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@orgavision ∙ 17. Aug

Dass #Digitalisierung im #Qualitätsmanagement mehr ist, als auf dem Share-Ordner abgelegte Dokumente, zeigt die Vermicon AG. Vor gut einem Jahr hat das Unternehmen die Software #orgavision eingeführt und baut nun auf ein stabiles Prozessfundament auf. https://bit.ly/qm-vermicon 

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Die Stadtwerke Nettetal haben ihr digitales Dokumentenmanagement neu gestartet und ein Integriertes Management gleich mit aufgebaut. Das steigert die Effizienz und spart Zeit.

Die Herausforderungen

  • Vermeiden veralteter Versionen – Dokumente, Formulare oder Anweisungen  

  • Klare Prozessbeschreibungen und übersichtliche Checklisten 

  • Transparentes Wissen und leichtes Finden der gesuchten Informationen

Von Aktenordnern zum Integrierten Management 
Die Stadtwerke sind zuständig für Strom-, Gas-, Wasser und Abwasser im gesamten Stadtgebiet Nettetal. Peter Klocke (RA), verantwortlich für die Netzorganisation, begleitete das Mammutprojekt, wir stellten ihm ein paar Fragen zum Ablauf und den Projekterfolgen. 

Was war der Grund für den digitalen Neustart, Herr Klocke? 

Uns fehlten zum Teil klare Prozessbeschreibungen oder sie waren in Papierordnern versteckt. Wir hatten unterschiedlichste Dateiversionen, die auf dem Server vor sich hin staubten und nur wenige wussten, welche Version die aktuelle war.

Wussten Sie sofort, dass eine QM-Software die Lösung sein müsste, um den großen Herausforderungen zu begegnen?

Uns war klar, dass wir das Dokumenten- und Prozessmanagement optimieren wollen. Die Lösung konnte nur eine durchdachte Software sein, die viel Aufgaben automatisch im Hintergrund übernimmt. Man findet schnell die benötigte Information, schickt dem Kollegen einfach den Link und er kann loslegen. So gehen wir jetzt mit orgavision davon aus, dass die Angestellten im Schnitt für jede Minute, die in die Software  investiert wird, zwei Minuten oder mehr mühsame Sucharbeit  gespart werden kann.

Hat sich dadurch auch die interne Kommunikation verbessert? 

Ja, in unseren Projekten läuft die  interne Kommunikation effizienter. Wir schicken Protokolle nicht mehr per E-Mail, sondern direkt per orgavision an Rollen und Nutzer. Das Protokoll oder  eine To-do-Liste ist per Lese- und Schreibrecht geregelt  und auch externe Dienstleister haben Zugriff.  Und: es gibt diese Dokumente nur einmal – und nur in der aktuellen Version.

Waren gleich alle vom Tool überzeugt? 

Das kam ganz von allein. Es wurde am Start für einen kleineren Bereich eingeführt. Immer mehr Kolleginnen und  Kollegen merkten dann, wie man von orgavision profitiert – benötigte Infos wurden schneller gefunden und leichter kommuniziert. Das führte zu so einer Art Sogwirkung. Die häufigste Frage der Mitarbeiter ist inzwischen: ‚Wieso steht das nicht in orgavision?‘ oder ‚Wieso bekomme ich das Dokument noch per E-Mail?‘ So wurden auch ‚Bremser‘ und ‚Transparenzallergiker‘ überzeugt. Und auch für Externe funktioniert das sehr gut: Die Auditoren vom ISMS und unser DSGVO-Berater loben die Verknüpfungen, die Nutzung von Synergieeffekten und die einwandfreie Dokumentation.

KRITIS, ISMS, und TSM – was haben Sie noch mit orgavision abgebildet?

Wir haben das System auf andere Fachbereiche ausgeweitet.  Immer mehr Projekte wurden einbezogen. Bereits vorhandene  Inhalte – wie Organigramme, Übersichten, Dokumente – haben wir übernommen und mit neuen Inhalten verknüpft.  Oder wir haben bei der Arbeitssicherheit noch orgavision Musterinhalte hinzugekauft. Wir konnten dann auch die bisher für Arbeitssicherheit verwendete Software komplett ersetzen. So wurde aus dem ursprünglichen Dokumentenmanagement ein wirkliches integriertes Managementsystem.

Erfolgskennzahlen der Stadtwerke Nettetal

Erfolgszahlen

  • 7.000 organisierte Dateien 
  • 1.800 verwaltete Ordner 
  • 130 automatisierte Prozesse  
  • 900 redaktionierte Texte
Zeitgewinn und dabei die Übersicht behalten
  • stark reduzierte Suchzeiten
    und
     weniger Fehler 
  • transparentes digitales 
    Dokumentenmanagement
Digitale Werkzeuge nutzen
  • Informationssicherheit-Management-System (ISMS) nach ISO 27001 
  • Energiemanagement 
  • Energie-Regulierungsdaten 
  • Datenschutz nach DSGVO 
  • Risikomanagement 

Im Schnitt gehen wir davon aus, dass jeder Mitarbeiter für jede Minute, die in die Software investiert wird, mindestens zwei Minuten Sucharbeit spart. Durch das Analyse-Modul spare ich auch jeden Tag kostbare Zeit: ich lasse mir in individuellen Übersichten und auf Knopfdruck anzeigen, welche Kenntnisnahmen schon vorliegen. So kann ich in der Auswertung schnell Muster erkennen und dementsprechend handeln.