Lohnt sich eine QM-Software? Einsparung berechnen
„Welche Kenntnisnahmen fehlen noch? Warum geht der Link ins Leere? Wo genau liegt denn die Vorgabe?“ Solche Fragen treten regelmäßig in Unternehmen auf: Die Prozesse rund um die Dokumentenlenkung funktionieren nicht – oder nur sehr umständlich. Bei Ihnen auch? Obwohl Ihr Qualitätsmanagement eigentlich schon digital läuft? Betrachten wir dieses „digital“ mal genauer!
Im minimalen Sinne bedeutet digital, dass Ihre Dokumente nicht mehr in Papierform vorliegen, sondern digital erstellt oder eingescannt wurden. Sie befinden sich nun irgendwo in Dateiordnern, auf die Sie Zugriff haben. Und ja, diese digitale Ordnerstruktur erleichtert das Leben und das QM bereits in Abgrenzung zu physischen Akten aus Papier.
Manche bestreiten ihr Dateimanagement und damit ihre Dokumentenlenkung mit einem Netzlaufwerk: Sie speichern ihre Word- und Excel-Dateien in einer Laufwerksstruktur auf dem Unternehmensserver. In manchen Organisationen kommen MS OneDrive, Google Drive oder ein ähnliches Produkt als persönlicher Cloudspeicher hinzu. Einige nutzen auch Microsoft SharePoint, ein sehr mächtiges Tool mit vielen Features, das aber oft nur wie eine verbesserte Ordnerstruktur im Einsatz ist. Viele vermögen SharePoint in seiner Tiefe gar nicht anzuwenden – oder den Unterschied zu OneDrive zu beschreiben.
Wieder andere wissen gar nicht so genau, welches Tool sie überhaupt nutzen: Die IT hat ihnen halt einen konfigurierten Rechner zur Verfügung gestellt, damit gilt es zu arbeiten. Und irgendwie funktioniert es sogar, wenn auch die vier Eingangsfragen immer wieder auftauchen …
Hand aufs Herz: Als QMB geben Sie sich auf Dauer doch nicht mit einem „… irgendwie funktioniert es sogar …“ zufrieden. Wo bliebe denn da der kontinuierliche Verbesserungsprozess? Ehrensache, dass Sie die Schwachstellen Ihres QMs oder Ihrer Dokumentenlenkung längst ausgemacht haben und planen, diese zu beheben. Bloß: Wo anfangen, wie starten – vor allem, wenn es sich um Fragen technischer Natur handelt, mit denen Sie sich vielleicht gar nicht so gut auskennen?
Lassen Sie uns Licht ins Dunkel bringen! Wir stellen mit Netzlaufwerk & SharePoint zwei der gängigen Lösungen für ein digitales QM genauer vor. Dann zeigen wir, wie sich vier klassische QM-Aufgaben damit bewältigen lassen – und welche Fallstricke zu beachten sind.
Schauen wir uns die Lösungen an, die in Unternehmen am weitesten verbreitet sind. Häufig hat die IT diese vorgegeben, und als QMB müssen Sie damit nun einmal arbeiten – Ihr QM abbilden, Ihre Dokumentation aufbauen, Ihre Dokumente lenken.
Netzlaufwerke ermöglichen das gemeinsame Arbeiten an digitalen Dokumenten. Auch Ihr Arbeitsrechner ist vermutlich an einen Server oder an ein zentrales Laufwerk angeschlossen. Auf diesem lassen sich Daten speichern, auf welche die Mitarbeiter:innen zugreifen. Regelmäßig erfolgt ein Backup.
Meist wird eine Laufwerkarchitektur durch Großbuchstaben strukturiert: Oft steht etwa C für die Festplatte und F für das Netzlaufwerk, während ein H das persönliche Laufwerk von Einzelpersonen bezeichnet. Der Pfad sieht dann zum Beispiel so aus: C:/Ordner/Datei. Teilweise benennen Abteilungen Laufwerke aber auch unterschiedlich – was bei den einen F heißt, heißt bei den anderen X. Der Großbuchstabe erhält Bedeutung, weil er am Anfang des Dateipfads steht – gut zu wissen, wenn es um Dokumentenlenkung geht. Denn falls eine Datei verschoben oder umbenannt wird und sich ihr Pfad und damit der Pfadname ändert, findet sie unter Umständen niemand wieder.
Wer ein Netzlaufwerk nutzt, legt seine Dateien meist mit den Microsoft Office Tools an. Im Falle des Qualitätsmanagements also existiert dort vielleicht eine Dokumentenübersicht oder -matrix in Excel, während Prozessbeschreibungen und Anweisungen oder das QM-Handbuch als Word-Dateien vorliegen. Flussdiagramme und Organigramme lassen sich in PowerPoint erstellen.
OneDrive findet sich häufig als Teil des Microsoft 365 Pakets auf einem Arbeitsrechner. (Alternativ werden auch Google Drive, Nextcloud, Strato-Cloud, Dropbox oder OwnCloud genutzt – mit jeweils ähnlichen Funktionen.) Der Cloud-Synchronisations-Dienst fungiert als persönlicher Speicherplatz, für den ein User auch Berechtigungen an Dritte vergeben kann. Interessant in puncto Dokumentenlenkung: OneDrive zeigt bei Datei-Aktualisierungen den Änderungsverlauf an, frühere Versionen bleiben erhalten. Es lassen sich auch Diskussionen innerhalb von Dateien initiieren, OneDrive gilt aber trotzdem nicht als Kooperationstool: Das wäre Microsoft SharePoint.
Microsoft Sharepoint funktioniert wie ein Framework, eine Rahmenstruktur mit sehr vielen Möglichkeiten. In erster Linie nutzen es viele für die Dateiablage – also das Speichern von Dokumenten und Dateien jenseits des Qualitätsmanagements. Während OneDrive für eine konsistente Dateidarstellung auf sämtlichen Geräten sorgt (im Web, auf mobilen Endgeräten, auf dem Windows-PC oder einem Mac), stellt SharePoint im Hintergrund Inhaltsdienste zur Verfügung. Zu diesen gehören z. B. Portale, News, Seiten oder Listen, für die sich komplexe Workflows oder Filterregeln bauen lassen – wenn man weiß, wie.
Und das ist genau die Krux: Vielfach wird SharePoint gar nicht in seiner ganzen Tiefe ausgeschöpft, sondern eben nur als Speicherort benutzt.
SharePoint bietet viele Features, die sich für ein QMS verwenden lassen. User verwalten damit Dokumente, erstellen Webseiten, bauen einfache Datenbanken, vergeben Nutzerrechte oder teilen Dateien. Um das Ganze als QM-System mit individuellen Wunsch-Funktionen nutzen zu können, muss es jedoch konfiguriert werden: Objekte, Logiken und Abläufe müssen selbst erdacht und angelegt werden – etwa Filterregeln oder Workflows.
Beispiel QM-Handbuch: Wir finden in SharePoint keine Gliederung, sondern eine Bibliothek mit allen Dokumenten. Ergänzend lassen sich weitere Dateieigenschaften sowie Listen mit darauf basierenden Filtern definieren, etwa „Abteilung“ und eine gefilterte Liste „Dokumente Einkauf“. Über diese navigieren dann die Nutzer:innen.
Um SharePoint sauber zu konfigurieren, benötigt man in der Regel IT-Kenntnisse, die über das Durchschnittsniveau hinausgehen. Frage an die QMBs im Saal: Verfügen Sie darüber?
SharePoint punktet mit seinem Umfang und seiner Flexibilität – aber wie immer gilt, dass ein großes Angebot an Funktionen auch die Orientierung erschwert.
Bedenken Sie zudem, dass Microsoft regelmäßig Updates durchführt und seine Produkte überarbeitet. Rechnen Sie damit, dass Funktionen sich von Zeit zu Zeit verändern – oder sogar wegfallen, weil sie vielleicht in eine andere MS Software ausgelagert werden.
MS SharePoint kann als Teil des Microsoft Office 365 Business Pakets online oder On Premise (fest installiert und betrieben in der eigenen IT-Infrastruktur) erworben werden. Trotz seiner zahlreichen Features deckt es nicht alle Bereiche ab, die im Qualitätsmanagement zum Alltag gehören. Dafür bietet Microsoft weitere Tools an. Hier eine Auswahl:
Zudem bieten einige externe Firmen kostenpflichtige Erweiterungen an: Diese ergänzen SharePoint um QM-spezifische Funktionen wie die Dokumentenlenkung, da das Microsoft-Tool diese im Standard nur ansatzweise abbildet.
Ob nun Netzlaufwerk oder SharePoint – wie setzen Sie die beiden Lösungen sinnvoll im Qualitätsmanagement ein? Wie lassen sich typische QM-Aufgaben damit gut bewältigen? Betrachten wir vier klassische Einsatzgebiete rund um die Dokumentenlenkung.
Welche Chancen in diesem Bereich lauern, verrät Ihnen unser Blogartikel.
Wichtige Station im Lebenszyklus von Dokumenten: Eine Vorgabe wird aktualisiert und im Anschluss den betreffenden Kolleg:innen zur Verfügung gestellt.
Wie bereits erwähnt, finden sich auf den meisten Netzlaufwerken Excel- und Word-Dateien, vielleicht sogar noch alte Formate wie OpenDocument (odt), Plain Text (txt) oder Rich Text Format (rtf). Für eine Versionierung legt ein QMB zunächst händisch eine Kopie an und ändert den Inhalt.
Das aktualisierte Dokument muss geprüft und freigegeben werden, also informiert man die Verantwortlichen. Sind mehrere Personen im Spiel, führt dies häufig zu einem „E-Mail-Pingpong“.
In einer formalen Kultur druckt der QMB das Dokument aus Gründen der Rechtssicherheit vielleicht aus, damit es die zuständige Kollegin abzeichnet. Nicht selten wird das Blatt dann unterschrieben wieder eingescannt. In einem anderen Unternehmen herrscht evtl. ein vertrauensvollerer Ton, und es reicht ein „Okay!“ per Mail oder Chat.
Wichtig: In beiden Fällen ist die Freigabe und Versionsnummer in der Kopf- und Fußzeile des Text-Dokuments zu vermerken – von Hand natürlich. Das Ganze rutscht in den entsprechenden Ordner: von „Entwürfe“ zu „Freigegeben“, und die alte Version wandert ins Archiv.
Stolperstein: Wenn der QMB im Urlaub weilt oder das Unternehmen verlässt, wie schnell findet jemand anders die richtige Vorlage, wenn etwas zu ändern ist? Kann noch jemand nachvollziehen, welche Version wann gegolten hat? Und falls die Dokumente als PDFs veröffentlicht werden – wo liegt eigentlich die editierbare Ursprungs-Datei in Word?
Um den Überblick über Versionen und Speicherorte zu behalten, bauen sich einige QMBs eine Dokumentenmatrix als Excel-Tabelle. Sie sammeln dort die Links zu den Dokumenten auf SharePoint und aktualisieren diese dann von Hand.
SharePoint bietet eine Menge Features, welche die Dokumentenlenkung erleichtern und in Teilen automatisieren. So kann ein Dokument mit zahlreichen Metadaten angereichert werden, etwa einem Status (wie Prozess-Zugehörigkeit) oder Datumsangaben. Das erleichtert die Filterung immens.
Zum Aktualisieren werden Dateien aus- und später wieder eingecheckt. Die einzelnen Vorversionen bleiben dabei in der Versionshistorie erkennbar.
Für die Freigabe bzw. Genehmigung durch einen Dritten vergeben Sie entsprechende Rechte: Die eine darf genehmigen, der andere sieht nur genehmigte Dokumente. Indem bestimmte Regeln vorab aufgesetzt werden, lässt sich ein einfacher Veröffentlichungs-Workflow bauen. Man benötigt dafür aber solide IT-Kenntnisse, einen Admin oder eine Menge Zeit.
Was, wenn erst Kollegin A prüfen muss und Kollege B danach freigibt? Mehrstufige Veröffentlichungsprozesse erhalten Sie in SharePoint nur über externe Zusatztools. Mit MS Power Automate (Flow) etwa setzen Sie sogenannte „sequenzielle Genehmigungen“ auf.
In vielen Fällen soll die aktualisierte Info nicht nur zur Verfügung stehen, sondern auch aktiv gelesen werden – samt Lesebestätigung.
Wie sorgt man für die bestätigte Kenntnisnahme eines Dokuments, das auf einem Laufwerk liegt? Teilweise noch anhand einer klassischen Unterschriftenliste: Die Umlaufmappe wird durch die Firma hindurchgereicht, das dauert natürlich seine Zeit. Bevor alle unterschrieben haben, ist meist schon die nächste Aktualisierung des Dokuments fällig.
Alternativ lässt sich eine Bestätigung z. B. per E-Mail einfordern. Oder alle Kolleg:innen drucken die Mail aus, unterschreiben sie und schicken sie per Hauspost zurück. Unter Umständen rennt der QMB diesen Mails und Zetteln dann aber wochenlang hinterher. Falls organisatorisch umsetzbar, kann die Unterschrift auch in gemeinsamen Meetings oder Jour-fixe-Terminen geleistet werden.
Für jede Kenntnisnahme gibt es dann ein Häkchen, etwa in einer vom QMB geführten Tabelle. Diese oder die Unterschriftenliste zählen dann allerdings auch wieder zu den klassischen Nachweisdokumenten, die zu archivieren sind und daher einen entsprechenden Lagerort benötigen. Was tun damit, wohin damit? Abheften? Scannen und mit dem Dokument zusammen aufbewahren? Oder separat sammeln? Das gilt es verbindlich festzulegen.
Lesebestätigungen für Dokumente lassen sich in SharePoint nicht so leicht einrichten. Sicherlich gibt es Lesebestätigungen auf E-Mail-Ebene (MS Outlook), aber diese beziehen sich dann auf die E-Mail – und nicht auf das Dokument.
Ein anderer Weg: Aktiviert man die Viewers-Funktion für Webseiten in SharePoint, sieht man, welche User:innen das Dokument bereits geöffnet haben. Dieses Vorgehen besitzt jedoch eine andere Verbindlichkeit, als wenn ein Mitarbeiter aktiv bestätigt: „Ja, das habe ich gelesen und verstanden.“
Steht denn gar kein Dokumentenmanagementsystem in SharePoint zur Verfügung? Doch, es gibt entsprechende Tools, allerdings von Drittanbietern. Heißt, ein Unternehmen muss sie zusätzlich erwerben und steht dann vor einem weiteren Stolperstein: der Schnittstellen-Problematik. Falls es zu Problemen kommt, sitzt ein Nutzer dann zwischen den Stühlen. Welcher der beiden Anbieter ist verantwortlich? Und natürlich gilt es gerade bei Zusatzprodukten, die Microsoft-Update-Strategie und die Kompatibilität im Blick zu behalten.
Das geht – mit und ohne Software! Holen Sie sich unseren 10-Punkte-Plan.
Wie verweisen Sie in Ihrem Handbuch auf mitgeltende Unterlagen? Wie verknüpfen Sie zwei Dokumente miteinander, um Zusammenhänge aufzuzeigen oder um Doppelungen zu vermeiden? Kurz: Wie verlinken Sie innerhalb Ihres QM-Systems?
Hyperlinks auf Dateien oder auf Laufwerke zu setzen ist möglich, diese sind aber an den Servernamen bzw. den Laufwerkbuchstaben und den Dateipfad gebunden. Sobald jemand ein Dokument umbenennt oder verschiebt, funktioniert die Verbindung nicht mehr, der Pfad ist kaputt. Das Gleiche gilt, wenn – salopp gesagt – die IT eine neue Festplatte kauft oder den Server umbenennt.
Tipp: Eine Möglichkeit, hier unabhängiger zu sein, bieten UNC-Adressen (Universal Naming Convention), die sich aus Servername und Einstiegspfad zusammensetzen. Durch die Nutzung einer UNC-Adresse entfällt das Verbinden mit dem Netzlaufwerk.
SharePoint vergibt individuelle IDs (Identifikationsnummern) für Dateien. Hyperlinks auf einzelne Dateien oder Verzeichnisse funktionieren damit stabil und unabhängig vom Ablageort. So lassen sich aus einer QM-Handbuch-Datei heraus sinnvolle Querverweise setzen, etwa auf mitgeltende Unterlagen. Einfach Zieldokument in SharePoint suchen, den Link kopieren und über die Zwischenablage dort einfügen, wo er benötigt wird.
Manchmal sollen alle alles lesen dürfen. Aber was, wenn nicht?
Zugriffsrechte auf Ordner- und Elementebene werden von der IT verwaltet und vergeben – z. B. über die Windows-Sicherheitseinstellungen. Als QMB benötigen Sie also Admin-Rechte, um bestimmten Kolleg:innen Zugriff auf Dateien oder Verzeichnisse einzuräumen.
Tipp: Arbeiten Sie hier mit Gruppen, nicht mit Individuen! Weisen Sie Zugriffsrechte keinen Einzelpersonen zu, sonst überfordert Sie das Umkonfigurieren bei personellen Veränderungen. Stolperstein: Gruppen anlegen und verwalten kann aber wiederum nur Ihre IT.
In SharePoint lassen sich Gruppen auch ohne IT-Unterstützung anlegen und verwalten, jedenfalls von versierten Nutzer:innen. Einfacher und intuitiver gestaltet sich die reine Konfiguration der Zugriffsrechte, doch hier ist das Angebot groß, verschachtelt und schwer zu überschauen. Die Rechtevergabe bezieht sämtliche SharePoint-Funktionalitäten mit ein – da gilt es zu verstehen, welche als Anwendungsfall für das Qualitätsmanagement relevant sind.
Dieser Blogartikel ist im kollegialen Austausch entstanden (QMBs, IT-Cracks, Marketing … was sich halt alles so tummelt bei orgavision). Am Ende stellten wir uns die Frage: Reichen nicht eigentlich ein QM-Handbuch in Word und paar Links zum Glück? Die Antwort: Ja! Zu Beginn.
Aber was, wenn Ihre Organisation wächst? Wie umständlich sich ein reines Netzlaufwerk dann gestaltet, erklärt hinreichend dieser Blogartikel.
Daher empfehlen wir QMBs, die lediglich Dokumente auf dem Netzlaufwerk sammeln, mittelfristig doch den nächsten Schritt zu wagen. Falls Ihre Organisation MS 365 samt SharePoint eingekauft hat, verfügen Sie damit schon mal über eine solide Lösung.
Nur: Falls Sie nicht selbst IT-Erfahrung besitzen, benötigen Sie zum Konfigurieren Admin-Unterstützung. SharePoint ist ein sehr mächtiges Tool, wurde aber nicht speziell fürs Qualitätsmanagement entwickelt. So gilt es, einzutauchen in die (nicht immer ganz intuitive) Microsoft-Welt und zu schauen, wie sich die zahlreichen SharePoint-Features für Ihr QM nutzen lassen, für das sie nicht erdacht wurden.
Es zeichnet sich ab: Einige Lösungen bieten zu wenig Funktionen fürs Qualitätsmanagement, und andere bieten zu viele. Zu wenig, zu viel – wie wäre es mit „genau richtig“? Einer Lösung, die speziell fürs QM entwickelt wurde, wie orgavision. Unsere Software und SharePoint schließen einander übrigens nicht aus, bei uns selbst leben sie in friedlicher Koexistenz: SharePoint dient uns in erster Linie als Datei-Ablage – und orgavision? Na, Sie wissen schon. 😉
Aber welche ist die richtige für Ihre Organisation? Unsere Checkliste fragt Ihre Anforderungen ab und hilft Ihnen bei der Auswahl.
