Wissensmanagement in der Produktion

Um im Markt zu bestehen, müssen Unternehmen mit der Ressource Wissen nachhaltig und effizient umgehen. In der Revision der ISO 9001 wird systematisches Wissensmanagement verlangt und auch kleinere Unternehmen definieren im Zuge dessen, welches vorhandene Wissen für die Umsetzung ihrer Unternehmensziele notwendig ist, und organisieren darüber hinaus, dass dieses Wissens bestehen bleibt und verfügbar ist. Dieses Wissen umfasst Organisationsstrukturen, Prozesse ebenso wie Beziehungen zu Geschäftspartnern und Kunden.

Für den Nachweis, dass Wissen zur Durchführung der Geschäfts- und Produktionsprozesse systematisch festgehalten wird und für alle Mitarbeitenden verfügbar ist, nutzt der mittelständische Klebespezialist tewipack orgavision für das Qualitätsmanagement und die Dokumentation.

Wie ein systematisches Wissensmanagement umzusetzen ist, legt die Norm nicht fest. Um sich dennoch weiterhin erfolgreich nach der international wichtigsten Norm für Qualitätsmanagement zertifizieren lassen zu können, nahm tewipack die Aktualisierung von ISO 9001 als Anlass, nach einer Software zu suchen, die eine gute Ausgangsbasis für Dokumentations- und damit für Wissensmanagement liefert. Darüber hinaus sollte eine im Unternehmen integrierte Software verschiedene Management-Systeme unterstützen und eine Antwort auf weitere Normanforderungen geben. „Spätestens angesichts der neuen ISO-Normen war klar, dass wir mit unserer bisherigen Praxis mit Word-Dokumenten, die als PDFs im Dokumentenmanagement abgespeichert waren, nicht weiterkommen würden“, erklärt Alexander Uhl, Geschäftsführer der tewipack Uhl GmbH. „Aber auch ohne QM-Norm im Nacken waren die fehlenden Möglichkeiten zur Verifizierung nervig, von der Versions-Thematik – ist das nun wirklich die aktuelle Version? – ganz zu schweigen.“ Die Software, die der Mittelständler suchte, sollte einen flexiblen Zugriff übers Internet ermöglichen und Vorlagen bieten, um die Anforderungen der ISO 9001:2015 unternehmensspezifisch und benutzerfreundlich abbilden zu können.

Schnell wurde man fündig. „Die Entscheidung fiel nach nur zwei Wochen Recherche“, erinnert sich Uhl. „Uns war wichtig, dass wir das Tool in der Cloud nutzen können und allein dadurch war die Auswahl schon sehr eingeschränkt. Hinzu kam, dass die anderen Tools nicht annähernd so flexibel einsetz- und konfigurierbar waren.“ Außerdem überzeugte orgavision den Klebespezialisten durch seine einfache Bedienung und den flexiblen Zugriff auf das System – von jedem Ort aus und für jeden Berechtigten, einschließlich zeitlich definierter Autorisierungen z. B. für den Auditor.

Die Software orgavision erfüllte sowohl die unternehmensinternen, als auch die ISO-Norm-Anforderungen an Qualitätsmanagement. „In orgavision kann ich unsere spezifischen Prozesse und Abläufe unheimlich einfach abbilden. Ich kann selber die Inhalte unseres Unternehmens sehr gut darstellen. Einfach weil es sehr intuitiv ist. Auch Vorfälle wie Fehler in der Produktion, Unfälle oder auch Verbesserungsvorschläge meiner Mitarbeiter kann ich gut dokumentieren und für alle mit Berechtigung verfügbar machen“, berichtet Uhl. „Die Software ermöglicht es uns, dass wir unser Wissen zentral an einer Stelle verwalten.“ Allein das ist ein Riesenvorteil, sagt der Geschäftsführer.

Genauso wie die hohe Nachvollziehbarkeit von Prozessen, die das Tool mit sich bringt. „Mit der Software lassen sich Organigramme darstellen, mit allem, was dahintersteckt, wie z. B. den Arbeitsplatzbeschreibungen, Rollenbeschreibungen und den jeweiligen Prozessen“, erklärt Uhl. „Das war früher nicht so offensichtlich.“ War das vorher vornehmlich ein Thema der Personalabteilung, ist nun für jeden deutlich und vor allem offen zu sehen, wer was macht, wo welche Workflows aufgehängt sind und was womit in Verbindung steht. Die Software bringe eine gewisse Transparenz ins Unternehmen, stellt der Geschäftsführer zufrieden fest. 

Und zufrieden zeigt er sich auch mit der Zusammenarbeit mit orgavision. „Das Projekt wurde hervorragend umgesetzt, einschließlich der eintägigen Schulung, der Service ist super, auch wenn wir in den zwei Jahren, seitdem wir das Tool nutzen, nie ein Problem hatten. Die Software läuft sehr zuverlässig.“ Und schützt damit das Unternehmen vor unkontrollierten Wissensverlust. Denn der Spezialist fürs Kleben und Abdichten weiß: die Software hält dicht. Wissen kann garantiert nicht mehr abfließen. Ganz im Sinne eines systematischen Wissensmanagements, mit dem Unternehmen optimal von den Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter profitieren.

Die tewipack Uhl GmbH aus Althengstett nahe Stuttgart versorgt unter anderem den Maschinen- und Leichtbau, sowie die Automobil- und Elektroindustrie mit hochmoderner Klebetechnik. Neben Standardprodukten gehören Sonderanfertigungen nach Maß oder spezielle, selbstklebende Stanzprodukte sowie passendes Zubehör zum Portfolio des 33-Mitarbeiter-starken Unternehmens. Im Logistikzentrum des Klebespezialisten finden sich von Klebestoffen über Klebebänder und Schleifmittel bis hin zu Zubehör rund um Verarbeitung und Arbeitsschutz 8.000 Produkte.