Von welchen Dokumenten reden wir überhaupt?
E-Mail-Vorlagen, Arbeitsanweisungen für die Produktion, Compliance-Richtlinien, komplizierte Maschinenanleitungen, Hygieneregeln oder Formblätter für Urlaubsanträge: Berge von unterschiedlichen Dokumenten bereichern den Arbeitsalltag.
Ob Sie in einer produzierenden oder gemeinnützigen Organisation arbeiten, in einem kleinen oder großen Unternehmen: Überall existieren zahlreiche, meist schriftliche Informationen, die alle einen ähnlichen Lebenszyklus durchlaufen.
Übrigens sprechen wir nicht ohne Grund von „Informationen“: Heutzutage liegt Wissen nicht immer als Dokument vor, und deshalb wird Dokumentenlenkung mittlerweile auch als „Lenkung von dokumentierter Information“ bezeichnet – oder schlicht als Informationsverteilung.
Und was genau ist nun Dokumentenlenkung?
Ganz einfach: das Management all dieser Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Gewährleistung, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Leuten vorliegen – und von diesen auch verstanden werden.
Dokumente werden also erstellt, von Fachleuten geprüft, von den Verantwortlichen freigegeben – und im Anschluss veröffentlicht, zur Kenntnis genommen, abgelegt, aktualisiert, archiviert, ungültig gemacht, gelöscht oder vernichtet. Vorab gilt es, die Aufgaben zu klären: Wer soll welchen Informationsstand besitzen, und wer ist dafür zuständig, die Inhalte zu validieren oder zu kommunizieren?
Aus Erfahrung wissen wir, wie komplex Unternehmensprozesse sich gestalten können, wie fein sie sich verästeln können: Wer möchte schon all diese Schritte und Rollen verschriftlichen und dann überwachen? Eine zeitintensive Aufgabe, die viel Struktur und Sorgfalt erfordert.
Braucht man für Dokumentenlenkung eine Software?
Ehrlich? Es gelingt ohne Software, erfordert aber sehr viel mehr Aufwand. Das Ziel ist ja, „die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Leute zu verteilen“ (siehe oben) bzw. diesen Prozess sicherzustellen. Jedes Dokument muss folglich korrekt und vollständig vorliegen, und die Adressaten müssen die Informationen auch verstehen. Lese- und Schreib-Berechtigungen sind klar zu regeln, ebenso der Zugriff auf die Dokumente.
Als häufigste Alternative zur Software finden wir eine Ordnerstruktur auf dem Laufwerk oder in einem Cloud-Speicher. Das kann eine Weile gut gehen – bis die Organisation wächst. Dann stellt sich die Aufgabe, die Word- oder PDF-Dokumente aktuell zu halten, als immer komplexer dar. Jede Versionierung erfordert eine Anpassung der Kopf- und Fußzeilen und der Dateibezeichnung – und das manuell. Viele Unternehmen markieren die geänderten Stellen zusätzlich farbig und/oder führen eine Liste über die verschiedenen Versionsstände.
Mal ehrlich, wir schreiben das Jahr 2022, wir führen minimalinvasive Operationen durch und setzen in vielen Lebensbereichen auf Künstliche Intelligenz: Möchten Sie wirklich noch Ihre Arbeitszeit damit verbringen, regelmäßig Listen von Hand abzugleichen? Bedenken Sie die Fehleranfälligkeit – und bedenken Sie, wie lange es oft dauert, das richtige Dokument zu finden. Wie sieht ein eindeutiger Dokumentenname aus? Wie ein eindeutiger Speicherpfad?
Welche Vorteile bietet eine automatisierte Dokumentenlenkung?
Eine Software übernimmt all diese Aufgaben effizient und intelligent im Hintergrund: Durch die automatisierte Dokumentenlenkung entsteht dann der eine Ort, an dem sich sämtliche Papiere digital sammeln, vereinheitlichen und einsehen lassen.
Alle Informationen werden den Teams jeweils in der neuesten Version bereitgestellt – und können per Suchfunktion gefunden werden. Es lassen sich zudem eindeutige Verantwortlichkeits- und Erlaubnishierarchien einrichten, um Dokumente zu erstellen, zu revisionieren und aufzurufen.
Nicht nur, dass Freigabe- und Kenntnisnahmeprozesse nun sauber und rechtssicher ablaufen – man spart auch sehr viel Zeit. (Lesen Sie hier nach, wie viel Zeit – minutengenau.) Eine normgerechte und revisionssichere Dokumentation und Archivierung wirkt sich natürlich auch positiv auf das Qualitätsmanagement und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess aus.
Welche Chancen stecken in der Dokumentenlenkung?
Unternehmen, die ihre Informationen automatisiertlenken, halten sich dadurch agil – auch, wenn sie wachsen.
Es lassen sich aber nicht nur Papierberge vermeiden und Abläufe vereinfachen: Je digitaler die Dokumente gemanagt werden, desto attraktiver gestaltet sich die Arbeit vor allem für Jüngere. Die automatisierte Dokumentenlenkung manövriert ein Unternehmen also auch aus seinen verstaubten Strukturen heraus und verleiht ihm damit mehr Attraktivität für potenzielle Neueinstellungen.
Vor allem eine Software mit interaktivem Ansatz kann hier punkten, da sie der ganzen Belegschaft die Möglichkeit gibt, die unternehmensinternen Prozesse mitzugestalten und zu verbessern.
Zusammengefasst: Dokumentenlenkung birgt enorme Chancen, denn wer seine Informationsverteilung sinnvoll organisiert und „aufräumt“, stärkt damit die eigene Handlungsfähigkeit.
