten. Sie werden über das Ereignismanagement von orgavision automatisch informiert, wenn Anpassungen notwendig sind“, erläutert Bretzke.

Selbst das Projektmanagement für Großprojekte läuft über orgavision: Beispielsweise griffen für den Bau eines Umspannwerks alle Beteiligten auf die für sie vorgesehenen Dokumente direkt im System zu.

In Zukunft werden auch alle Fachabteilungen im QM-System abgebildet. „Wir geben den Teamleitern die Möglichkeit, ihre Dokumentation abteilungsspezifisch anzulegen und diese mit anderen Abteilungen zu teilen“, kündigt Bretzke an. Über das hinterlegte Berechtigungskonzept wird die Einsicht oder die Bearbeitung der Dokumente zwischen den Fachabteilungen gesteuert.

Ebenso wird das Technische Sicherheitsmanagement (TSM) zukünftig mit orgavision umgesetzt. Netzbetreiber sind gesetzlich dazu verpflichtet, sowohl qualifiziertes Personal als auch betriebliche Prozesse so vorzuhalten, dass der sichere Betrieb des Energieversorgungsnetzes stets gewährleistet ist. Dazu gehören auch die Qualitätssicherungsmaßnahmen.

Die Vision: Die gesamte Dokumentenablage der Stadtwerke Kempen erfolgt in orgavision. „Dass all die Einsatzfelder problemlos und auch im Zusammen­spiel mit Externen in einer Lösung abbildbar sind, ist ein großes Alleinstellungsmerkmal“, ist sich Reinhard Bretzke sicher.

Als Komplettanbieter für Strom, Gas, Fernwärme und Wasser bieten die Stadtwerke Kempen GmbH mit ihren knapp 120 Mitarbeitenden ihren Kunden alle Vorteile eines lokalen Energieversorgers. Das Unternehmen sieht sich dabei – als hundertprozentige kommunale Tochter der Stadt Kempen – in der historischen Verantwortung, auch weiterhin unabhängig von großen Konzernen zu bleiben und für die Bürgerinnen und Bürger eine kostengünstige Energieversorgung sicherzustellen. Ein Baustein seiner Erfolgsstrategie ist ein gut durchdachtes Qualitätsmanagement, das inzwischen auch digital viele Anwendungsfelder unterstützt. Dass die Stadtwerke dadurch effiziente Prozesse leben und auch insgesamt erfolgreich wirtschaften, kommt der Stadt Kempen zugute. Die Gewinne nutzt die Kommune für Investitionen beispielsweise in Projekte oder Baumaßnahmen in der Region.