Kontinuierlicher Verbesserungsprozess: Wichtiger QM-Bestandteil!

Wie hängen KVP und Qualitätsmanagement zusammen?

Der Wandel zum Besseren geht über die optimierten internen Prozesse hinaus. Schließlich strebt der KVP eine glückliche Kundschaft an. Verbesserte Prozesse, ein Eins-A-Service und vollendete Produkte oder Dienstleistungen stellen die nötigen Mittel dar, um zu diesem Ziel zu gelangen. Wenig verwunderlich, dass KVP und Qualitätsmanagement eng miteinander verwoben sind, haben sie doch die gleichen Absichten: stetige Qualitätsverbesserungen in Bezug auf Abläufe, Verfahren, Produkte, Kundenmanagement oder Lieferungen für mehr Kundenzufriedenheit.  

Die Verbindung ist sogar so innig, dass es der KVP in den Reigen der sieben QM-Grundsätze der ISO 9001 geschafft hat. Denn eines lässt sich nicht bestreiten: Wandel ist essenziell für Unternehmen. Dabei birgt der kontinuierliche Verbesserungsprozess in kleinen Schritten zwei Benefits gegenüber größeren Veränderungen: 

1. Die bisherige Qualität hält das Unternehmen bei, bis es diese schließlich anhebt – Leistungsabfälle ausgeschlossen. 
2. Fehler, ineffiziente Abläufe oder Lücken im Kundenservice fallen Teams nicht nur zufällig ins Auge. Das ständige Hinterfragen des Istzustands deckt Potenziale gewissermaßen nebenbei auf.   

Welche Benefits eröffnet die KVP-Einführung Unternehmen?

Ein ganzheitliches Fehlermanagement und das sichere Anhaben des Leistungsniveaus sind aber nur der Anfang. Der KVP als fester Bestandteil eines gelungenen Qualitätsmanagements hält weit mehr Vorteile bereit. 

• Effizienzsteigerung: Der regelmäßige Blick auf Prozesse deckt Optimierungspotenziale auf – was Produktivität mit sich bringt.
• Kosteneinsparung: Mehr Effizienz führt im nächsten Schritt zu Ressourcen- und Kosteneinsparungen.
• Qualitätsgewinn: Bessere Produkte und Dienstleistungen stehen im Fokus der KVP-Maßnahmen. Lassen sich durch den Prozess Potenziale aufdecken und umsetzen, erhöht das die Kundenzufriedenheit.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Um den KVP erfolgreich umzusetzen, braucht es die Mitarbeit aller. Ein offenes Klima und die Motivation zum Austausch sind selbstverständlich.
• Wettbewerbsvorteil: Mit Qualität heben sich Unternehmen vom Wettbewerb ab. Daneben führt das durch den KVP geförderte Mitarbeiterengagement zu innovativen Lösungen und somit zu einem Wettbewerbsvorsprung.

Mit KVP-Methode zum Erfolg

Um von diesen Vorteilen zu profitieren, müssen sich Teams immer und immer wieder fragen, wie Verbesserung funktioniert. Hilfreich ist ein systematisches Herantasten, das gleichzeitig den Kern des KVP im Qualitätsmanagement berücksichtigt – nämlich den Wandel in kleinen Schritten. Als sich ständig wiederholender Prozess hat sich der PDCA-Zyklus mit seinen vier Phasen als sinnvolle KVP-Maßnahme herausgestellt.  

Plan (Planen) 

In der ersten Phase lenken Teams den Blick auf aktuelle Probleme, analysieren diese und beschreiben den Ist- und Sollzustand. Der Vergleich zeigt die Verbesserungspotenziale auf. So öffnet sich die Tür für ein durchdachtes Weiterentwicklungskonzept.   

Do (Umsetzen) 

Durch die genaue Zielsetzung lassen sich schnell die wichtigsten Maßnahmen herauskristallisieren. Der nächste Schritt ist die Umsetzung.  

Check (Überprüfen) 

Hat alles funktioniert wie geplant? Diese Frage ist essenziell, damit das Team aus gesammelten Erfahrungen und Ergebnissen lernt. So decken Verantwortliche auf, ob hinsichtlich einzelner Maßnahmen Nachbesserungsbedarf besteht.    

Act (Handeln) 

Das Ziel des PDCA-Zyklus ist es, am Ende einen funktionierenden Standard zu etablieren. Deshalb evaluiert das Team abschließend die gesammelten Erkenntnisse. Ist das Ziel erfüllt, lässt sich das Vorgehen als Standard einführen. Schrammt das Team am Ziel vorbei, heißt es: Zurück zur Planungsphase!   

Verbesserungspotenzial herausfinden – mit QM-Software

Aber wo genau setzt man als Team an? Ehrlich gesagt, lauern Korrekturmaßnahmen an jeder Unternehmensecke. Fehler bei Prozessen, unsauber ausgeführte Dienstleistungen, falsche Informationen in Dokumenten oder Defizite bezüglich des geteilten Unternehmenswissens sind nur einige Beispiele. Das bringt die nächste Frage zum Vorschein: Wie decken Teams diese Verbesserungspotenziale auf? Die Verbindung zwischen KVP und Qualitätsmanagementsystem beantwortet sie schnell.

QM-Systeme wie orgavision fördern den KVP. Als Unternehmens-Wiki sammeln sie das gesamte Wissen und stellen es für alle übersichtlich zur Verfügung. Wissensverlust oder aufwendige Informationssuchen gehören so der Vergangenheit an. Gleichzeitig ermöglichen Kommentarfunktionen und das gemeinsame Bearbeiten die Beteiligung von Kolleg:innen. Im Modul „Ereignismanagement“ reichen Mitarbeitende einfach Ideen und Verbesserungsvorschläge ein, die ein Bearbeitungsteam prüft und mit passenden Maßnahmen umsetzt. Auch Fehler oder erkannte Risiken lassen sich hier – falls gewünscht, anonym – einpflegen. Die Dokumentation der Überarbeitungen lässt maximale Transparenz zu, was den KVP im Qualitätsmanagement nachweisbar festhält.

Gleiches gilt für die transparente Abbildung von Prozessen. Viele Unternehmensabläufe überschreiten Abteilungsgrenzen. Durch die Dokumentation dieser, lassen sie sich von allen Beteiligten gut nachvollziehen. Das hilft wiederum, sie im nächsten Schritt auch kontinuierlich zu verbessern. Daneben unterstützten interne und externe Audits Organisationen, nötige Korrekturmaßnahmen zu identifizieren. In orgavision lassen sich diese übersichtlich vorbereiten – immer im Blick die kontinuierliche Verbesserung.

Mit KVP und Qualitätsmanagement Kundenglück schaffen 

Qualität ist nichts Statisches. Um Kund:innen langfristig zufriedenzustellen, braucht es einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Was sich zunächst zeitintensiv anhört, ist bei genauerer Betrachtung einfach umzusetzen – vor allem mit einem Alltagshelfer. Denn ein QM-System wie orgavision lässt den Wandel in kleinen Schritten zu und spart Zeit bei der Fehlerbehebung. Die Einführung bringt zudem Licht in alle Unternehmensecken und hilft, das Qualitätsniveau ganzheitlich anzuheben. Egal ob Mitarbeitende Wissenslücken ergänzen, auf diese Weise Kompetenzen ausbauen, Dokumente überarbeiten oder bislang unentdeckte Prozessfehler aufdecken – täglich lässt sich so das Ziel verfolgen, gemeinsam zu wachsen und Kund:innen zufrieden zu stellen.