Was ist Dokumentenlenkung?

Dokumentenlenkung: Das klingt erst einmal ziemlich öde. Vor dem inneren Auge entsteht ein Raum voller verstaubter Aktenordner, in der Ecke eine vertrocknete Büropflanze, und die Aktenstapel wandern per Postwägelchen von A nach B. Halt! Dieses Klischee möchte entkräftet werden: Dokumentenlenkung hat nämlich, wenn man’s gut macht, sehr viel mit intelligenter Informationsverteilung zu tun – und mit unternehmensinterner Kommunikation. Hier lauern gewaltige Chancen … schauen wir mal genauer hin!

Vier riesige Stapel mit Dokumenten, Akten und Mappen
Lesezeit
9min.
Weitersagen
Übersicht

Von welchen Dokumenten reden wir überhaupt?

E-Mail-Vorlagen, Arbeitsanweisungen für die Produktion, Compliance-Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und weitere Vorgaben, Sicherheitshinweise, Pflege-Standards, Design-Anforderungen aus dem Marketing oder Formblätter für Urlaubsanträge: Berge von unterschiedlichen Dokumenten in unterschiedlichen Versionen bereichern den Arbeitsalltag, dies sind nur wenige Beispiele.

Ob Sie in einer produzierenden oder gemeinnützigen Organisation arbeiten, in einem kleinen oder großen Unternehmen: Überall existieren zahlreiche, meist schriftliche Informationen, die alle einen ähnlichen Lebenszyklus durchlaufen.

Ein Wort zur Definition des Begriffs Dokumentenlenkung: Heutzutage liegt Wissen nicht immer als Dokument vor, deshalb wird Dokumentenlenkung auch als „Lenkung von dokumentierter Information“ bezeichnet, so die Definition der DIN EN ISO 9001 – oder das ganze Prinzip schlicht als Informationsverteilung.

Die ISO 13485 hingegen, welche das Qualitätsmanagement für Medizinprodukthersteller regelt, macht in ihren Anforderungen Unterschiede: Sie nennt einzeln Dokumente und Aufzeichnungen. (Schöner Wissensschnipsel, den Sie beim Normen-Smalltalk mal so fallenlassen können.) Beide enthalten Informationen, jedoch sind Dokumente veränderbar und können in verschiedenen Versionen oder Revisionsständen vorliegen. Aufzeichnungen hingegen, zum Beispiel Protokolle oder Berichte, erlauben keine nachträglichen Änderungen.

Was hat Dokumentenlenkung mit der ISO 9001 zu tun?

Die DIN EN ISO 9001 widmet sich dem Thema Dokumentenlenkung in Kapitel 7 (Unterstützende Prozesse). Abschnitt 7.5.3 beschreibt, wie das „Lenken von dokumentierter Information“ in Organisationen auszusehen hat – nämlich so:

Die Informationen müssen für die Mitarbeiter verfügbar sein. Das Unternehmen hat sicherzustellen, dass die Verteilung von Dokumenten, der Zugriff darauf, ihre Auffindbarkeit und Nutzung reibungslos klappen. Das heißt auch, dass z. B. Arbeitsanweisungen für die Belegschaft gut verständlich geschrieben werden müssen – sonst wären sie nicht „für den Gebrauch tauglich“.

Verständlich schreiben – aber wie?

Texte so schreiben, dass alle sie verstehen und gerne lesen: Wie das geht, erklären wir Ihnen am Beispiel QM-Dokumentation! Holen Sie sich den Leitfaden mit zahlreichen Beispielen und Profi-Tipps von unserer Texterin.

Leitfaden herunterladen

Zudem muss die dokumentierte Information geschützt werden: Weder darf zum Beispiel durch unsachgemäße Lagerung die Lesbarkeit von Papieren gefährdet werden, noch dürfen Informationen in falsche Hände gelangen oder willkürlichen Veränderungen ausgesetzt werden. Das gilt vor allem für Dokumente, welche die Produktkonformität betreffen – schließlich ist es Kernaufgabe eines Qualitätsmanagements, hier für ein gleichbleibendes Niveau zu sorgen. Die Norm erwähnt übrigens die Möglichkeit, den Zugang zur dokumentierten Information durch unterschiedliche Zugriffsrechte für Mitarbeiter zu regeln.

Was aber, wenn sich gelenkte Informationen verändern oder ihre Gültigkeit verlieren? Hier fordert die ISO 9001 unter dem Schlagwort „Versionskontrolle“, die Übersicht über die unterschiedlichen Versionen von Dokumenten zu behalten – und stets die aktuelle innerhalb des Betriebs auszuspielen.

Was versteht man nun unter Dokumentenlenkung?

Ganz einfach: das Management (Lenken) all dieser dokumentierten Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die Gewährleistung, dass die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Leuten vorliegen – und von diesen auch verstanden werden.

Der Lebenszyklus einer dokumentierten Information

  • Dokument erstellen oder aktualisieren
  • Neue Version prüfen und freigeben
  • Veröffentlichen und verteilen
  • Zur Kenntnis nehmen, Lesebestätigung geben
  • Dokument ablegen/archivieren
  • Veraltete Dokumente ggf. löschen

Dokumente werden also erstellt – oder bestehende aktualisiert, falls es Änderungen gab. Fachleute oder Verantwortliche müssen sie im nächsten Schritt prüfen und freigeben. Im Anschluss folgt die Veröffentlichung: Die Information wird dem richtigen Empfängerkreis zugespielt, von diesem zur Kenntnis genommen und – ganz wichtig – auch verstanden. Das lässt sich etwa durch eine elektronische Lesebestätigung oder eine Unterschrift nachweislich abfragen. Vorab sind natürlich ein paar Punkte zu klären: Wer soll welchen Informationsstand besitzen – und wer ist dafür zuständig, die Inhalte zu prüfen oder zu kommunizieren?

Wohin dann mit dem Dokument, sei es aus Papier, eine Word-Datei auf einem Portal – oder ein Textelement innerhalb eines digitalen QM-Handbuchs? Es wird am korrekten Ort abgelegt – dort, wo es bei Bedarf auch alle finden, die es angeht. Veraltete Dokumente oder Versionen eines Dokuments müssen die Verantwortlichen zurückziehen, archivieren oder löschen.

Aus Erfahrung wissen wir, wie komplex Unternehmensprozesse sich gestalten, wie fein sie sich verästeln: All diese Schritte zu überwachen ist eine zeitintensive Aufgabe, die viel Struktur und Sorgfalt erfordert.

Der Begriff Dokumentenmanagement wird mitunter als Synonym für Dokumentenlenkung gebraucht. Tatsächlich finden sich verschiedene Definitionen von Dokumentenmanagement: Es kann auch ein Verfahren bezeichnen, mit dem Dokumente verwaltet und dafür vereinheitlicht werden, etwa durch Digitalisierung (Einscannen) und das Ergänzen von Meta-Informationen.

Welche Informationen muss ein gelenktes Dokument enthalten?

Gelenkte Dokumente müssen eindeutig zuzuordnen sein: Sie müssen also einen Titel enthalten sowie das Datum der Veröffentlichung oder der letzten Revision. Natürlich ist auch die jeweilige Versionsnummer anzugeben, weiterhin der oder die Autor/-in. Dokumente, die eine Prüfung oder Freigabe erfordern, brauchen einen entsprechenden Vermerk, dass dies erfolgt ist.

Braucht man eine Software, um Dokumente zu lenken?

Ehrlich? Es gelingt ohne Software-Lösung, erfordert aber viel mehr Aufwand. Das Ziel ist ja, „die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Leute zu verteilen“ (siehe oben) bzw. sicherzustellen, dass diese Prozesse sicher ablaufen. Jedes Dokument muss folglich korrekt und vollständig vorliegen, und die Adressaten müssen die Informationen auch verstehen. Lese- und Schreib-Berechtigungen sind klar zu regeln, ebenso der Zugriff auf die Dokumente.

Als häufigste Alternative zur Software finden wir eine Ordnerstruktur auf dem Laufwerk oder in einem Cloud-Speicher. Das kann eine Weile gut gehen – bis die Organisation wächst. Dann stellt sich die Aufgabe, die Word- oder PDF-Dokumente aktuell zu halten, als immer komplexer dar. Jede Versionierung erfolgt ja nach bestimmten Prinzipien: Sie erfordert eine Anpassung der Kopf- und Fußzeilen und der Dateibezeichnung – und das manuell. Viele Unternehmen markieren die geänderten Stellen zusätzlich farbig und/oder führen eine Liste über die verschiedenen Versionsstände.

Wir schreiben das Jahr 2023, wir führen minimalinvasive Operationen durch und setzen in vielen Lebensbereichen auf Künstliche Intelligenz. In diesem Sinne: Möchten Sie wirklich Ihre Arbeitszeit damit verbringen, regelmäßig Listen von Hand abzugleichen? Bedenken Sie die Fehleranfälligkeit – und bedenken Sie, wie lange es oft dauert, das richtige Dokument zu finden. Wie sieht ein eindeutiger Dokumentenname aus? Wie ein eindeutiger Speicherpfad?

Möchten Sie orgavision kostenlos testen?

Testen Sie orgavision ganz einfach und unverbindlich 14 Tage kostenlos. 

Kostenlos testen

Welche Vorteile bietet eine automatisierte Dokumentenlenkung?

Eine Software übernimmt all diese Aufgaben effizient und intelligent im Hintergrund: Durch die automatisierte Dokumentenlenkung entsteht dann der eine Ort, an dem sich sämtliche Papiere digital sammeln, vereinheitlichen und einsehen lassen.

Alle Informationen werden den Teams jeweils in der neuesten Version bereitgestellt – oder per Suchfunktion gefunden. Es lassen sich zudem eindeutige Verantwortlichkeits- und Erlaubnishierarchien einrichten, um Dokumente zu erstellen, zu revisionieren und aufzurufen. So ist man immer perfekt aufs Audit vorbereitet.

Nicht nur, dass Freigaben und Kenntnisnahmen nun sauber und rechtssicher ablaufen – dieser Prozess spart auch sehr viel Zeit ein. (Lesen Sie hier nach, wie viel Zeit – minutengenau.) Eine normgerechte und revisionssichere Dokumentation und Archivierung wirkt sich natürlich auch positiv auf das Qualitätsmanagement und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess aus. 

Es lassen sich aber nicht nur Papierberge vermeiden und Abläufe vereinfachen. Einer der spannendsten Aspekte: Je digitaler die Dokumente gemanagt werden, desto attraktiver gestaltet sich die Arbeit vor allem für Jüngere. Die automatisierte Dokumentenlenkung manövriert ein Unternehmen also auch aus seinen verstaubten Strukturen heraus und verleiht ihm damit mehr Attraktivität für potenzielle Neueinstellungen. 

Vor allem eine Software mit interaktivem Ansatz kann hier punkten, da sie der ganzen Belegschaft die Möglichkeit gibt, die unternehmensinternen Prozesse mitzugestalten und zu verbessern. Unternehmen, die ihre Informationen automatisiert lenken, halten sich dadurch agil – auch, wenn sie wachsen.

Zusammengefasst: Automatisierte Dokumentenlenkung birgt enorme Chancen, denn wer seine Informationsverteilung sinnvoll organisiert und „aufräumt“, stärkt damit die eigene Handlungsfähigkeit und trägt zum Erfolg des Unternehmens bei.