Lohnt sich eine QM-Software? Einsparung berechnen
Ohne technische Hilfe ist ein professionelles Qualitätsmanagement (QM) eine echte Mammutaufgabe. Mit einer Qualitätsmanagement-Software lässt sich diese aber effizient und vergleichsweise leicht bewältigen. Was genau eine QM-Software kann und wie sie Unternehmen beim QM hilft, erklären wir in diesem Artikel.
Qualitätsmanagement-Software (QM-Software) ist eine Software, die Unternehmen beim Qualitätsmanagement unterstützt. Sie strukturiert und vereinfacht umständliche Prozesse, lenkt den Dokumentenfluss und assistiert bei der Zertifizierung nach ISO 9001. Kurz gesagt: Eine QM-Software hilft Organisationen dabei, ihr Qualitätsmanagementsystem (QM-System oder QMS) effizient umzusetzen. Sie reduziert den Aufwand für das Qualitätsmanagement.
Moderne Qualitätsmanagement-Software kommt in den unterschiedlichsten Branchen und Bereichen zum Einsatz. Unternehmen verwenden sie unter anderem, um
Dabei ist ein digitales Qualitätsmanagement mittels Software nicht nur für produzierendes Gewerbe oder die Industrie sinnvoll. Die tägliche Arbeit zu vereinfachen, Fehler zu minimieren und transparente Abläufe zu schaffen, ist beispielsweise auch für Dienstleister, Kommunen oder im Gesundheitswesen essenziell: Ein QM hilft hier, die Sicherheit der Patient:innen zu gewährleisten und dafür zu sorgen, dass alle medizinischen Standards eingehalten werden. Mit einer Qualitätsmanagement-Software lassen sich medizinische Verfahren und Vorschriften besser verwalten, kontrollieren und kommunizieren.
Organisationen aus der Sozialwirtschaft – wie die Jugendhilfe, Pflegeeinrichtungen oder ambulante Dienste – profitieren ebenfalls von digitalem Qualitätsmanagement. Über eine QM-Software erhalten die Mitarbeitenden im Tagesgeschäft deutlich schneller die für sie wichtigen Informationen. Neue Hygienevorschriften oder Medikamentendosierungen sind zum Beispiel mit wenigen Klicks abrufbar. Das spart wertvolle Zeit und Energie.
Tipp: Lesen Sie auf unserem Blog mehr über die allgemeinen Vorteile von QM-Software. Erfahren Sie außerdem, warum eine QM-Software in der Pflege nicht nur Zeit spart und wie die soziale Arbeit von einer digitalen QM-Lösung profitiert.
Im Grunde sollte eine QM-Software alle Bereiche des Qualitätsmanagements zentral steuern und verwalten können. Dazu gehören unter anderem:
Eine gute QM-Software unterstützt eine Organisation dabei, ein Qualitätsmanagement nach den Richlinien der ISO 9001 aufzubauen und zu unterhalten – und bietet auch die Möglichkeit, weitere Managementsysteme und Normen (z. B. die ISO 27001) zu integrieren. Wie genau sie in den einzelnen Bereichen unterstützt, schauen wir uns jetzt genauer an.
Tipp: Worauf Sie bei der Wahl einer QM-Software achten sollten und wie Sie herausfinden, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt, erklären wir Ihnen in unserem Artikel zum Thema Qualitätsmanagement-Software im Vergleich – Checkliste inklusive.
Audits stellen sicher, dass ein Qualitätsmanagementsystem wirklich so angewendet wird, wie es definiert wurde – dass die Prozesse so gelebt werden, wie sie dokumentiert wurden. Außerdem kontrollieren Organisationen damit, ob ihr QMS seinen Zweck erfüllt und sie ihre Qualitätsziele erreichen. Ohne digitale Lösung sind diese Audits mühsam und zeitintensiv.
Die ISO 9001 stellt hohe Anforderungen an die Dokumentation eines QM-Systems. Dokumente müssen eindeutig zuzuordnen sein – und in der aktuellen, freigegebenen Version zugänglich für den entsprechenden Mitarbeiterkreis. Außerdem müssen Organisationen die Dokumentation gegen versehentliche Änderungen, unbefugten Zugriff oder Verlust schützen, Freigabeprozesse einhalten und für Transparenz sorgen.
Aktualisierungen samt Freigabeworkflow müssen sich jederzeit, auch nach Jahren, nachvollziehen lassen. Heißt übersetzt: Die Organisation kann nachweisen, zu welchem Zeitpunkt welche Information (z. B. eine Regel) galt – und wer davon Kenntnis hatte.
Alle Punkte umzusetzen, ist ohne eine digitale Lösung meist sehr aufwendig. Der Prozess wird schnell unübersichtlich und ist fehleranfällig: Verfahren, Richtlinien und Anweisungen sind oft nicht aktualisiert oder die Änderungen wurden noch nicht einheitlich an alle kommuniziert. Die Mitarbeitenden verschwenden viel Zeit damit, Informationen zu suchen oder sich Dokumente freigeben zu lassen. Oft ist nicht nachvollziehbar, wer an welchen Dokumenten gearbeitet und Anpassungen vorgenommen hat.
Gute QM-Softwarelösungen erleichtern es erheblich, Qualitätsstandards reibungslos durchzusetzen, effizient zusammenzuarbeiten und alle Anforderungen für die ISO-Zertifizierung zu erfüllen. Besonders nützlich sind dabei folgende Funktionen:
Prozessdiagramme stellen (komplexe) Abläufe übersichtlich dar. Sie bieten eine klare Übersicht über die Prozesse innerhalb eines Unternehmens und zeigen den Mitarbeitenden deutlich, wie Aufgaben miteinander verbunden sind und wie jeder einzelne Schritt in den Gesamtablauf passt. Zudem ist es leichter, Abweichungen oder Engpässe zu erkennen, wenn der gesamte Ablauf visualisiert vor einem liegt. Insgesamt verbessern Prozessdiagramme die Transparenz und Effizienz der Abläufe im Qualitätsmanagement.
Eine QM-Software bietet in der Regel Tools, idealerweise nach BPMN-Standard, mit denen sich Prozessdiagramme einfach und einheitlich gestalten und pflegen lassen. Erleichtern die Arbeit: Swimlanes sowie Verknüpfungen – etwa mit „mitgeltenden Unterlagen“, mit Fotos oder multimedialen Inhalten. Sind auch Verknüpfungen mit Rollen möglich, ist rasch erkennbar, wer an welchem Prozess mitwirkt. Und neue Mitarbeiter:innen erkennen sogleich, wo sie überall involviert sind.
Besteht die Möglichkeit, die Prozessdiagramme auch digital zu teilen oder zu kommentieren, erleichtert dies zusätzlich die Zusammenarbeit. Teams können Prozesse leichter besprechen und sich über Änderungen oder Verbesserungen austauschen, wenn sie das Diagramm als visuellen Referenzpunkt vor sich haben.
Wesentliches Wissen zu definieren, sinnvoll aufzubereiten und den Mitarbeitenden für ihre tägliche Arbeit zur Verfügung zu stellen (z. B. in einer Wissensdatenbank), gehört ebenfalls zu den zentralen Anforderungen der ISO 9001. Die Erfahrungen und das Wissen der Mitarbeitenden sollen vollumfänglich für den Unternehmenserfolg einsetzbar sein. Dabei sammelt sich im Laufe der Zeit immens viel Wissen an – teils explizit und formell dokumentiert, teils implizit in den Köpfen einzelner Kolleg:innen. Dieses Wissen zentral in einem professionellen Wissensmanagement-System (WMS) zu organisieren und digital bereitzustellen, entlastet die gesamte Belegschaft. Implizites Wissen wird in explizites überführt und alle können davon profitieren. Das wirkt sich auch positiv aufs QM aus.
Eine QM-Software ermöglicht das Wissensmanagement implizit – als zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden. Sie kann als Wissensdatenbank oder internes Wiki fungieren, in dem Mitarbeitende alle dokumentierten Prozesse, Strukturen und wichtige Informationen der Organisation finden – und dazu Best Practices, Lösungen für häufige Probleme oder Lernmaterial. Entscheidend hierfür: ein effizientes Rechtemanagement in Verbindung mit einer leistungsfähigen integrierten Suchmaschine.
Besonders hilfreich ist so eine zentrale Wissensplattform für neue Mitarbeitende, die sich in ihrer Rolle noch zurechtfinden. Einige QM-Softwares bieten hier auch spezielle Funktionen für das Onboarding. Die Software schließt dabei etwaige Lücken und liefert auch Antworten, wenn gerade einmal keine Kolleg:innen verfügbar sind. So stehen auch neue Mitarbeitende, die aus dem Homeoffice starten, immer in Kontakt mit dem Unternehmen – und das am besten barrierefrei und auf allen Endgeräten.
Das QM-Handbuch ist die zentrale Referenz für jedes Qualitätsmanagement. Es umfasst sämtliche Verfahrensanweisungen, Checklisten, Formulare und Informationen über Prozesse. Damit fungiert es als Leitfaden für die Mitarbeitenden, die dort jederzeit nachlesen können,
Das Handbuch gibt der Belegschaft Orientierung und Sicherheit und stellt sicher, dass alle nach den gleichen Vorgaben arbeiten, um die Kunden bestmöglich zufriedenzustellen.
In einer Qualitätsmanagement-Software wird das QM-Handbuch in digitaler Form erstellt und verwaltet. So ist es leichter, das Handbuch übersichtlich zu strukturieren. Änderungen sind direkt nachvollziehbar und alle Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Informationen.
Tipp: Lesen Sie auf unserem Blog mehr darüber, was ein QM-Handbuch ist, wofür man es braucht und wer es schreibt.
Die digitale QM-Lösung von orgavision bringt all diese Funktionen mit – und ist dabei besonders anwenderfreundlich. Dank übersichtlicher Benutzeroberfläche lässt sich die Software über alle Funktionen hinweg intuitiv bedienen und alle finden sich schnell und ohne Einarbeitungszeit zurecht. Sollten doch einmal Fragen auftauchen, steht unser Support-Team unkompliziert und schnell mit Rat und Tat zur Seite.
Insgesamt verwalten Sie mit orgavision nicht einfach nur Ihre digitale Dokumentation. Sie bieten Ihrer Belegschaft auch eine zentrale Plattform, auf der sie sich rund um das Qualitätsmanagement austauschen und miteinander kommunizieren können. Ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses haben in orgavision alle Nutzer:innen die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen und beispielsweise andere auf eine bestimmte Stelle im Handbuch aufmerksam zu machen. Und das ortsunabhängig auf allen Endgeräten, denn die Software ist auch von unterwegs per Smartphone oder Tablet erreichbar.
Überzeugen Sie sich selbst davon, wie einfach QM mit der passenden Software sein kann.
Es gibt auf dem Markt zahlreiche Softwarelösungen für Qualitätsmanagement, die Unternehmen bei einem effektiven QM unterstützen. Einige versprechen eine umfassende Komplettlösung, während andere sich auf bestimmte Bereiche oder Branchen konzentrieren und spezialisierte Lösungen anbieten. Welche Software am besten geeignet ist, hängt stark von den Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab.
Ein QM-System bildet die Basis für das Qualitätsmanagement in Unternehmen und umfasst alle organisatorischen Strukturen, Verantwortlichkeiten, Prozesse und Ressourcen, die innerhalb eines Unternehmens benötigt werden, um das Qualitätsmanagement effektiv umzusetzen.
Im Qualitätsmanagement werden unter anderem Qualitätsstandards definiert, Risiken identifiziert und minimiert, Prozesse überwacht und optimiert sowie eine QM-Dokumentation erstellt. Außerdem verbessern Unternehmen damit kontinuierlich ihre Leistung.
