Zertifizierung leicht gemacht

"orgavision kam für uns genau zum richtigen Zeitpunkt", sagt Michael Viete, Qualitätsmanagement-Beauftragter. Er ist seit sieben Jahren im Unternehmen und neben dem Qualitätsmanagement für die Pflege des Integrierten Managementsystems (IMS) zuständig. Der ausgebildete Chemielaborant hat eine hohe IT-Affinität: "Mein Plan war, gemeinsam mit unserem IT-Leiter das bisherige  Management-Handbuch durch eine selbstentwickelte Software zu ersetzen." Das war notwendig, um auf die Revisionen der ISO 9001 und ISO 14001 aus dem Jahr 2015 zu reagieren und die bestehende ISO Zertifizierung erfolgreich fortzuführen. Doch dann hört der QM-Beauftragte (QMB) von orgavision. Nach einer Präsentation des Systems bestellt er den kostenfreien Testzugang. "Wir haben sämtliche Dokumente und Formblätter unseres Einkaufs, wie  Prozessbeschreibungen, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, in die Testversion implementiert um zu prüfen, wie praxistauglich das System für uns ist", berichtet Viete. Nach der vierwöchigen Probephase ist nicht nur er, sondern auch sein Kollege aus der IT und die Geschäftsführung überzeugt: "orgavision ist genau das, was wir gerade brauchen".

"Norm-Anforderungen, die für uns in der Programmierung eines eigenen Systems sehr komplex gewesen wären, lassen sich mit orgavision ganz einfach umsetzen", sagt Viete und gibt ein Beispiel: Geplant hatte der Qualitätsbeauftragte, alle Dokumente, die das Qualitäts- und Umweltmanagement beschreiben, als PDF-Dateien innerhalb eines Systems zu strukturieren. Und zwar so, dass alle Arbeits- und Prüfprozesse inklusive etwaiger, durchgeführter Änderungen in Audits dargestellt werden können. Das Unternehmen wollte so auch die Forderung der ISO 9001 und ISO 14001 nach Dokumentenlenkung anwenderfreundlich umsetzen. Laut diesen Normen muss etwa die Historie eines Dokuments mit Versionsverlauf inklusive Prüfung und Freigabe nachvollziehbar sein.

Die Herausforderung dabei: Ändern sich Prozesse oder Verfahren, muss meistens nicht nur ein Dokument geändert werden. Alle damit verbundenen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sowie Formblätter sind zu überarbeiten. Bei jeder Änderung ist sicherzustellen, dass alle relevanten Dateien aktualisiert werden – dies normgerecht zu dokumentieren, wäre ein aufwändiger Prozess. "Mit orgavision war diese Herausforderung gelöst", erläutert Viete. Die Freigabe und Prüfung erfolgt über einen automatischen Workflow: Prozess-Zuständige erhalten eine E-Mail und werden – wenn notwendig – an ihre Aufgaben erinnert. Wird ein Dokument aktualisiert, übernimmt orgavision die neuen Daten in alle verknüpften Dateien und dokumentiert normgerecht, wer wann etwas geändert hat. Ein weiterer Vorteil: In dem 130-Mitarbeiter-Betrieb gibt es einige vertrauliche Schriftstücke, die nicht allen zugänglich gemacht werden dürfen. "In orgavision konnten wir unser eigenes Rollen- und Rechtesystem abbilden", so der QM-Verantwortliche. Nun ist genau festgelegt, wer etwas lesen oder ändern darf, und wer nicht.

Jeder Türmerleim-Mitarbeiter an einem PC-Arbeitsplatz hat Zugriff auf orgavision. "Die Akzeptanz ist groß, die Kollegen loben vor allem die Suchfunktion", berichtet Viete. Ähnlich wie Google arbeitet das System mit Schlagwortsuche und Autovervollständigung. Mussten Suchende früher noch auf Laufwerken in unterschiedlichen Ordnerstrukturen zeitaufwendig nach einem benötigten Dokument forschen, können sie dieses heute sekundenschnell finden. Auch die Kommentarfunktion findet immer mehr Anklang: Hat etwa der Laborassistent eine Idee, wie sich eine Prüfmethode optimieren ließe, kann er die in orgavision hinterlegte Beschreibung entsprechend kommentieren. Den Kommentar erhalten dann per E-Mail die im System hinterlegten Verantwortlichen. Das sind in der Regel der jeweilige Prozesseigner und der QMB. Die Hürde zur Abgabe von Verbesserungsvorschlägen wurde auf diesem Weg stark abgebaut und immer mehr Türmerleim-Kollegen nutzen die Funktion. Daneben kann jeder nachverfolgen, was aus seinem Vorschlag wird, denn die Prozessverantwortlichen sammeln und dokumentieren in orgavision alle Ergebnisse: Von der ersten Idee, bis hin zur Dokumentation und Verfolgung konkreter Maßnahmen.

Inzwischen ist Türmerleim nach ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 für Qualitäts- und Umweltmanagement zertifiziert. Stolz ist der Qualitätsmanager auf das erste, mit orgavision durchgeführte Audit: "Der Auditor war sichtlich beeindruckt, wie strukturiert wir mithilfe von orgavision die gestiegenen Anforderungen der Normen abgebildet haben." So hat etwa die intelligente Volltextsuche den Prozess der Zertifizierung wesentlich unterstützt, weil nach Eingabe einer Prüfmethode sofort alle zum Prozess gehörenden Dokumente erscheinen. "Mit orgavision sehe ich auch zukünftigen Audits gelassen entgegen", freut sich Viete.

Das 1889 in Ludwigshafen gegründete Unternehmen produziert und entwickelt Hochleistungsklebstoffe für den Einsatz in der Holzverarbeitung, Etikettierung sowie der Verpackungs- und Tabakindustrie. In den 90er Jahren wurde eine weitere Produktionsstätte im rheinland-pfälzischen Schifferstadt errichtet.