Qualitätsmanagement: Vorteile von QM-Software

QM hilft konkret dabei:

• die Qualität Ihres Produktes oder Ihrer Lösung zu sichern und zu verbessern,
• Risiken und Fehler zu minimieren,
• Kosten und Ressourcen zu sparen,
• Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und
• neue Kolleg:innen leichter einzuarbeiten

Ein gutes Qualitätsmanagement führt in der Regel zu zufriedeneren Kund:innen, Mitarbeiter:innen und dabei ganz natürlich zu steigenden Erträgen. Qualitätsmanagementsysteme unterstützen Unternehmen dabei, dieses Vorhaben erfolgreich umzusetzen und den damit verbundenen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Eine QM-Software wiederum hilft, den Aufwand für das QM zu reduzieren.

In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile von digitalen Qualitätsmanagementlösungen näher und veranschaulichen das Ganze anhand eines konkreten Beispiels.

Was bringt eine QM-Software?

Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine bestehende Verfahrensanweisung, einen Prozessablauf oder eine andere Information aktualisieren und anschließend allen Beteiligten zur Verfügung stellen. Eine gute QM-Software hat einige Funktionen an Bord, die dies einfach und effizient ermöglichen.

Sie umfasst auch ein smartes Informationsmanagement, das dafür sorgt, dass alle im Unternehmen genau die Informationen erhalten und finden, die sie im Arbeitsalltag brauchen. Außerdem stellt es sicher, dass alle den von Ihnen definierten Freigabe-Workflow einhalten. Alle involvierten Personen erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine neue Information vorliegt. Sie sehen auf einen Blick, was sich geändert hat und die Kenntnisnahme wird automatisch dokumentiert.

Eine digitale QM-Lösung unterstützt Unternehmen also vor allem in folgenden Punkten:

Informationen einfach finden

Sie erkennen im QMS auf einen Blick, wer was macht, wer wofür die Verantwortung trägt oder wo ein Dokument hingehört. Abläufe können Sie zum Beispiel mit Fotos oder Videos Schritt für Schritt nachvollziehbar hinterlegen. Alle im Unternehmen finden genau die Informationen und Dokumente, die sie im Arbeitsalltag benötigen – ganz gezielt und ohne langes Suchen. 

Barrieren überwinden

Ihre Mitarbeiter:innen finden sich schnell im QM-System zurecht, und alle in der Organisation können sich daran aktiv beteiligen – auch ohne spezifisches Know-how.

Überblick schaffen

Eine digitale QM-Lösung schafft Ordnung und sinnvolle Verknüpfungen – zum Beispiel in der Dokumentenverwaltung oder im Wissensmanagement.

Audits meistern

Ein QMS bereitet Sie sicher auf Zertifizierungen vor und hilft Ihnen, diese erfolgreich durchzuführen.

6 Vorteile einer effizienten QM-Software

Die Implementierung einer ganzheitlichen Qualitätsmanagement-Software hilft Ihrem Unternehmen dabei, Ihr Qualitätsmanagementsystem umzusetzen. Für Ihre Mitarbeiter:innen ist sie ein treuer Begleiter im Arbeitsalltag und lässt sich einfach bedienen. In der QM-Software finden sie Antworten, tauschen Erfahrungen aus und entwickeln sich gemeinsam weiter.

Sechs wesentliche Vorteile einer leistungsfähigen QM-Software:

1. Sie sparen Ressourcen

Mit einer QM-Software reduzieren Sie Komplexität und bündeln personelle, zeitliche und finanzielle Kapazitäten. Dadurch sparen Sie in vielen Prozessen Ressourcen.

2. Sie reduzieren Ihren Dokumentationsaufwand

Wenn Sie sich für eine Software-Lösung entscheiden, die mehrere Managementsysteme kombiniert, verringern Sie den Aufwand für die Dokumentation erheblich: Sie benötigen nur noch ein einziges Handbuch, in dem alle Managementsysteme miteinander verknüpft sind. 

3. Sie sparen Zeit

Die QM-Softwarelösung übernimmt für Sie die Organisation im Hintergrund. Niemand muss mehr durch Büros laufen und Unterschriften einholen. Sie finden Informationen schneller und gezielter. Änderungen werden automatisch und normgerecht verteilt. Zudem sind die Informationen immer aktuell: Die Software versieht alle Versionen eines Dokuments automatisch mit der richtigen Nummer und alte Versionen wandern direkt ins Archiv. 

4. Sie setzen Ihre Mitarbeiter:innen effizient ein

Eine QM-Software betreiben Sie in der Regel mit deutlich weniger personellen Ressourcen. Mit der Software automatisieren Sie viele Aufgaben und Abläufe und unterstützen Ihre Mitarbeiter:innen schnell und klar strukturiert bei ihren täglichen Aufgaben.

5. Sie betrachten Ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich

Analysieren und optimieren Sie Abläufe und Aufgaben in ihrer Gesamtheit. Mit einer QM-Software dokumentieren Sie lückenlos alle Verbesserungen, die Sie über die Zeit an Ihren Informationen vornehmen. So sind diese für alle im Unternehmen nachvollziehbar und Sie können die Optimierungen bei Bedarf leichter auf andere Bereiche übertragen.

6. Sie senken den Zertifizierungsaufwand

Eine Software fürs Qualitätsmanagement unterstützt Sie darin, mehrere Managementsysteme gleichzeitig nach verschiedenen Normen zu zertifizieren: Diese kombinierte Zertifizierung spart Kosten und reduziert Ihren Aufwand, da alle Anforderungen in einem Audit abgehandelt werden.

Werfen wir einen Blick darauf, wie das in der Praxis funktioniert:

Wie arbeitet man mit einem QM-System?

Zunächst ist es wichtig, Verantwortliche zu benennen, die das Projekt leiten und die Umsetzung überwachen. Diese legen dann die einzelnen Schritte, Termine, Kosten und – ganz wichtig! – entsprechende Ziele fest. Anhand messbarer Qualitätsziele überprüfen Sie unkompliziert Ihren Fortschritt, indem Sie Ihre eigene Definition von Qualität in konkrete Zahlen übersetzen. Das können Zielwerte für die Produktion sein, eine bestimmte Fehlerquote, die Zahl der Reklamationen oder die Bearbeitungszeit im Kundenservice. 

Anschließend legen Sie die Methode und die einzelnen Arbeitsschritte für das Qualitätsmanagement im Detail fest. Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihre bestehenden Prozesse analysieren und dokumentieren. Daraus erstellen Sie ein Qualitätsmanagement-Handbuch mit allen relevanten Informationen.

Nicht zuletzt ist es sehr wichtig, regelmäßig interne Audits durchzuführen, um die Umsetzung des Qualitätsmanagements zu überprüfen und gegebenenfalls Verbesserungen vorzunehmen.

Tipp: Lesen Sie unseren detaillierten Guide, wie Sie in nur 8 Schritten ein erfolgreiches Qualitätsmanagement einführen.

Praxisbeispiel: Das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen per QM-Software strukturiert gestalten

Erinnern Sie sich noch, dass ein Qualitätsmanagementsystem den Informationsaustausch im Unternehmen enorm vereinfacht?

Besonders spannend ist diese Funktion für neue Mitarbeiter:innen, die sich so im Rahmen des Onboardings ihre Rolle und Verantwortlichkeiten im Unternehmen eigenständig erschließen können. Das Onboarding via QM-Software reduziert nämlich die Einarbeitungszeit maßgeblich und wirkt sich auch positiv auf Kolleg:innen aus, die remote arbeiten: Bei Fragen, die im Büro schnell über den Schreibtisch hinweg geklärt werden, müssen sich Mitarbeiter:innen im Homeoffice oft selbst helfen. Eine zentrale Wissensplattform liefert dabei Antworten, wenn gerade keine Ansprechpartner:innen parat stehen. Zusätzlich schließt die Softwarelösung etwaige Lücken und sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter:innen, die in der ersten Zeit nicht persönlich im Büro erscheinen, stets in engem Kontakt und Austausch mit dem Unternehmen bleiben. 

Wer hier mit einer Software wie orgavision arbeitet, braucht zunächst nicht mehr als ein browserfähiges Endgerät und einen funktionierenden Internetzugang, um auf das Tool zuzugreifen. Denn die cloudbasierte Anwendung lässt sich ohne Funktionseinbußen auch von unterwegs per Smartphone nutzen.

Egal, ob die neue Mitarbeiterin in der Produktion eine Arbeitsanweisung nachlesen oder die kürzlich eingestellte Reinigungskraft einen hohen Sauberkeitsstandard einhalten möchte: Beide greifen zum Tablet oder Handy und holen sich die aktuellen Informationen direkt aus der mobilen QM-Software. Natürlich funktioniert das Ganze als Two-Way-Street und die Mitarbeiter:innen können beispielsweise auch Anmerkungen in der Dokumentation hinterlassen. So bleiben alle auf dem Laufenden, auch wenn sie nicht vor Ort sind.

Fazit: Qualitätsmanagement leicht gemacht mit der richtigen QM-Lösung

Eine digitale QM-Lösung lohnt sich vor allem dann, wenn Sie Wert darauf legen, dass jeder auf das Unternehmenswissen zugreifen und sich einbringen kann. Darüber hinaus bringt eine solche QM-Lösung aber auch viel, wenn Sie und Ihr Unternehmen einfach nur pragmatische Unterstützung und Entlastung im Arbeitsalltag suchen.

Hier bietet sich die anwenderfreundliche Lösung orgavision an. Die benutzerfreundliche Software für Qualitäts- und Wissensmanagement fungiert als integriertes Managementsystem und ermöglicht Ihnen nicht nur die Verwaltung Ihrer digitalen Dokumentation, sondern entlastet Sie gleichzeitig und spart wertvolle Zeit. Dank der übersichtlichen Oberfläche und der intuitiven Bedienung finden sich alle schnell und ohne große Einarbeitungszeit zurecht.