Wir möchten Ihnen die Bedenken vor einer Zertifizierung nehmen, gehen in diesem Blogbeitrag Schritt für Schritt mit Ihnen durch den Ablauf und geben Ihnen Praxis-Tipps!
Der Begriff „Zertifikat”, vom lateinischen certificare, bedeutet nichts anderes als „Sicherheit geben“. Eine Zertifizierung stellt demnach sicher, dass das gewählte Qualitätsmanagementsystem gemäß den ISO-9001-Vorschriften implementiert wurde und auch genutzt wird. Vor allem bei der Arbeit mit Kund:innen und Lieferant:innen steht solch ein Nachweis für Qualität und Vertrauen.
Übrigens registriert die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) jedes Zertifikat offiziell mit einer eigenen Nummer. Hier erfahren Sie auch, welche Unternehmen bereits nach welchen Normen zertifiziert sind.
Die ersten Schritte für eine Zertifizierung nach ISO 9001
Um eine Zertifizierung zu erhalten, gilt es zunächst, eine passende Zertifizierungsstelle auszuwählen. Aber Zertifizierer ist nicht gleich Zertifizierer! Es gibt Unterschiede – sowohl bei den Kosten als auch beim Branchenfokus. Die DAkks (Deutsche Akkreditierungsstelle) hält eine Liste bereit, aus der passende Anbieter ausgewählt werden können.
Dabei sollten Sie darauf achten, dass Ihre anvisierte Zertifizierungsgesellschaft durch eine Akkreditierungsbehörde zugelassen ist – dass sie also die Voraussetzungen erfüllt, um eine qualitativ hochwertige Arbeit zu gewährleisten. Gleichzeitig stellt dies sicher, dass Kund:innen und staatliche Behörden das ISO-9001-Zertifikat anerkennen. Wie ein Unternehmen vom Auditor einer Zertifizierungsstelle wie etwa dem TÜV oder der DEKRA auditiert wird, folgt nämlich genauen Anweisungen und ist ebenfalls genormt (ISO 17021).
Was muss man vor dem ersten Audit beachten?
Sie haben eine Zertifizierungsstelle gefunden? Auf zum Audit! Die Anmeldedauer variiert je nach Zertifizierungsgesellschaft: Deshalb vereinbaren Sie am besten bereits ein Jahr im Voraus einen Termin und melden Sie sich zum Audit an. So haben Sie genug Zeit, um Ihre Organisation darauf vorzubereiten. Nach der Terminabstimmung meldet sich die Zertifizierungsstelle bei Ihnen, um Formalien zu klären, und auch der Auditor wird vorab einige Fragen zu Ihrem Unternehmen stellen.
Sobald Ihr Termin vertraglich festgelegt ist, erstellt die Zertifizierungsstelle einen Auditplan, der Sie über die einzelnen Schritte am festgelegten Tag informiert. Hierzu ein Tipp von uns: Bevor das tatsächliche Audit stattfindet, sollten Sie auf jeden Fall ein Test- oder Vor-Audit durchführen – das erspart Ihnen viel Mühe und Geld im Falle des Nichtbestehens. Viele Zertifizierungsstellen bieten diese Möglichkeit an.
Prüfen Sie vorab, ob Ihr Unternehmen für ein (Test-)Audit bereit ist!
Was passiert, wenn man das Audit nicht bestanden hat?
Nachdem das erste Audit abgeschlossen ist, erhalten sowohl Sie als auch die Zertifizierungsstelle einen Audit-Bericht. Dieser sollte alle Konformitäten, also Übereinstimmungen festhalten, aber auch Nicht-Konformitäten, also Abweichungen von der Norm dokumentieren. Letztere unterteilt der Auditor anschließend in Haupt- und Nebenabweichungen und zeigt Ihnen Verbesserungspotentiale auf. Die Zertifizierungsstelle entscheidet nach sorgfältiger Durchsicht, ob das Audit bestanden wurde. Im Falle des Nichtbestehens bekommen Sie Verbesserungsvorschläge vom Auditor, um bei dem zweiten Audit erfolgreich abschneiden zu können.
Bei wenigen oder kleineren Abweichungen haben Sie die Zertifizierung nach ISO 9001 bestanden. Bei größeren Abweichungen bekommen Sie nochmals sechs Wochen Zeit, um die Nicht-Konformitäten entsprechend anzupassen und dies bei einem zweiten Audit unter Beweis zu stellen.
Sie haben die Zertifizierung nach ISO 9001 bestanden? Herzlichen Glückwunsch! Im Anschluss wird anhand des Audit-Berichts eine Auswertung erstellt, die für Sie die Maßnahmen beschreibt, welche nun abgearbeitet werden müssen. Ob dies tatsächlich geschehen ist, überprüft das jährliche Überwachungsaudit.
Keine Sorge: Das erste Zertifikat-Ergebnis muss kein hundertprozentiger Erfolg sein! Aber im Laufe der Zeit legen die Zertifizierer erfahrungsgemäß die Messlatte stets etwas höher an, die Bewertungen werden mit zusehends strengerem Blick durchgeführt. Das muss Sie aber nicht verunsichern – schließlich lernen auch Sie von Audit zu Audit immer mehr dazu!
Wie oft wird die Einhaltung der Norm überprüft?
Hier kommt es ganz auf die Branche und deren Anforderungen an. Die meisten Überwachungsaudits finden jährlich statt, sie sind aber auch halbjährlich möglich – nicht zuletzt abhängig von den Anforderungen der Kunden und Stakeholder eines Unternehmens.
Wie lange ist eine Zertifizierung nach ISO 9001 gültig?
Das Zertifikat ist für bis zu drei Jahre gültig. Es sollte nach Ablauf erneut bestätigt, also rezertifiziert werden. Wie bereits angedeutet: Nach unserer Erfahrung geht das mit den Jahren immer leichter von der Hand, da die Verantwortlichen im Unternehmen mehr und mehr Wissen zum Ablauf der Zertifizierung ansammeln.
Fazit
Sie haben sich dazu entschlossen, eine Zertifizierung nach ISO 9001 zu beantragen? Nun wissen Sie, welche Schritte auf Ihr Unternehmen zukommen. Durch den klaren Ablauf „Testaudit – Audit Stufe I – Audit Stufe II“ sollte es kein Problem sein, die Zertifizierung zu erhalten. Sowohl die Zertifizierungsstelle als auch der Auditor stehen immer für Rückfragen bereit und auch wir, Ihre Ansprechpartner:innen aus dem Support, helfen gerne bei Fragen rund um Qualitätsmanagementsysteme. ?
Tipp: Um die Audits bestmöglich vorzubereiten, hilft eine gute Software für Qualitätsmanagementsysteme. Sie muss allerdings auch effektiv genutzt werden und in die Strukturen des Unternehmens eingegliedert werden.
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Credits: Csaba Balazs / Unsplash
