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Datenschutzvorgaben, Pflegestandards, Pausenregelungen: Sind Ihre Mitarbeiter:innen auf dem neuesten Stand? Und können Sie das auch beweisen? Erfahren Sie, wie Sie sich als Pflegedienstleitung im Schadenfall vor Regressansprüchen schützen.
Zugegeben: Haftungssicherheit in einer Ausgabe* mit dem Schwerpunkt „Personalkosten“ zum Thema zu machen – das klingt fast zynisch. Dennoch nehmen wir diesen Kostenfaktor, der nicht zuletzt durch das Fehlverhalten von Mitarbeiter:innen ausgelöst werden kann, einmal unter die Lupe.
Dieser Artikel ist zuerst auf pdl-management.de erschienen (Ausgabe Oktober 2022), dem kostenlosen Online-Medium für Leitungskräfte in ambulanten Pflege- und Betreuungsdiensten.
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Zu PDL Management
Als Pflegedienstleitung haben Sie schließlich neben dem Wohl Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch das der Firma im Blick – und Ihr eigenes. Und manchmal stehen die Parteien leider gegeneinander, wie in diesem Fall:
Folgendes ist wirklich passiert: Die Mitarbeiterin eines ambulanten Pflegedienstes hat die Höchstarbeitszeiten nicht eingehalten. Sie hat keine Pause eingelegt und übermüdet einen Verkehrsunfall verursacht. Angeblich wusste sie nichts von den Arbeitszeitregelungen, die in der Einrichtung gelten. Nun verklagt sie den Arbeitgeber, weil dieser ja offenbar seine Sorgfaltspflicht verletzt hat.
Kannte die Mitarbeiterin die Pausenregelungen? Ja, die hat ihr die Pflegedienstleitung natürlich mitgeteilt – kann dies aber leider nicht beweisen, denn die Mitarbeiterin hat die Arbeitszeitregelung in Schriftform nie abgezeichnet.
Hier steht Aussage gegen Aussage, in der Beweispflicht steckt jedoch die Einrichtungsleitung. „Ich wusste gar nicht, dass ich Pausenzeiten einhalten soll …“ – Wie genau würden Sie als PDL das in Ihrem Unternehmen entkräften?
Ein anderes Kaliber: Wenn Fehler passieren, die Schadensersatzansprüche von Patienten- oder anderer Seite nach sich ziehen.
Wie man einen Dekubitus behandelt, wie man Blutzucker misst (mit Desinfektion oder ohne?), wie man Verbände anlegt – das alles legen die Pflegestandards Ihrer Einrichtung fest. Wenn aber eine Pflegefachkraft die Anweisungen missachtet und dem Patienten (aus Versehen) schadet, besteht die Gefahr, dass Sie als Einrichtung verklagt werden. Dann prüft unter Umständen ein Sachverständiger, ob die Behandlung korrekt durchgeführt worden ist – und dieser fragt Sie als PDL, wie Sie eigentlich sicherstellen, dass alle Pflegefachkräfte Ihre Standards kennen. Im Zweifelsfall kann die betroffene Mitarbeiterin nämlich behaupten, dass sie gar nicht genau wusste, wie sie vorgehen sollte.
Und dann? Wenn durch Ihre Arbeit oder die eines Mitarbeiters einer dritten Person ein Schaden entsteht, greift zwar zunächst Ihre Betriebshaftpflichtversicherung. Aber Sie als PDL können in Regress genommen werden, falls Sie „grobfahrlässig“ gehandelt haben, falls Sie also nicht eindeutig belegen können, dass Sie alles dafür getan haben, den Fehler zu vermeiden. (Heißt in diesem Fall, dass Sie die Information weitergegeben und sichergestellt haben, dass diese auch verstanden wurde.)
Sie bleiben den Nachweis schuldig? Dann macht die Versicherung womöglich Regressansprüche geltend und holt sich ihr Geld von Ihnen persönlich zurück.
Solche Zwischenfälle treten nicht nur im pflegerischen Bereich auf, ein Schaden kann auch auf der Verwaltungsebene entstehen.
„Ups, das hab ich gar nicht gewusst …“– Der Kenntnisnahme-Workflow in orgavision zeigt unbestechlich, wer welche Information erhalten hat.
Sie haben gemäß DSGVO vermutlich Datenschutz-Vorgaben von Ihrem Dachverband erhalten oder eigene festgelegt. Sagen wir, personenbezogene Daten dürfen Sie nicht unverschlüsselt digital versenden.
Nun hängt aber Ihre Bürokraft eine Patientenrechnung an eine E-Mail: Es gibt Menschen, die warten nur auf solche Fehler und marschieren damit schnurstracks zur Datenschutzbehörde, die ein Bußgeld verhängt. Ihr Träger weigert sich zu zahlen – schließlich ist es Ihre Aufgabe als PDL, für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben zu sorgen. Haben Sie ja auch: Es gab doch diese Schulung im März – aber können Sie beweisen, dass alle im Team die Inhalte erhalten haben?
Sie sehen: All diese Haftungsfälle kreisen um die Frage, wer welche Arbeitsanweisung wann nachweislich zur Kenntnis genommen hat. „Wann hab ich das veröffentlicht, wann hast du es gelesen, und hast du es auch verstanden?” Das müssen im Zweifelsfall Sie als PDL lückenlos nachweisen, unter anderem auch nach vielen Jahren.
Wir möchten niemandem etwas unterstellen, schon gar nicht Menschen, die sich für den aufreibenden Pflegeberuf entschieden haben – aber erfahrungsgemäß steht im Krisenfall jeder sich selbst am nächsten. Und das kann teuer für Sie werden, vor allem wenn andere körperlich zu Schaden kommen. „Grobfahrlässig“ handelt man hier schneller, als Sie vielleicht denken … also sichern Sie sich bitte ab!
Wie umfassend ein digitales Qualitätsmanagement die stark beanspruchte Pflegebranche entlastet, lesen Sie hier:
Wie also stellen Sie sicher, dass all Ihre Mitarbeiter:innen Ihre Informationen nachweislich zur Kenntnis nehmen?
Sie können nun natürlich Ihre Ordnerstruktur durchforsten, sämtliche betroffenen Dokumente in der aktuellen Version heraussuchen und alle Mitarbeiterakten „gegenchecken“. Vielleicht fordern Sie einzelne Teammitglieder per E-Mail oder anhand einer ausgedruckten Liste zur Kenntnisnahme bestimmter Anweisungen auf und warten dann auf deren Rückmeldungen, vielleicht fragen Sie nach oder sprechen Sie diese persönlich an. Umständlich, oder? Sie können das Ganze auch intelligent managen, und zwar wasserdicht. Klar, wir sprechen von einer Software-Lösung!
Aller Anfang ist leicht! Neue Mitarbeiter:innen holen Sie mit orgavision mühelos an Bord:
In orgavision verteilen Sie Informationen rechtssicher: Die betroffenen Mitarbeiter:innen werden automatisch über die Arbeitsanweisung informiert und innerhalb einer Frist zur Kenntnisnahme aufgefordert. Die Software dokumentiert genau, wer seinen Haken gesetzt hat, wer also die Mitteilung nachweislich zur Kenntnis genommen hat – und sogar, welche Version! So etwas akzeptiert jeder Sachverständige.
Sollten Sie also in die unschöne Situation des ersten Beispiels geraten, dass Ihre Aussage gegen die Ihrer Mitarbeiterin steht, willkommen auf der sicheren Seite! Antworten Sie einfach: „Ich habe die geltende Arbeitszeitregelung am 31. März in der Software veröffentlicht, und du hast sie am 4. April um 16.52 Uhr gelesen.” – Keine weiteren Fragen, euer Ehren!
