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Effiziente Prozesse und Qualitätsmanagement als
Fundament für ISMS

Stadtwerke Kempen
  • Qualitätsmanagement
  • Informationssicherheit ISMS
  • Technisches Sicherheitsmanagement TSM
Lesezeit
5 Min.

Herausforderung
Reform des Qualitätsmanagements bei gleichzeitiger Implementation eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS); revisionssichere Dokumentation für Audits und Zertifizierung

Lösung
orgavision für Qualitätsmanagement, Projektmanagement und die Umsetzung des ISMS nach ISO 27001

Mehrwert
Deutliche Effizienzsteigerung; optimierte und beschleunigte Prozess; Ausbau der Anwendungsfelder im Bereich Vertragsverwaltung, Projektmanagement und Technischem Sicherheitsmanagement (TSM)

Projektbericht der Stadtwerke Kempen
  • Branche: Energieversorger

  • Standort: Kempen

  • Mitarbeiter: ca. 120 

  • Betriebsmodell: SaaS

  • Normen: ISMS und TSM 

  • orgavision Module: Ereignismanagement

  • Projektverantwortlicher: Reinhard Bretzke


Auf dem Weg zum digitalen Stadtwerk

Die Stadtwerke Kempen dokumentierten relevante Informationen über viele Jahre hinweg in den Office-Anwendungen Excel, Word oder Powerpoint. Den Überblick zu behalten, wurde mit der Zeit immer schwieriger.

„Es war für uns sehr schwer nachzuvollziehen, welche Dokumente oder welche Prozessbeschreibung und damit verbundene Verantwortlichkeiten auf dem neuesten Stand  sind“, erinnert sich Reinhard Bretzke, Leiter Stromversorgung bei den Stadtwerken Kempen. „Daraus entstanden Suchen und Abstimmungen, die uns viel Zeit gekostet haben.“ Die zeitgleiche Einführung des IT-Sicherheitsgesetzes (ITSG) machte darüber hinaus die Implementation eines Informationssicherheits­management­system (ISMS) nach der Norm ISO 27001zur Pflicht. Die Unternehmensdokumente müssen seitdem revisionssicher geordnet und abgelegt sein und für Zertifizierungsaudits aufbereitet und prüfbar vorliegen. Die Stadtwerke Kempen stellten folglich ihr Managementsystem neu auf und strebten eine Reform des Qualitätsmanagements an.

 

Stadtwerke setzen auf orgavision

Best Practice Webinar

Das IT-Sicherheitsgesetz stellt Unternehmen mit kritischen Infrastrukturen (KRITIS) unter Handlungszwang. So steigt auch im Energiesektor der Bedarf an unternehmensweiten Lösungen, mit denen die Anforderungen der DIN EN ISO 27001 effizient erfüllt und sowohl das Technische Sicherheitsmanagement (TSM) als auch die Informationssicherheit (ISMS) normgerecht abgebildet werden.

Best Practice Webinar: Stadtwerke Kempen

Das richtige System: flexibel und transparente Kosten

„Ein benachbartes Stadtwerk empfahl uns orgavision“, sagt Bretzke. „Die Lösung wird all unseren Anforderungen gerecht und entspricht unseren Vorstellungen eines attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnisses. Zudem waren andere Softwareanwendungen bei weitem nicht so flexibel und oft mit weiteren Kosten verbunden, wenn man im System Anpassungen durchführen will. Wir wollten hingegen eine Lösung, die wir selbst administrieren und dabei flexibel bleiben können. Uns fiel die Entscheidung für orgavision somit sehr leicht.“

Die orgavision Software beinhaltet viele Komponenten, die für Qualitätsmanagement unerlässlich sind. „In einem Audit muss man sehr schnell auf relevante Dokumente zugreifen“, sagt Reinhard Bretzke. „Der Auditor sollte auch schon vor dem eigentlichen Audit Dokumente sichten können. Mit orgavision war das problemlos möglich.“

Eingeführt in nur 8 Wochen – Start und los!

Vom Startschuss im Oktober 2018 bis zu dem Zeitpunkt, an dem orgavision offiziell bei den Stadtwerken Kempen für alle Nutzer im Einsatz war, vergingen gerade einmal acht Wochen. Ein großer Vorteil dabei: die intuitive Bedienbarkeit, die eine aufwendige Einarbeitung unnötig machte. Ein fünfköpfiges Redaktionsteam wurde nur zwei Tage lang in einer internen Schulung in orgavision eingeführt. Alle anderen Mitarbeitenden, die nicht als Redakteure im Kernteam dabei waren, fanden sich sehr schnell selbständig im neuen System zurecht.

„Wir wollten ein System, was wir selbst administrieren und flexibel gestalten können. Insofern fiel uns die Entscheidung für orgavision sehr leicht.“ 

Audit mit Bestnoten

Bereits im Januar 2019 – also nur knapp vier Monate nach Einführung – wurde bereits das erste Audit mit orgavision durchgeführt. Die Stadtwerke Kempen erhielten gleich Bestnoten. Insbesondere wurde die Effizienz des Audits gelobt, da alle erforderlichen Dokumente korrekt versioniert und in aktuellster Form vorhanden waren. In dem durchdachten und digitalen Organisationshandbuch war jede Dokumentation leicht zu finden. „Der Auditor war begeistert, dass wir ihm die Dokumente ad hoc nach der erforderlichen Norm ISO 27001 korrekt präsentieren konnten“, erinnert sich Bretzke.

Von Intranet bis Großprojekt – alles in einem System

Dass Zertifizierungen mit orgavision in hoher Qualität gelingen, ist für die Stadtwerke Kempen nur eine Seite der Medaille. Die zweite ist es, weitere Anwendungsfelder mit orgavision zu erschließen. So löst orgavision nun das Intranet ab und ist für jeden Mitarbeitenden Anlaufpunkt Nummer eins. Mit dem Prozesseditor werden alle Arbeitsabläufe übersichtlich dokumentiert. „Die zuständigen Kollegen finden in orgavision auch alle Verträge mit den jeweiligen Zuständigkeiten. Sie werden über das Ereignismanagement von orgavision automatisch informiert, wenn Anpassungen notwendig sind“, erläutert Bretzke.

Selbst das Projektmanagement für Großprojekte läuft über orgavision: Beispielsweise griffen für den Bau eines Umspannwerks alle Beteiligten auf die für sie vorgesehenen Dokumente direkt im System zu.

In Zukunft werden auch alle Fachabteilungen im QM-System abgebildet. „Wir geben den Teamleitern die Möglichkeit, ihre Dokumentation abteilungsspezifisch anzulegen und diese mit anderen Abteilungen zu teilen“, kündigt Bretzke an. Über das hinterlegte Berechtigungskonzept wird die Einsicht oder die Bearbeitung der Dokumente zwischen den Fachabteilungen gesteuert.

Ebenso wird das Technische Sicherheitsmanagement (TSM) zukünftig mit orgavision umgesetzt. Netzbetreiber sind gesetzlich dazu verpflichtet, sowohl qualifiziertes Personal als auch betriebliche Prozesse so vorzuhalten, dass der sichere Betrieb des Energieversorgungsnetzes stets gewährleistet ist. Dazu gehören auch die Qualitätssicherungsmaßnahmen.

Die Vision: Die gesamte Dokumentenablage der Stadtwerke Kempen erfolgt in orgavision. „Dass all die Einsatzfelder problemlos und auch im Zusammen­spiel mit Externen in einer Lösung abbildbar sind, ist ein großes Alleinstellungsmerkmal“, ist sich Reinhard Bretzke sicher. 


Über die Stadtwerke Kempen

Als Komplettanbieter für Strom, Gas, Fernwärme und Wasser bieten die Stadtwerke Kempen GmbH mit ihren knapp 120 Mitarbeitenden ihren Kunden alle Vorteile eines lokalen Energieversorgers. Das Unternehmen sieht sich dabei – als hundertprozentige kommunale Tochter der Stadt Kempen – in der historischen Verantwortung, auch weiterhin unabhängig von großen Konzernen zu bleiben und für die Bürgerinnen und Bürger eine kostengünstige Energieversorgung sicherzustellen. Ein Baustein seiner Erfolgsstrategie ist ein gut durchdachtes Qualitätsmanagement, das inzwischen auch digital viele Anwendungsfelder unterstützt. Dass die Stadtwerke dadurch effiziente Prozesse leben und auch insgesamt erfolgreich wirtschaften, kommt der Stadt Kempen zugute. Die Gewinne nutzt die Kommune für Investitionen beispielsweise in Projekte oder Baumaßnahmen in der Region.