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Veröffentlicht am in Qualitätsmanagement

Brauche ich eine QM-Software in der Pflege?

Passen Digitalisierung und Sozialwirtschaft zusammen? Rückt man das Qualitätsmanagement (QM) als integralen Bestandteil einer Organisation in den Fokus, dann ja. Setzen SoWi-Unternehmen eine moderne QM-Software ein, zeigen sich schnell die erwartbaren Vorteile: Unter anderem erhalten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich schneller die für ihr Tagesgeschäft wichtigen Informationen.

Jugendhilfe, Pflegeeinrichtungen oder ambulante Dienste: Organisationen aus dem Gesundheitswesen und der Sozialwirtschaft arbeiten mit Menschen. Dafür braucht es Arbeitszeit. Um freie Kapazitäten zu schaffen, digitalisieren auch soziale Einrichtungen ausgewählte Arbeitsabläufe I: beispielsweise im Qualitätsmanagement (QM). Oft empfinden Mitarbeitende dieses strategisch wichtige Instrument für eine erfolgreiche Unternehmensführung als Zusatzaufgabe, das mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden ist.

Setzen Sie eine moderne QM-Software ein, zeigt sich ein ganz anderes Bild: Das Qualitätsmanagement geht den Beauftragten deutlich leichter von der Hand, und die Aufwände lassen sich auf ein Minimum reduzieren.

Dass diese Rechnung aufgeht, beweist orgavision mit vielen erfolgreichen Praxiseinsätzen ihrer Erfolgslösung: Mit der integrierten QM-Software orgavision arbeiten Stand 2022 mehr als 93.200 Nutzer:innen sozialwirtschaftlicher Unternehmen und über 27.800 Anwenderinnen im Gesundheitswesen. Die Frage „Brauche ich eine QM-Software in der Pflege?“ beantworten sie alle mit einem klaren „Ja!“.

 

Sie möchten auch von den Vorteilen einer modernen QM-Software profitieren? Dann sollten wir uns schnell kennenlernen!

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Ohne QM-Software bis an die Belastungsgrenze

Für soziale Einrichtungen ist der Fachkräftemangel eine große Herausforderung. Kein Wunder: Immerhin wirken unattraktive Arbeitsbedingungen abschreckend. Angestellte in sozialen Berufen leiden oftmals unter einer hohen Belastung. Die Kernaufgabe, sich um Menschen zu kümmern, rückt immer häufiger in den Hintergrund. Davor drängeln sich Berge von organisatorischen Aufgaben.

Auch die Mitarbeitenden aus dem Qualitätsmanagement stehen massiv unter Druck: Sie sind unter anderem gefordert, alle für das Tagesgeschäft relevanten Unterlagen – von der Hygieneanweisung bis zum Prozessdiagramm – in stets aktueller und freigegebener Form jedem in der Organisation zugänglich zu machen. Daneben steht auch die Geschäftsführung in der Pflicht, Nachweise über die entsprechenden Kenntnisnahmen zu führen. Können sie diese nicht erbringen, haften sie sogar persönlich, weil Versicherungspolicen in einem solchen Fall nicht greifen.

Unzählige Ordner mit Papier können diesen Herausforderungen wenig entgegensetzen. Das Suchen der aktuellen Version einer Arbeitsanweisung, der manuelle Austausch der neuesten Vorschrift in den QM-Ordnern der einzelnen Einrichtungen oder die Exceltabelle für die Kenntnisnahmen-Dokumentation kosten wertvolle Arbeitszeit. Darum orientieren sich viele sozialwirtschaftliche Organisationen neu und unterstützen ihr Qualitätsmanagement mit modernen Softwarelösungen – wie beispielsweise orgavision.

Was ist ein Prozess in der Sozialwirtschaft?

Mit Prozessen sind in der Sozialwirtschaft Arbeitsabläufe und Arbeitsschritte gemeint, zum Beispiel das Vorgehen bei einem Angehörigengespräch oder bei der Vitalzeichenkontrolle.

Überzeugende Vorteile 

Verschlankte Prozesse, intuitive Bedienbarkeit, die automatisierte Dokumentation über Kenntnisnahmen sowie eine kontinuierliche Unterstützung von Prozessverbesserungen: Mit orgavision gelingt vielen sozialwirtschaftlichen Unternehmen ein schlankes und effizientes Qualitätsmanagement. Ob als SaaS-Service oder On-Premises-Lösung (also als gemietete oder gekaufte Software): Für alle Organisationen ermöglicht es ein strukturiertes, transparentes und vor allem schnelles Bearbeiten der täglich anstehenden Aufgaben.

Mit der modernen Software lassen sich unter anderem Normen abbilden, Richtlinien erstellen, Arbeitsanweisungen erarbeiten, Freigaben neuer Vorlagen organisieren, ein Wissensmanagement aufbauen sowie die interne Kommunikation unterstützen. In Echtzeit erfahren beispielsweise alle Mitarbeitenden in der Pflege von einer neuen Hygienevorschrift, die sie im Umgang mit Patienten beachten müssen. Erkennt eine Mitarbeiterin im Arbeitsalltag eine Prozessabweichung, kann sie jene über das Ereignismodul melden. Auch der Überblick über Kenntnisnahmen ist auf Knopfdruck möglich.

Benötigt ein Mitarbeiter beim Patienten vor Ort eine Information über die Dosierung eines neuen Medikaments, kann er sie in orgavision mit Hilfe der Suchfunktion einfach finden. Digitalisierte QM-Abläufe ermöglichen, dass alle Teammitglieder nur aktuell freigegebene Dokumente nutzen. Veraltete Informationen müssen sie nicht mehr filtern. Ändern sich die Angaben, dann macht ein Versionsvergleich diese sofort sichtbar.

Wie lange braucht es, bis meine Einrichtung von der neuen QM-Software profitieren kann?

Vom Projektbeginn bis hin zum routinierten Arbeiten mit orgavision brauchen Unternehmen in der Sozialwirtschaft im Schnitt drei bis vier Monate. Die Vorteile sind bereits in der ersten Woche spürbar.

Im Überblick: gute Gründe für eine moderne QM-Software in der Pflege

Die Benefits, die sich durch den Einsatz einer modernen QM-Software ergeben, spüren alle Beteiligten innerhalb kürzester Zeit. Im Kern sind es unter anderem diese Aspekte, von denen die orgavision-Anwender:innen profitieren:

  • Zeitersparnis: Mitarbeitende verwenden weniger Energie für organisatorische Aufgaben und gewinnen freie Kapazitäten für die Betreuung.
  • Transparenz und Prozesssicherheit: Eine automatisierte Erinnerungsfunktion hilft, Aufgaben zeitgerecht zu erledigen.
  • Intuitive Bedienbarkeit: Schlanke Prozesse und lebendige Elemente sorgen dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die neue Lösung schnell akzeptieren.
  • Rechtssicherheit: Die Sozialwirtschaft profitiert von rechtskonformen Kenntnisnahmen – im gesamten Prozess.
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Mitarbeitende gestalten die Prozesse des Unternehmens aktiv mit – mittels Zusammenarbeit an Dokumenten und Feedback-Funktionen.
  • Mitarbeitergewinnung und -bindung: Durch moderne Arbeitsweisen und fortwährende Optimierung schaffen Unternehmen attraktive Arbeitsplätze – für neue und bestehende Mitarbeitende.

Wie hoch sind die Aufwände für die Einführung eines QM-Systems?

Die Aufwände, ein neues QM-System einzuführen, sind zu Beginn hoch: von der Erfassung aller relevanten Dokumente bis hin zu Mitarbeiterschulungen. Im Anschluss zahlt sich die Mühe jedoch aus. Das tägliche Arbeiten mit entsprechenden Lösungen verschlankt zahlreiche Prozesse und schafft freie Kapazitäten.

Fazit 

Brauche ich eine QM-Software in der Pflege? Unbedingt! Knappe Ressourcen und hohe Anforderungen zwingen die Sozialwirtschaft in Richtung digitale Lösungen – auch im Bereich Qualitätsmanagement. Die anfänglichen Aufwände, um eine Lösung wie orgavision aufzugleisen, halten sich im Rahmen und sind schnell vergessen, wenn die zahlreichen Vorteile spürbar sind.

Insbesondere die dank deutlich schlankerer Informationswege mögliche Zeitersparnis macht sich zügig bemerkbar. Von den dadurch frei werdenden Ressourcen profitieren nicht nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch letztendlich jene Menschen, die Pflege dringend brauchen.

Kostenloser Download: Wie gelingt digitales QM?

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Credits: Dominik Lange | Unsplash