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Veröffentlicht am in Qualitätsmanagement

Delegieren ohne Reue: Tipps für Pflegedienstleitungen

Ob wir das Bild vom Flaschenhals bemühen oder vom Schweizer Taschenmesser: Viele PDLs stellen sehr hohe Ansprüche an sich selbst und übernehmen die volle Verantwortung für sämtliche Bereiche. Auf Dauer ist das nicht gesund. Was hilft ihnen dabei, loszulassen?

Es fängt an mit der Beratung von Patient:innen und Angehörigen, nimmt seinen Lauf mit der Mitarbeiter- und der Betriebsführung und hört noch lange nicht auf beim Qualitätsmanagement: Die Aufgaben einer PDL sind umfangreich und vielfältig – und treffen oft auf ein ausgeprägtes Pflichtbewusstsein. Alles behalten Pflegedienstleitungen im Blick, alles fangen sie auf und schonen lieber die anderen. Schließlich tragen sie allein die Verantwortung. Oder?  

Der Gelassenheit eine Chance geben 

Stellen Sie sich als PDL vor, dass Sie nicht einmal mehr folgende Situation aus der Ruhe bringt: Sie weilen im Urlaub und erfahren per SMS von Ihrer Vertretung, dass am nächsten Tag der Medizinische Dienst im Büro erwartet wird. Sie bleiben ganz gelassen – weil Sie vorgesorgt haben. Weil sich Ihr Qualitätsmanagement in einem sehr guten Zustand befindet, wunderbar aufgebaut und dokumentiert, so dass sich auch Ihre Stellvertreterin oder gar Dritte gut darin zurechtfinden – eine notwendige Voraussetzung, um erfolgreich Verantwortung abgeben zu können. Und wir zeigen Ihnen jetzt, wie. 

Übrigens, liebe PDLs … 

Dieser Artikel ist zuerst auf pdl-management.de veröffentlicht worden, dem kostenlosen Online-Medium für Leitungskräfte in ambulanten Pflege- und Betreuungsdiensten.  

Schauen Sie doch später mal dort vorbei! 

Zu PDL Management →

Entscheiden Sie sich, zu delegieren! 

Sie müssen nicht alles allein stemmen: Legen Sie die Last auf andere Schultern im Team um. Schnüren Sie Arbeitspakete in sinnvoller Größe, verteilen Sie z. B.  die Expertenstandards auf einzelne Personen. 
Oder bearbeiten Sie die Standards grundsätzlich im Tandem, damit auch andere eine Sicherheit in dem Thema erlangen – und dem Thema tut es ebenfalls gut, einmal durch eine andere Brille betrachtet zu werden.  
Benennen Sie Stellvertreter:innen, die für bestimmte Prozesse oder Inhalte den Hut aufhaben: Sie selbst prüfen lediglich und geben frei. 

Fallstrick Informationsverteilung 

Wenn allerdings mehrere Personen mit dem Erstellen, Freigeben und Ändern von Dokumenten, kurz: mit dem Dokumentenmanagement betraut sind, braucht es eine klare Struktur, in der sich alle zurechtfinden, und klare Berechtigungen. 

Der „Ablage-Klassiker“ sieht so aus: In dem einen Ordner liegen die Datenschutzregelungen, in einem anderen die Verfahrensanweisungen – und die Kenntnisnahmen der Mitarbeiter:innen verwahren Sie an einer weiteren Stelle. Es mag sein, dass Sie selbst das System noch gut durchschauen – doch woher weiß Ihre Vertretung, welche Information aktuell ist, wenn Sie nicht erreichbar sind? Damit Sie im Urlaub wirklich abschalten können, sollte diese Frage geklärt sein.   

Delegieren – aber richtig 

Wenn Sie also schon Verantwortung abgeben, warum nicht gleich richtig? Neben den eigenen Aufgaben, die Sie an die Kolleg:innen übergeben, lässt sich beim Thema Dokumentenlenkung ganz viel an eine Software delegieren.  

Eine Software für das Qualitätsmanagement regelt die Informationsverteilung in Ihrer Einrichtung intelligent im Hintergrund. Ihre Dokumente wandern als Texte oder Organigramme in ein digitales „Handbuch“, und Sie verteilen klare Zuständigkeiten für Änderungen, Freigaben und Kenntnisnahmen. Besonders beruhigend im Fall von orgavision: Bei Aktualisierungen entsteht automatisch eine neue Version, ohne dass die alte überschrieben wird. 

Vorlagen für die MDK-Überprüfung 

Bei orgavision lassen sich zudem fachbezogene Mustervorlagen integrieren: So umfasst das „Handbuch ambulante und stationäre Pflege“ neben den Pflegestandards noch weitere nützliche Vorlagen für Ihre Arbeit.  

Besonders entlastend für Sie als PDL und QM-Beauftragte: Speziell für die nervenaufreibende Qualitätsprüfung durch den MDK wurde der „MDK-Prüfkatalog ambulante Pflege“ entwickelt – gemäß den aktuellen Prüfrichtlinien nach § 114 SGB XI. Der MDK-Erhebungsbogen ist als Checkliste Bestandteil des digitalen Handbuchs. Damit gewinnen Sie nicht nur einen guten Einblick in die Vorgehensweise des Medizinischen Dienstes – es lassen sich auch alle geforderten Dokumente entlang des Erhebungsbogens hinterlegen.  

Mit diesem Paket sind Sie für die Abläufe der Prüfungssystematik gut gerüstet – und nicht nur Sie …  

Checkliste: So wird Ihr QM lebendig

Ein modernes, digitales Qualitätsmanagement birgt Mehrwert für alle! So nutzen Sie Ihr QM-System als Wissensspeicher und zur Weiterentwicklung Ihrer Organisation:

Checkliste erhalten

Wie bereiten Sie die MDK-Prüfung konkret vor?

Damit Sie wirklich getrost in Urlaub fahren können, gilt es zum einen, den Fragebogen durchzuarbeiten, so dass alle wesentlichen Regelungen abgedeckt sind – aber vor allem, die Antworten so zu hinterlegen, dass auch andere jederzeit auf die aktuelle Fassung zugreifen können. 

Die Fragen des MDK an Ihre Einrichtung lauten zum Beispiel:  

  • Gibt es wirksame Regelungen innerhalb des Pflegedienstes, die die Einhaltung des Datenschutzes sicherstellen? 

  • Sind Verantwortungsbereiche und Aufgaben verbindlich geregelt, also z. B. die Organisationsstruktur in Form eines Organigramms?

Gut aufgestellt mit orgavision 

Anhand des Handbuchs arbeiten Sie diese nun Punkt für Punkt ab. Sie verlinken im ersten Falle Ihre Datenschutzregelung und im zweiten das entsprechende Organigramm, das Sie sogar mit der Software erstellen können.  

Steht nun tatsächlich eine überraschende Überprüfung an, lassen sich die gewünschten Informationen jederzeit per Klick präsentieren – und zwar garantiert in der aktuellen, geltenden Version, denn orgavision zeigt nur diese an. (Alle älteren Fassungen stellt die Software Ihnen als QMB mit der kompletten Versionshistorie zur Verfügung.

So finden sich alle zurecht 

Mit diesem intelligenten Werkzeug, hinter dem sich ein gut aufgebautes Qualitätsmanagement verbirgt, meistert Ihre Einrichtung entspannt jede Überprüfung – egal, ob Sie persönlich vor Ort sind oder „nur“ Ihre Vertretung. Denn orgavision präsentiert die Inhalte so gut strukturiert und nutzerfreundlich, dass sich der Medizinische Dienst im Grunde allein hindurchklicken könnte.  

Klingelt es also überraschend an der Tür, und Sie sind nicht da, führt eben jemand anderes den MDK genauso gelassen und souverän durch den Fragenkatalog, wie Sie es selbst tun würden.  

Also: Schaffen Sie sich eine Entlastung, auf die Sie sich wirklich verlassen können, und genießen Sie Ihren Urlaub! 

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Credits: Unsplash –  Sage Friedman, Michael Mims, Jeshoots.com, Christina@wocintechchat