Warum ein digitales QM in der Pflege nicht nur Zeit spart

Gesucht: Lösungen für eine Branche am Limit 

Pflegebedürftige – und damit Arbeitsaufträge für Sie und Ihr Team – gibt es heutzutage genug und wird es morgen in noch größerer Anzahl geben. Sie als PDL oder als Verwaltungskraft wissen, die drängendsten Probleme in Ihrer Branche sind Zeit- und Personalmangel.  

• Zwischen den einzelnen Einsatzorten liegen meist lange Wege, aber Zeitüberschreitungen sind und bleiben – „dank“ der Abrechnungspauschalen – klassischerweise Problem des Pflegedienstes.   
• Sie können nicht die Gehälter zahlen, die Sie gerne zahlen würden (und die Ihre Pflegenden eigentlich verdienen), also haben Sie mit Personalmangel zu kämpfen – und mit Ausfällen.   
• Wer in der Pflege arbeitet, springt regelmäßig bei Ausfällen ein und opfert aus Verantwortungsgefühl seine Freizeit, was zu Überarbeitung und neuen Ausfällen führt … und zu Kündigungen.   
• … und Pandemien haben wir bis hierher noch gar nicht erwähnt.  

Kein Wunder, dass für einen entspannten, freundlichen Austausch in Ihrer Branche oft die Zeit fehlt – zwischen Pflegenden und Patienten, aber auch zwischen PDL und Mitarbeiterinnen. Und dabei ist gerade dieser in der Pflege so wichtig! Lassen Sie uns schauen, wie ein digitales QM hier Abhilfe schaffen kann. Ja, Sie haben richtig gelesen.   

Digitalisierung als echte Chance sehen

Sie fragen sich, wie die Digitalisierung Ihnen helfen kann – zumal eine digitale Lösung für Ihr Qualitätsmanagement? Vielleicht haben Sie Einwände:  

• „Das findet für mich aber keine neuen Mitarbeiter:innen, oder?“  
• „Noch eine IT-Lösung? Ich habe gar keine Zeit, so etwas einzuführen. Wir leben hier von Tag zu Tag!“  
• „Ich arbeite auf dem Lande, meine ältesten Pflegerinnen sind selbst schon über 70 – die haben nicht einmal eine E-Mail-Adresse. Digitales QM? Die lachen mich doch aus!“  
• „Oh je, QM – das ist doch staubtrocken …“  

Auch wenn die Pflege am Menschen zu den sogenannten „Empathie-Berufen“ gehört, die sich nicht einfach durch künstliche Intelligenz ersetzen lassen: Über kurz oder lang holt die Digitalisierung alle Lebensbereiche ein, die einen später, die anderen früher. Auch der „größte Arbeitsmarkt der Zukunft“ – Ihre Branche! – wird noch stärker davon betroffen sein … bei der Gesetzgebung, bei den Kassen und bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Es stellt sich also gar nicht die Frage, ob Sie digitalisieren, sondern wann und wie.  

Nutzen wir die Chance, um alles neben Ihrer Kernaufgabe – also neben der Betreuung des Menschen durch den Menschen – leichter und moderner zu gestalten. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie Ihre Werte in Frage stellen, wenn Sie auf digitale Prozesse setzen. Im Gegenteil: Sie schaffen damit die Voraussetzungen, um Ihrer Berufung künftig noch besser nachzukommen. Dabei ist wichtig, dass sich eine Software-Lösung eng an Ihren Bedürfnissen orientiert und im Idealfall Freude und Leichtigkeit in den Alltag ambulanter Pflege- und Betreuungsdienste bringt.  

Zeit durch ein digitales QM sparen – zugunsten Ihrer Pflegekräfte  

Zeit sparen im ambulanten Pflegedienst? Da denkt man nicht automatisch ans QM. Vielmehr hat dieses den Ruf einer abgehobenen Verwaltungsangelegenheit, die komplett an den Bedürfnissen der Einsatzkräfte vorbeigeht. Auch für Sie als PDL oder QM-Beauftragte ist das „ungeliebte Kind“ QM mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden – dafür sorgen neben den Qualitätsprüfungen des MDK auch stetig wechselnde Arbeitsanweisungen samt Kenntnisnahmepflichten.   

Die Lösung: ein digitales QM! Wir wissen von zahlreichen Einrichtungen im Pflegebereich, dass bei der Einführung eines modernen Qualitätsmanagement-Systems alle Mitarbeitenden gewinnen – und dass es sich dauerhaft positiv auf die Arbeitsauslastung auswirkt, indem es für Effizienz sorgt. Und für Rechtskonformität! Anhand eines digitalen QM-Systems weisen Sie z. B. jederzeit nach, dass korrekte Kenntnisnahmen stattgefunden haben, denn diese werden automatisch dokumentiert. Die Implementierung eines digitalen QM kostet bei laufendem Betrieb übrigens nicht viel Zeit – auf jeden Fall deutlich weniger, als das System im Nachhinein schenkt!  

Sahnehäubchen 1: Mitarbeiterbindung  

Zeit, die Sie als Führungskraft bei Ihren Verwaltungsaufgaben einsparen, lässt sich wunderbar in die Mitarbeiterbindung investieren. Wenn diese  

• nach ihrer Meinung gefragt werden,  
• Anerkennung oder konstruktives Feedaback bekommen,  
• spüren, dass man sich für sie als Mensch interessiert,  
• sich weiterentwickeln und gefördert werden,  
• Verbundenheit und Sicherheit spüren,   

… dann beugen Sie dadurch Ausfällen und Kündigungen vor. Regelmäßige Mitarbeitergespräche, ein offenes Ohr, Team-Events und weitere Formate sind Ihre Wunderwaffe gegen hohe Fluktuation: Ein digitales QM schafft Ihnen den Raum dafür.

Ein konkretes Beispiel: digitale Dokumentenlenkung

Wie häufig kommt das vor: Eine Änderung ist zu beachten – etwa, weil es ein neues Hilfsmittel gibt, oder weil Sie aufgrund von Lieferschwierigkeiten auf andere Materialien zurückgreifen müssen. Oder das Vorgehen beim Abschließen der Haustür ändert sich … In der professionellen ambulanten Pflege zählen viele Details.  

Wie informieren Sie nun alle, die davon wissen müssen – nachweislich natürlich, um die Patientensicherheit zu gewährleisten, und aus Haftungsgründen? Ihre Pflegekräfte sind ständig unterwegs – und das auch noch im Schichtsystem. Hinzu kommen Ausfälle durch Krankheit, Urlaub und Elternzeit. Sie aktualisieren also die Unterlage, verschicken E-Mails und warten auf Rückmeldungen, erfassen diese, gleichen Ihre Listen ab, fragen nach, sprechen persönlich an, kurz: Sie rennen allen hinterher – und ernten möglicherweise genervte Blicke, da Sie mit „Verwaltungskram“ kommen. „Wir leisten hier schon genug!“  

All das umgehen Sie durch die Möglichkeit der Dokumentenlenkung, die Ihnen ein digitales QM neben anderen Vorzügen bietet. Hierbei legen Sie vorab fest,  

• wer ein Dokument bearbeiten darf,   
• wer es prüfen und freigeben muss,  
• wer es – in der aktualisierten Fassung – zur Kenntnis nehmen muss  
• … und bis wann!  

Sie nehmen also Ihre Änderung vor, und der festgelegte Empfängerkreis wird automatisch informiert. Ihre Mitarbeiterinnen bestätigen per Klick, dass sie die Information zur Kenntnis genommen haben – und werden automatisch erinnert, falls ihre Frist verstreicht.   

 Direkt an der entsprechenden Information lassen sich sogenannte „mitgeltende Unterlagen“ hinterlegen, also etwa konkrete Anweisungen für das Schmerzmanagement. Auf diese – und zwar auf die jeweils aktuelle Version – können ihre Pflegekräfte direkt zugreifen, auch von unterwegs per Smartphone. Das spart wieder Zeit und sorgt vor allem für Sicherheit.  

Die QM-Software kümmert sich automatisch um die richtige Versionierung und hält fest, wann ein Dokument erstellt, freigegeben oder geändert wurde – und vor allem, welche Pflegekräfte die aktualisierte Information zur Kenntnis genommen haben. Selbst Teammitglieder, die überhaupt nicht digital affin sind und weder eine E-Mail-Adresse noch ein passendes Endgerät besitzen, können diesen Schritt mit etwas Unterstützung vor Ort im Büro, z. B. per Tablet, bewältigen.   

Sahnehäubchen 2: Musterhandbücher  

Noch mehr Zeit schenken Ihnen die orgavision Mustervorlagen: Pakete mit vorgefertigten Inhalten, kompatibel mit unserer QM-Software, die Ihnen komplette Strukturen und Informationen liefern.   

So umfasst das „Handbuch ambulante und stationäre Pflege“ neben Pflegestandards (mit konkreten schrittweisen Arbeitsanleitungen und Abbildungen) auch hilfreiche Vorlagen für Erstgespräche, Angehörigenarbeit und Fallbesprechungen. Gesundheits- und Arbeitsschutz, Medizinprodukteplanung, Pflegeplanung, Fort- und Weiterbildungen: Das Musterhandbuch beschreibt sämtliche Regeln, Abläufe und Strukturen.  

Wie Ihre Mitarbeiterinnen von einer QM-Software profitieren  

Unser Praxisbeispiel hat bereits gezeigt, wie Sie und Ihre Mitarbeiterinnen mit der richtigen QM-Software Zeit sparen – aber es geht noch weiter, denn unsere Lösung orgavision bietet mehr.     

Anhand der Volltextsuche finden Ihre Pflegekräfte in orgavision rasch benötigte Inhalte, also z. B. Arbeitsanleitungen in der garantiert aktuellen, freigegebenen Version. Und wenn Informationen sich ändern, ist durch farbige Markierungen sofort erkennbar, an welchen Stellen im Dokument die Aktualisierung stattgefunden hat. Das Ganze lässt sich auch noch einfach und intuitiv bedienen! Wie sagte ein Nutzer so schön: „Wer Facebook kann, der kann auch orgavision.“  

Essentiell ist dabei ein leichter Zugriff auf das System selbst – im Falle der ambulanten Pflegedienste vor allem über mobile Geräte.  

Gleichzeitig bietet ein digitales QM wie orgavision noch einen weiteren Mehrwert, den Sie nicht unterschätzen sollten: das Wissensmanagement. Schließlich stellt das Know-how Ihrer Pflegekräfte die wertvollste Ressource dar, die Ihre Einrichtung besitzt. Und dank der Kommentarfunktion dürfen alle partizipieren und mitreden!  

Vor allem in der ambulanten Pflege birgt ein Wissensmanagement-System den Vorteil, Informationen schneller und bequemer zur Verfügung zu stellen (und vor allem „richtiger“ und aktueller) als andere Quellen – etwa die telefonische Nachfrage beim Kollegen.   

Wenn man zudem den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Gefühl gibt, dass ihr Beitrag wichtig ist, dass er gesehen und gewürdigt wird – dann stehen die Chancen gut, dass sie sich auf der Plattform einbringen.   

Fazit: ein Schritt in die richtige Richtung

Ganz ehrlich: Ein digitales Qualitäts- und Wissensmanagement löst den Pflegenotstand nicht auf, aber es ist dennoch ein Schritt in die richtige Richtung.   

Es befähigt Sie, ein modernes Unternehmen mit einer modernen Kultur zu schaffen und damit einen attraktiven Arbeitsort. Schließlich zählt zu den wichtigen Qualitätsmerkmalen eines Arbeitgebers die Bereitschaft, die eigenen Prozesse im Sinne der Mitarbeitenden laufend zu optimieren. Auch das Ringen um neue, junge Fachkräfte wird durch den Einsatz digitaler Lösungen beeinflusst: Wer hier frühzeitig in zeitgemäße Anwendungen investiert, überzeugt potenzielle Bewerber/-innen. Diese erwarten mittlerweile, mit modernen digitalen Werkzeugen arbeiten zu können und von überallher Zugriff auf relevante Dokumente oder Informationen zu haben.  

Das Beste aber ist: Ein digitales QM schenkt Ihnen und Ihren Mitarbeiterinnen von Anfang an Zeit, um z. B. das Team zu stärken, die Pflegebedürftigen und ihre Angehörigen klug zu beraten oder die Selbstwirksamkeit der Patienten im Einsatz zu fördern. Oder Zeit für ein paar freundliche Worte. In jedem Fall: Zeit, die Ihrer Einrichtung, den Pflegekräften und vor allem den Patienten zugutekommt. Sie haben bestimmt eine Menge Ideen!  

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Credits: Unsplash – National Cancer Institute, Hannah Busing, Christin Hume, Samia Liamani, Enrico Sorrentino, Andrew Lancaster