Brauche ich eine QM-Software in der sozialen Arbeit?
Qualitätsmanagement (QM) wird in den Köpfen vieler mit dem produzierenden Gewerbe in Verbindung gebracht. Warum eigentlich? Qualitätsmanagement kann auch in vielen anderen Branchen spürbaren Nutzen stiften. Die tägliche Arbeit zu vereinfachen, Fehler zu minimieren und transparente Abläufe zu schaffen, sind nur einige seiner zahlreichen Vorteile. Verständlich also, dass ein Qualitätsmanagement bereits in verschiedenen Bereichen zum Standardwerkzeug avanciert ist. Auch die soziale Arbeit profitiert vom Qualitätsmanagement: Stimmen die internen Abläufe, bleibt mehr Zeit für die soziale Tätigkeit – Patientenzufriedenheit und Mitarbeiterbindung wachsen. Unterstützung bietet eine QM-Software.
Qualitätsmanagement und soziale Arbeit: der Weg bis heute
Ob in der Kinder- und Jugendhilfe, Seniorenheimen, interkulturellen Zentren oder Einrichtungen für Menschen mit Behinderung – über Jahrzehnte hinweg existierte keine Pflicht, die tägliche Arbeit in irgendeiner Weise zu dokumentieren, zu bewerten und die Wirksamkeit zu überprüfen. In den 1990er-Jahren kam die Wende. In einer breiten Diskussion haben sich Expert:innen intensiv mit den Schlagwörtern Effizienz, Wirkung und eben auch Qualität im sozialen Bereich beschäftigt – und deren Notwendigkeit erkannt.
Heute ist Qualitätsmanagement in der sozialen Arbeit wichtiger Bewertungsmaßstab – teils sogar verpflichtend:
- § 135a Abs. 2 Nr. 2 SGB V: Alle an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte, Psychotherapeuten und MVZ sind angewiesen, einrichtungsintern ein Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln.
- § 72 Abs. 3 Nr. 3 SGB XI: Einrichtungen der ambulanten und stationären Pflege müssen ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement führen. Andernfalls lassen sich keine Versorgungsverträge abschließen. Die Maßstäbe für das QM stehen in § 113 SGB XI.
- § 79a SGB VIII: Organisationen der Kinder- und Jugendhilfe sind verpflichtet, Grundsätze und Maßstäbe für die Bewertung der Qualität regelmäßig weiterzuentwickeln und zu überprüfen.
- § 37 SGB IX: Leistungserbringer aus dem Bereich Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderung müssen ein Qualitätsmanagement einführen, das die qualitative Arbeit systematisch und zielgerichtet sicherstellt.
Warum ist Qualitätsmanagement in der sozialen Arbeit wichtig?
QM in der sozialen Arbeit lediglich als unausweichliche Pflichtaufgabe zu fassen, würde den dahintersteckenden Potenzialen nicht gerecht werden. Haben karitative Einrichtungen erst einmal das Qualitätsmanagement eingeführt, lassen sich schnell zahlreiche Vorteile entdecken – und das auf verschiedenen Ebenen. Denn perfektionierte Leistungen sorgen für zufriedene Kund:innen und Patient:innen. Was wiederum zu Loyalität und Bindung an die Organisation führt.
Gleichzeitig bringt ein gelebtes QM Zeitersparnisse mit sich. Mitarbeitende können ungeliebte Dokumentationen und Bürokratieaufgaben effizienter stemmen, haben mehr Zeit für die Arbeit mit ihren Patient:innen und gehen so einer erfüllenden Tätigkeit nach. Ist Leistungsnehmer:innen und Mitarbeitenden ein Lächeln ins Gesicht gezaubert, wirkt sich das in letzter Konsequenz positiv auf die Einrichtung selbst aus, die von einem guten Ruf profitiert. QM schreibt also auch in der sozialen Arbeit eine Erfolgsgeschichte – auf ganzer Linie.
Vor welche Herausforderungen kann das Qualitätsmanagement die soziale Arbeit stellen?
Bleibt noch die Frage, wie sich Qualitätsmanagement im sozialen Bereich konkret umsetzen lässt. Denn das „Produkt“, das unter die Lupe genommen werden soll, lässt sich nicht einfach fassen. Es geht vielmehr um die Qualität einer gemeinnützigen Dienstleistung. Dazu kommen Hürden wie steigende Kosten, sinkende Budgets und immer mehr Menschen, die auf Hilfe angewiesen sind.
Unbedingt nötig ist daher ein präziser Fahrplan, der Wünsche und Anforderungen an ein QM klar definiert. Laufen Organisationen ohne diesen los, ist die Irrfahrt vorprogrammiert. Etwas Vorarbeit und regelmäßiges Nachjustieren während der QM-Reise helfen, eventuelle Stolpersteine schnell links liegen zu lassen.
- Ziele festlegen, Anforderungen aufstellen.
- Wünsche in messbare Größen überführen.
- Innehalten und Herausforderungen erkennen.
- Partner definieren, beispielsweise für die QM-Software.
- Aufgaben verteilen, Ressourcen berücksichtigen.
- Projekt beginnen, Erfolge überprüfen – und feiern.
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QM-Software: Stütze in der sozialen Arbeit
Viele Angestellte in sozialen Berufen sehnen sich vor allem nach Zeitersparnis. Das ist mit einem softwaregestützten QM zweifelsfrei möglich. Dokumente lassen sich via umfassender Volltextsuche und klarer Ordnerstruktur schnell finden. Ist eine Bearbeitung nötig, kann das Team zeitgleich an einem Dokument arbeiten – ohne Doppelungen zu erzeugen und sich auf eine lange Suche nach der finalen Version zu begeben. Daneben lassen sich durch Rollen und Rechte Zuständigkeiten sinnvoll verteilen. Mitarbeitende werden also nicht mit unnötigen Aufgaben überhäuft, sondern erhalten lediglich Zugriff auf die Dokumente und Prozesse, die für ihre Arbeit relevant sind.
Zusätzlich zu den optimierten internen Abläufen lässt sich mit einem QM-System in der sozialen Arbeit auch Rechtssicherheit schaffen. Die DIN EN ISO 9001 ist nämlich nicht die einzige Anforderung an die Sozialwirtschaft. Weitere Normen und Richtlinien wie das Hygienekonzept in Bezug auf Lebensmittel (HACCP) oder die DIN EN ISO 45001, die den Arbeitsschutz regelt, sind zu berücksichtigen – inklusive der Führung lückenloser Nachweise. Durch automatische Revisionierungen kommen soziale Einrichtungen diesen Pflichten nach. Für ein Mehr an Transparenz sorgen Versionsvergleiche – für Mitarbeitende ebenso wie Qualitätsmanager:innen, die Heimaufsicht oder Auditor:innen.
Dabei wichtig ist eine QM-Software, die die speziellen Bedürfnisse der sozialen Arbeit kennt und umsetzt. Bei unserer orgavision-Lösung, die einst speziell für diesen Sektor entwickelt wurde, spiegelt sich das in zahlreichen Funktionen wider, zum Beispiel dem automatisierten Veröffentlichungsprozess –egal ob für Freigaben, Prüfungen oder Kenntnisnahmen. Der größte Benefit: Lesebestätigungen lassen sich einfach digital abbilden. Adieu Hinterherlaufen! Zudem sind das QM-System und somit die wichtigen Inhalte von überall aus geräteunabhängig und jederzeit verfügbar. Ein weiteres Highlight sind sicherlich unsere Sonderkonditionen für die Sozialwirtschaft.
Unsere Success Stories: QM-Systeme in der Sozialwirtschaft
Ein modernes Qualitätsmanagement, das Nachvollziehbarkeit, Strukturiertheit, Zeitersparnisse und Effizienzsteigerung – auch für bevorstehende MDK-Überprüfungen – mit sich bringt – das sind die Hauptwünsche unserer Kund:innen. Dass diese oft schneller als gedacht in Erfüllung gehen, zeigen unsere Success Stories:
- AWO Alten-, Jugend- und Sozialhilfe gGmbH | Effiziente Dokumentensteuerung für über 200 Einrichtungen
- Caritas Wohn- und Werkstätten Niederrhein gGmbH | Vom Pappordner zum effizienten Qualitätsmanagement-Prozess
- Mission Leben gGmbH | Ein Managementsystem für 7.500 Dokumente und über 1.800 Mitarbeitende
- Sozialstation Oberndorf | Digitales QM für eine effiziente MDK-Überprüfung
QM-Software – Wunderwaffe für die soziale Arbeit
Angesichts der Arbeitserleichterung, der strukturierten Prozesse und der Zeitersparnis – als wohl größten Pluspunkt – sollten bislang bestehende Zweifel gegenüber einem Qualitätsmanagement in der sozialen Arbeit vollends beseitigt sein. Aufgrund der zahlreichen Vorteile ist vermutlich sogar der Wunsch nach einem internen QM gewachsen. Stehen Sie jetzt vor der Überlegung, einen Ein- oder Umstieg auf eine QM-Software zu forcieren, gibt es eine gute Nachricht: Mit orgavision können soziale Einrichtungen QM schnell etablieren, gesetzliche Vorgaben lückenlos erfüllen und Kundenzufriedenheit wie auch Mitarbeiterbindung steigern.
