Auf zur ISO 9001 Zertifizierung: Voraussetzung und Anforderungen

Es ist soweit: Die ISO 9001 soll bei Ihnen von der Theorie in die Praxis umgesetzt werden. Nicht nur ISO-Neulingen erscheint dies oft als ein hoher, kaum zu erklimmender Gipfel. Jede Menge Fragen sind zu klären, allen voran: Wie lauten die konkreten Anforderungen an eine ISO 9001 Zertifizierung, wie sehen die Leitlinien aus?

In diesem Artikel geben wir Tipps zum Einstieg, eine kurze Checkliste für die Voraussetzungen – und dazu ein gutes Gefühl für die bevorstehende Umsetzung der ISO 9001.

Die grundlegenden Voraussetzungen für eine ISO 9001 Zertifizierung

Ein geordnetes Unternehmen mit geplanten Prozessabläufen und einem strukturierten Organisationsaufbau ist die erste und wichtigste Voraussetzung für die ISO 9001. Im Wesentlichen fordert die ISO 9001, diese drei größeren Themenbereiche zu organisieren, anzuwenden und zu überwachen:

• Gelenkte Prozesse
• Planung und Dokumentation des Qualitätsmanagements
• Interne Audits

Gelenkte Prozesse

Der prozessorientierte Ansatz zieht sich wie ein roter Faden durch die ISO 9001: Prozesse von Organisationen müssen systematisch dokumentiert und gelenkt werden. Wie das genau zu geschehen hat, schreibt die ISO 9001 in ihren Anforderungen nicht vor. Entscheidend ist, dass sich die Struktur der Prozesse für die betriebliche Planung und Steuerung eignet. – Entsprechend gehört zur Dokumentation nicht nur, was, sondern auch, wie es gemacht wird.

Planung und Dokumentation des Qualitätsmanagements

Zur Planung des Qualitätsmanagements gehören zum Beispiel folgende Punkte::

• Verpflichtungserklärung der Geschäftsführung: Einhaltung der aufgestellten Qualitätspolitik und -vorgaben, Sicherstellung der definierten Abläufe
• Planung der internen und externen Audits; Dokumentation und Umsetzung aller aus den Audits resultierenden Maßnahmen
• Definition, in welchen Abständen die betrieblichen Chancen und Risiken evaluiert werden
• Umgang mit Ressourcen und deren Überwachung
• Normgerechte Dokumentenlenkung – eine der wichtigsten Anforderungen der ISO 9001

Die QM-Dokumentation bietet Ihnen außerdem eine gute Möglichkeit, passende Erklärungen zu den geforderten Norminhalten zu erstellen. Dieser schnelle Überblick ist hilfreich bei der Einführung neuer Prozesse oder der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen und liefert damit auch über die Zertifizierung hinaus deutliche Vorteile.

Interne Audits

Eine Art Probelauf vor dem Zertifizierungsaudit: Interne Auditor:innen überprüfen das Managementsystem auf Normenkonformität und Wirksamkeit. Viele Organisationen nehmen das interne Audit als eine lästige Verpflichtung wahr – tatsächlich bietet es aber großes Verbesserungspotential für Unternehmen, auch über die Zertifizierung hinaus.

Sind die wichtigsten Voraussetzungen für den Start erfüllt?

Bevor es nun an die konkrete Umsetzung der ISO 9001 geht, gilt es ein paar Grundlagen zu beachten. Wir haben Ihnen hierfür eine kleine Checkliste zusammengestellt:

• Liegen Ihnen alle nötigen (branchenrelevanten) Informationen zur ISO 9001 Zertifizierung vor?
• Haben Sie die anfallenden Kosten ( z. B. für die Zertifizierung oder die Einführung einer Qualitätsmanagement-Software) überschlagen und alle Beteiligten informiert?
• Liegt die formelle Unterstützung der Geschäftsführung vor?
• Hat die Management-Ebene alle nötigen Ressourcen zur Verfügung gestellt?
• Gibt es einen Projektplan für die Einführung bzw. Optimierung des QM-Systems?
• Haben Sie das Projektteam definiert und hier zumindest grob die Aufgaben verteilt? Zum Beispiel kann bestimmt werden, welche Personen im Unternehmen Sie bei der Dokumentation welcher Prozesse unterstützen.
• Gibt es einen Termin für den offiziellen Projektstart?
• Sind alle Mitarbeitenden über das Vorhaben einer Zertifizierung nach ISO 9001 informiert?

Fazit:

Die Theorie rund um die ISO 9001 bringt schnell den Kopf zum Schwirren. Doch mit ausreichender Planung lässt sich der Berg an Arbeit in übersichtliche Pakete aufteilen und so besser bewältigen. Sind Ihre Kolleg:innen erst einmal über die Vorteile informiert, werden sie sicherlich schnell an einem Strang ziehen.