Maßnahmenmanagement digital: strukturiert & effizient

Maßnahmen dienen in Organisationen edlen Zielen. Durch ihre Umsetzung begegnen Teams auftretenden Risiken, beugen Unfällen vor und optimieren interne Prozesse. Nicht verwunderlich, dass sich die Liste an Maßnahmen-To-dos kontinuierlich verlängert. Doch die zeitaufwendige Priorisierung, Umsetzung, Wirksamkeitsprüfung und Archivierung führt dazu, dass die Abarbeitung häufig im Tagesgeschäft versandet – und so auch damit verbundene Verbesserungspotenziale. Dem Maßnahmenwildwuchs können Unternehmen aber mit modernem Maßnahmenmanagement zeitsparend und effizient entgegenwirken, um Verbesserungschancen jederzeit zu ergreifen. 

Maßnahmen(-management) – eine Definition 

Maßnahmen sind in Unternehmen omnipräsent. Sie ergeben sich beispielsweise aus eingegangenen Reklamationen, aufgetretenen Fehlern, erkannten Abweichungen der festgelegten Norm, identifizierten Risiken oder Ideen zur Produkt- oder Prozessoptimierung. Dabei gibt es kleinere und größere. Die, die drängen (Sofortmaßnahmen), und die, die sich noch etwas aufschieben lassen. Mit Korrekturmaßnahmen justieren Verantwortliche nach. Mit vorbeugenden Maßnahmen ersticken sie Risiken im Keim.  

Gemein haben sie ihre Bestimmung: Ihre Identifikation und Umsetzung tragen dazu bei, die Organisation intern wie extern kontinuierlich zu verbessern. Ein solides Fundament gießen Unternehmen mit einem Maßnahmenplan, der Aktivitäten, Prioritäten, Verantwortlichkeiten, Zeitrahmen und Ressourcen aufführt. Die Umsetzung der erkannten Maßnahmen fordert jedoch viele Teams heraus. Ein modernes Maßnahmenmanagement hilft ihnen dabei, bei Prozessen auf Effizienz und Wirksamkeit bauen zu können. 

Dass sich ein solches Vorgehen für verschiedene Bereiche von der Unternehmensführung über Risiko- und Compliance-Management bis hin zu Projektarbeiten anbietet: selbstredend! Auch im Rahmen des Qualitätsmanagements entstehen Aufgaben, die es via Maßnahmenmanagement zu steuern gilt.   

QM-Maßnahmenmanagement: Hürden erkennen und überwinden 

Ob Verbesserungspotenziale oder potenzielle Risiken, auftretende Abweichungen oder Ergebnisse eines Audits: Das Qualitätsmanagement lebt von ergriffenen Maßnahmen. Um diese umzusetzen, müssen Teams diverse Maßnahmen erfassen, bearbeiten und archivieren können. Folgende Aspekte sollten Berücksichtigung finden: 

• Teamwork: Wer hat den Hut auf? Wie tauscht sich das Bearbeitungsteam aus?  
• Berechtigungen: Wer hat Zugriff auf die Maßnahmen? Wer darf etwas zur Bearbeitung beitragen? 
• Aktualität: Wie werden Ergebnisse dokumentiert (zeitversetzt, unmittelbar)? 
• Administratives: Wie lassen sich die Maßnahmen pflegen und für die Zukunft archivieren? 
• Controlling: Wie erhalten relevante Stakeholder sowie das gesamte Team Einblicke in den Status der Maßnahmen (in Bearbeitung, Etappen, Abschluss)?  

Die Antworten suchen Organisationen häufig auf geübten, jedoch wenig effizienten Wegen. Die Kommunikation läuft via Mail ab und lässt das digitale Postfach überquellen. Die Dokumentation führen sie umständlich und unübersichtlich in Text- und Tabellendateien. Für die Verwaltung halten sie zeitintensive Meetings ab. Eine Hürde on top: Setzen sich Bearbeitungsteams aus verschiedenen Abteilungen oder gar Standorten zusammen, gestaltet sich die Terminfindung nicht unmöglich, aber schwierig. 

Maßnahmen auf diese Weise zu priorisieren, zu überwachen und schließlich zum Erfolg zu führen, lässt sich angesichts des immensen Ressourcenaufwands nicht immer stemmen. Notwendige Änderungen versanden und Verbesserungen bleiben aus.  

Maßnahmenmanagement verbessern – mit Strategie

Dass Maßnahmenmanagement im QM-Kontext aufwandsminimal funktionieren kann, kommt vielen nicht unbedingt als erstes in den Sinn. Doch genau das sollte das Kernbestreben sein: Aufzuwendende Ressourcen für administrative Tätigkeiten muss es geringhalten, um Mitarbeiter:innen mehr Zeit für die Realisierung der konkreten Maßnahmen einzuräumen. Deshalb müssen Unternehmen oben angeführte Maßnahmenmanagement-Probleme für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement erkennen und aus dem Weg schaffen. Eine Strategie in sechs Schritten hilft, das Maßnahmenmanagement zu verbessern.  

• Klären Sie, in welchen Handlungsfeldern Ihre Organisation aktiv werden soll.  
• Legen Sie Ihre Entwicklungsziele fest.   
• Sammeln und priorisieren Sie alle Maßnahmen, mit denen Sie ihre Ziele erreichen können.  
• Um Maßnahmen umzusetzen, legen Sie Beauftragte fest und planen Sie grob die benötigte Zeit und die aufzuwendenden Ressourcen.  
• Rücken Sie die Maßnahmen in den Blick: Welche sind wirkungsvoll? 
• Bleiben Sie kritisch. Lassen sich einzelne Maßnahmen (weiter) anpassen, um die Ziele zu erreichen?  

Mit Software zum erfolgreichen Maßnahmenmanagement 

Die daraus resultierende Strategie bildet die Basis. Doch wie managt ihr Team nun die operativen Aufgaben im Qualitätsmanagement? Meetings, Mails und Excel-Tabellen sind hier nicht die effizientesten Mittel. Eine Qualitätsmanagement-Software wie orgavision hingegen bildet alle Bereiche digital ab und ebnet den Weg hin zum lebendigen Maßnahmenmanagement.  

Zusammenarbeit stärken: Überblick gewinnen und Effizienz steigern – Vorteile, die sich mit digitalem Maßnahmenmanagement erreichen lassen. In orgavision können Qualitätsmanagementbeauftragte beispielsweise verschiedene Teams anlegen und hierin Berechtigungen verteilen. Für einzelne Maßnahmen definieren sie wiederum Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Fälligkeitsdaten. So wissen alle, was sie wissen müssen, und können direkt mit der Umsetzung starten.  

Austausch – direkt an der Maßnahme: Aufgaben per Mail einsammeln, dann einen Blick in die Datei werfen, um wieder zurück in die E-Mail-Anwendung zu springen. Wäre das Arbeiten direkt an der Maßnahme nicht effizienter? Auf jeden Fall! Im Maßnahmenmanagement-Tool laufen die gesamte Kommunikation, die Zusammenarbeit, das Speichern von Fotos und Dateien wie auch die Verknüpfung mit weiteren Aufgaben an der erstellten Maßnahme ab. Zusammenhänge lassen sich somit zügig herstellen.  

Schneller Aufgabenüberblick: Was sind meine nächsten To-dos? Vordefinierte Listen zeigen in orgavision per Klick Aufgaben an. Filter- und Sortierfunktionen erleichtern die Arbeit. Zusätzlich lassen sich Erinnerungs-Mails einstellen, um keine Wiedervorlage zu verpassen.  

Weitere Benefits für Nutzer:innen: 

• Anwenderfreundlichkeit: Alle Maßnahmen lassen sich komfortabel in einer Anwendung abbilden.  
• Zeitersparnis: Der Aufwand, Maßnahmen zu pflegen, minimiert sich mit digitaler Unterstützung erheblich.   
• (Rechts-)Sicherheit: Mitarbeiter:innen sehen nur das, was sie sehen sollen und dürfen.  
• Nachvollziehbarkeit: Änderungen, Status oder abgeschlossene Maßnahmen lassen sich jederzeit und dauerhaft verfolgen.  
• Mobiles Maßnahmenmanagement: Auch von unterwegs können Teams Maßnahmen planen, überwachen und bearbeiten.  

QM-Beispiel gefällig?

Die Einfachheit des Prozesses von der Festlegung einer Maßnahme bis hin zu ihrer Umsetzung mithilfe des digitalen Maßnahmenmanagements zeigt sich eindrücklich: Selbst eine komplexere Qualitätsmanagement-Aufgabe verwirklichen Teams mit Softwareunterstützung schneller und strukturierter. Ein Beispiel zu einer geplanten Hygieneschulung im Unternehmen verdeutlicht wie. 

Der erste Schritt: Verantwortliche legen die Maßnahme in orgavision an. Benötigt es Einzelaufgaben wie die Suche nach Referent:innen, die Einladung von Mitarbeiter:innen oder die Festlegung der Schulungsinhalte, ergänzen sie diese einfach. Über Verknüpfungen zu weiteren Maßnahmen wie beispielsweise dem Nachweis zur Schulung bleibt der Überblick jederzeit bestehen. Darüber hinaus sind in orgavision Bezüge zu Handbüchern durch die Verbindung von digitalem Maßnahmen- und Qualitätsmanagement möglich.  

So weit, so strukturiert! Nun fügen Verantwortliche Bearbeiter:innen hinzu und verteilen einzelne Aufgaben. Für maximale Übersichtlichkeit lassen sich Prioritäten, Vertraulichkeitsstatus oder das Fälligkeitsdatum ergänzen. Im gesamten Prozess sind die Mitarbeiter:innen mit weniger händischen Aufgaben konfrontiert. Die digital erfassten Maßnahmen halten jede Änderung fest und informieren stets über den aktuellen Stand. Mittels Benachrichtigungen bleibt die Bearbeitung der Maßnahmen im Fluss. Gemeinsam gelangt das Team so zur erfolgreich umgesetzten Hygieneschulung.   

Verbesserungspotenziale: Digital umgesetzt! 

Einfach, zeitsparend, gut dokumentiert: Mit diesen drei Adjektiven können Organisationen ihr Maßnahmenmanagement künftig schmücken. Denn nachdem sie eine strategische Basis geschaffen haben, greift ein digitales Maßnahmenmanagement ein, um die Verwaltung, Umsetzung und Archivierung der (Qualitätsmanagement-)Aufgaben zu fördern. Maßnahmen müssen Unternehmen somit nie mehr auf den Sankt-Nimmerleins-Tag verschieben.