Zudem muss die dokumentierte Information geschützt werden: Weder darf zum Beispiel durch unsachgemäße Lagerung die Lesbarkeit von Papieren gefährdet werden, noch dürfen Informationen in falsche Hände gelangen oder willkürlichen Veränderungen ausgesetzt werden. Das gilt vor allem für Dokumente, welche die Produktkonformität betreffen – schließlich ist es Kernaufgabe eines Qualitätsmanagements, hier für ein gleichbleibendes Niveau zu sorgen. Die Norm erwähnt übrigens die Möglichkeit, den Zugang zur dokumentierten Information durch unterschiedliche Zugriffsrechte für Mitarbeiter zu regeln.
Was aber, wenn sich gelenkte Informationen verändern oder ihre Gültigkeit verlieren? Hier fordert die ISO 9001 unter dem Schlagwort „Versionskontrolle“, die Übersicht über die unterschiedlichen Versionen von Dokumenten zu behalten – und stets die aktuelle innerhalb des Betriebs auszuspielen.
Was versteht man nun unter Dokumentenlenkung?
Ganz einfach: das Management (Lenken) all dieser dokumentierten Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Gewährleistung, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Leuten vorliegen – und von diesen auch verstanden werden.
Der Lebenszyklus einer dokumentierten Information
- Dokument erstellen oder aktualisieren
- Neue Version prüfen und freigeben
- Veröffentlichen und verteilen
- Zur Kenntnis nehmen, Lesebestätigung geben
- Dokument ablegen/archivieren
- Veraltete Dokumente ggf. löschen
Dokumente werden also erstellt – oder bestehende aktualisiert, falls es Änderungen gab. Fachleute oder Verantwortliche müssen sie im nächsten Schritt prüfen und freigeben. Im Anschluss folgt die Veröffentlichung: Die Information wird dem richtigen Empfängerkreis zugespielt, von diesem zur Kenntnis genommen und – ganz wichtig – auch verstanden. Das lässt sich etwa durch eine elektronische Lesebestätigung oder eine Unterschrift nachweislich abfragen. Vorab sind natürlich ein paar Punkte zu klären: Wer soll welchen Informationsstand besitzen – und wer ist dafür zuständig, die Inhalte zu prüfen oder zu kommunizieren?
Wohin dann mit dem Dokument, sei es aus Papier, eine Word-Datei auf einem Portal – oder ein Textelement innerhalb eines digitalen QM-Handbuchs? Es wird am korrekten Ort abgelegt – dort, wo es bei Bedarf auch alle finden, die es angeht. Veraltete Dokumente oder Versionen eines Dokuments müssen die Verantwortlichen zurückziehen, archivieren oder löschen.
Aus Erfahrung wissen wir, wie komplex Unternehmensprozesse sich gestalten, wie fein sie sich verästeln: All diese Schritte zu überwachen ist eine zeitintensive Aufgabe, die viel Struktur und Sorgfalt erfordert.
Der Begriff Dokumentenmanagement wird mitunter als Synonym für Dokumentenlenkung gebraucht. Tatsächlich finden sich verschiedene Definitionen von Dokumentenmanagement: Es kann auch ein Verfahren bezeichnen, mit dem Dokumente verwaltet und dafür vereinheitlicht werden, etwa durch Digitalisierung (Einscannen) und das Ergänzen von Meta-Informationen.
Welche Informationen muss ein gelenktes Dokument enthalten?
Gelenkte Dokumente müssen eindeutig zuzuordnen sein: Sie müssen also einen Titel enthalten sowie das Datum der Veröffentlichung oder der letzten Revision. Natürlich ist auch die jeweilige Versionsnummer anzugeben, weiterhin der oder die Autor/-in. Dokumente, die eine Prüfung oder Freigabe erfordern, brauchen einen entsprechenden Vermerk, dass dies erfolgt ist.
Braucht man eine Software, um Dokumente zu lenken?
Ehrlich? Es gelingt ohne Software-Lösung, erfordert aber viel mehr Aufwand. Das Ziel ist ja, „die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Leute zu verteilen“ (siehe oben) bzw. sicherzustellen, dass diese Prozesse sicher ablaufen. Jedes Dokument muss folglich korrekt und vollständig vorliegen, und die Adressaten müssen die Informationen auch verstehen. Lese- und Schreib-Berechtigungen sind klar zu regeln, ebenso der Zugriff auf die Dokumente.
Als häufigste Alternative zur Software finden wir eine Ordnerstruktur auf dem Laufwerk oder in einem Cloud-Speicher. Das kann eine Weile gut gehen – bis die Organisation wächst. Dann stellt sich die Aufgabe, die Word- oder PDF-Dokumente aktuell zu halten, als immer komplexer dar. Jede Versionierung erfolgt ja nach bestimmten Prinzipien: Sie erfordert eine Anpassung der Kopf- und Fußzeilen und der Dateibezeichnung – und das manuell. Viele Unternehmen markieren die geänderten Stellen zusätzlich farbig und/oder führen eine Liste über die verschiedenen Versionsstände.
Wir schreiben das Jahr 2023, wir führen minimalinvasive Operationen durch und setzen in vielen Lebensbereichen auf Künstliche Intelligenz. In diesem Sinne: Möchten Sie wirklich Ihre Arbeitszeit damit verbringen, regelmäßig Listen von Hand abzugleichen? Bedenken Sie die Fehleranfälligkeit – und bedenken Sie, wie lange es oft dauert, das richtige Dokument zu finden. Wie sieht ein eindeutiger Dokumentenname aus? Wie ein eindeutiger Speicherpfad?
