Was spricht für eine moderne Qualitätsmanagement-Software in Pflegeeinrichtungen?
Die Benefits, die sich durch den Einsatz einer modernen QM-Software ergeben, spüren alle Beteiligten innerhalb kürzester Zeit. Im Kern sind es unter anderem diese Faktoren, von denen die orgavision-Anwender:innen profitieren:
- Zeitersparnis: Mitarbeitende, vor allem Fachkräfte in der Pflege, verwenden weniger Energie für organisatorische Aufgaben und gewinnen freie Kapazitäten für Pflegeleistungen.
- Transparenz und Prozesssicherheit: Eine automatisierte Erinnerungsfunktion hilft allen, Aufgaben zeitgerecht zu erledigen.
- Intuitive Bedienbarkeit: Schlanke Prozesse, lebendige Elemente und eine ansprechende Oberfläche sorgen dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die neue Lösung schnell akzeptieren.
- Rechtssicherheit: Die Sozialwirtschaft und vor allem die Mitarbeiter:innen des Qualitätsmanagements profitieren von rechtskonformen Kenntnisnahmen – im gesamten Prozess.
- Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Mitarbeitende gestalten die Prozesse des Unternehmens aktiv mit – mittels Zusammenarbeit an Dokumenten und Feedback-Funktionen. Ein wichtiger Beitrag zur Qualitätssicherung!
- Mitarbeitergewinnung und -bindung: Durch moderne Arbeitsweisen und fortwährende Optimierung schaffen Unternehmen attraktive Arbeitsplätze für neue und bestehende Mitarbeitende.
Wie aufwändig ist die Einführung eines digitalen QM-Systems?
Der Aufwand, ein neues, digitales QM-System einzuführen, ist zu Beginn recht hoch: von der Erfassung aller relevanten Dokumente bis hin zur Schulung der Mitarbeiter:innen. Im Anschluss zahlt sich die Mühe jedoch aus. Die tägliche Arbeit mit einer entsprechenden Software-Lösung verschlankt zahlreiche Prozesse, schafft freie Kapazitäten und erhöht so die Qualität einer Pflegeeinrichtung. Die Qualitätsbeauftragten und die Pflegefachkräfte werden dauerhaft entlastet.
Was genau leistet ein digitales Qualitätsmanagementsystem?
Arbeitszeit bestmöglich nutzen
Ganz klar: Arbeitszeit ist in der Pflegebranche das kostbarste Gut. Damit gilt es achtsam umzugehen, Ihre Pfleger und Pflegerinnen müssen sinnvoll und unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit eingesetzt werden: Sie sollten das, was sie super können, nämlich den Pflegebedürftigen das Leben erleichtern, möglichst oft tun. Und administrative Aufgaben sollten durch die Einrichtung von ihnen ferngehalten werden.
Nun können Sie Ihren Pflegekräften nicht alles ersparen – aber Sie können dafür sorgen, dass sie durch Verwaltungsaufgaben und Vorgaben des Qualitätsmanagements nicht mehr aufgehalten werden als nötig.
Informationen gezielt nach Rolle verteilen
Wie gehen Sie vor? Klären Sie zunächst, welche Rollen in Ihrem Pflegedienst auftauchen: hauswirtschaftliche Unterstützung, Pflegehilfskräfte, Pflegefachkräfte, Ehrenamtliche, Verwaltungskräfte, Qualitätsbeauftragte.
Legen Sie fest, wen Sie mit welchen Informationen behelligen: Wer muss was wissen, wen geht was etwas an? Eine Software ermöglicht es Ihnen, verschiedene Rollen zu etablieren, mit individuellen Aufgaben und Rechten. So ist sichergestellt, dass die relevante Information nur diejenigen erreicht, die damit auch etwas anfangen können – oder müssen.
Interessant für die Pflegedienstleitung oder die Qualitätsbeauftragten, da diese Funktion für Haftungssicherheit sorgt: Die Kenntnisnahmen der einzelnen Kolleginnen und Kollegen sammelt eine Software wie orgavision automatisch ein – inklusive Erinnerung, falls nötig. Nachweislich und rechtssicher.
Visuelle Unterstützung spart Zeit
Auch beim Aufnehmen der Information lässt sich Zeit sparen: Wenn wir die Augen auf das Wesentliche lenken, wenn also bei Veränderungen lediglich das Neue farbig hervorgehoben ist, muss das einzelne Gehirn weniger „Verstehensarbeit“ leisten.
Kleines Rechenbeispiel
Ob adaptierte Pausenregelung oder aktualisierter Pflegestandard: Gehen wir von drei veränderten Informationen im Monat aus. Ohne Hervorhebung der Änderung sucht das Auge im Text herum. Die Fachkräfte lesen sich die gesamte Information meist noch einmal in Gänze durch, um alles zu erfassen. „Was hat sich jetzt tatsächlich geändert, im Vergleich zur alten Version?“ Sie denken sich in das Thema hinein und benötigen dafür vielleicht 4 Minuten – hingegen maximal eine, wenn die entscheidenden Einträge automatisch hervorgehoben daherkommen wie bei orgavision.
Bei einer angenommenen Zahl von 50 betroffenen Mitarbeiterinnen lassen sich so im Monat 450 Minuten „Informationsverarbeitungszeit“ einsparen, das sind 7,5 Stunden – die kann man besser nutzen!
Auf Benutzerfreundlichkeit des Qualitätsmanagementsystems setzen
Am Markt finden Sie zahlreiche Softwarelösungen für Qualitätsmanagementsysteme. Sie möchten Ihr QMS digitalisieren? Herzlichen Glückwunsch zu diesem Projekt. Achten Sie als Qualitätsbeauftragter bei der Planung darauf, dass Ihr QMS maximal einfach zu bedienen ist – ohne große Weiterbildung, vom gesamten Personal. Denn ein QM-Handbuch lebt davon, dass alle in der Einrichtung es gerne nutzen und sogar mitgestalten.
