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@orgavision ∙ 23. Nov

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Prozesse definieren,
veranschaulichen und kommunizieren

Stiftung Wagerenhof
Raum für Menschen mit Beeinträchtigung
  • Rund 650 Mitarbeitende
  • Sozialwirtschaft
  • Qualitätsmanagement
  • Prozessmanagement
Lesezeit
4 Min.

In der aktuellen Situation macht es sich zwar besonders bemerkbar, doch verlässliche Prozesse und ihr sicheres Management sind immer eine grundlegende Voraussetzung, um im Alltag effizient arbeiten zu können. Gerade in der Pflege und in Heimen: Arbeitsabläufe oder Prozessänderungen, insbesondere wenn sich Zuständigkeiten ändern – müssen schnell bei allen Beteiligten ankommen. Ansonsten brechen sich eigene Regelungen Bahn – mit der Konsequenz, dass weniger Zeit für die betreuten Menschen übrigbleibt.

Die Stiftung Wagerenhof in Uster, Schweiz, entschied sich darum für orgavision – als Softwarelösung im Rahmen der langfristigen Digitalisierungsstrategie, um mehr echte Betreuungszeit für ihre Bewohnerinnen und Bewohner zu gewinnen und bei dieser Gelegenheit jeden Prozess zu überprüfen.

Kurzinterview mit Elsbeth Gerber, Office Gesamtleitung, Stiftung Wagerenhof


Wie gestaltete sich das Prozessmanagement in der Stiftung Wagerenhof vor der Einführung von orgavision?

Das größte Problem war unser veraltetes Prozessmanagementsystem. Wir hatten keine Software, die die wichtigen Informationen und Dokumente bündelte. Vielmehr mussten Informationen zu Prozessabläufen oder Verantwortlichkeiten aus einer Vielzahl von Word- oder Excel-Dokumenten jedes Mal mühsam herausgesucht werden. Das verursachte enorme Aufwände. Diese Zeit fehlte dann natürlich für die Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner unserer Stiftung. Gleichzeitig war es schwierig bis unmöglich, diese immerhin fast 500 Dokumente stets auf dem aktuellsten Stand zu halten. Folglich waren viele Abläufe und Verantwortlichkeiten unklar.

Warum haben Sie sich für die Einführung von orgavision entschieden?

Die bisherige Dokumentenordnung, -lenkung und -versionskontrolle war in der alten Form nicht mehr aufrechtzuerhalten. Darum haben wir uns im Zuge des damals ebenfalls gestarteten Projektes „EDS“ (elektronisches Dokumentationssystem) entschlossen, alle Prozesse zu überprüfen und ein System einzuführen, was uns darin unterstützt, alle Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten aktuell und transparent zu verwalten. Bei der Lösungsauswahl fiel unsere Entscheidung relativ schnell auf orgavision. Die Anwendung überzeugte vor allem durch ihre Benutzerfreundlichkeit und ihre einfache, intuitive Bedienbarkeit. Außerdem war uns bekannt, dass die orgavision GmbH Erfahrung in der Sozialbranche und dem Gesundheitswesen hat. Auch aus diesem Grunde fühlten wir uns dort von Anfang an gut aufgehoben.

Was hat sich seit der Einführung für orgavision verändert?

Wir sind dabei, unsere Prozesse neu zu modellieren und in orgavision zu erfassen. Dabei gibt uns die Software bereits heute wichtige Impulse, Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten sauber und transparent zu dokumentieren. Das ist ein Riesengewinn für unsere Organisation! Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Prozessteam, die mit orgavision arbeiten, freuen sich zudem über einfache, klare Vorgaben, die ihnen dabei helfen, die Prozesse einzugeben. Wir wollen bald mit der Erfassung der Prozesse und Verantwortlichkeiten fertig sein und die tägliche Arbeit mit orgavision beginnen. Es wird viel Zeit sparen, dass wir nicht mehr nach Arbeitsabläufen und Zuständigkeiten suchen müssen. In jedem Fall sind wir unserem Ziel, Prozesse und Verantwortlichkeiten transparent und aktuell zu halten, jetzt schon ein großes Stück nähergekommen.

Liebe Frau Gerber, vielen Dank, dass Sie sich für unser Gespräch die Zeit genommen haben.

„Das Thema »Digitalisierung« hat einen sehr hohen Stellenwert bei uns. So können wir die persönlichen Daten unserer Klientinnen und Klienten noch besser schützen und unsere Compliance sicherstellen.“

Mehr zum Einsatz von orgavision bei der Stiftung Wagerenhof lesen Sie hier →   


Über die Stiftung Wagerenhof

Der Wagerenhof in der Schweiz ist eine konfessionell und politisch unabhängige, von der ZEWO anerkannte gemeinnützige Institution mit einem sozialen Auftrag. Die Stiftung arbeitet mit einer Leistungsvereinbarung mit dem Kanton Zürich und ist als Pflegeheim gelistet. Als Kompetenz- und Dienstleistungszentrum mit über hundertjähriger Erfahrung stellt der Wagerenhof erwachsenen Menschen mit kognitiver Beeinträchtigung bedarfsorientierte Wohn-, Arbeits- und Freizeitangebote zur Verfügung und entwickelt diese stetig weiter. 

Die Stiftung betreut über 200 Menschen mit Beeinträchtigungen in 34 Wohngruppen, bietet über 200 Tagesstrukturplätze und rund 140 Aktivitäten jährlich an. 

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