Was ist ein QM-Handbuch – und wer braucht es?
Wir betreten die unendlichen Weiten des Qualitätsmanagements, schon fällt der Begriff: QM-Handbuch. Was diese unbekannte Größe genau darstellt, wer ein Handbuch braucht und wer darin schreibt, fasst dieser Blogbeitrag zusammen.
Was ist ein QM-Handbuch?
Ein richtiges Buch ist es ja gar nicht. Also was genau nennen wir dann „Handbuch für das Qualitätsmanagement“ – und warum?
Kleine Zeitreise: In den 80er und 90er Jahren forderte die Norm ISO 9001 noch, das Qualitätsmanagement eines Unternehmens in Form von Kapiteln darzustellen. Damals griff man aus Mangel an digitalen Alternativen zu Aktenordnern, und die Summe aller Ordner galt als Handbuch.
Heute, spätestens seit der Revision der ISO 9001 im Jahr 2015, ist ein Unternehmen frei in Aufbau und Gestaltung des Handbuchs. Dieses darf noch aus Papier bestehen, aber natürlich auch digital daherkommen. Es darf sich aus einzelnen Dateien zusammensetzen oder wie ein Intranet auftreten. Auch der Umfang ist nicht festgeschrieben: Er richtet sich nach Größe oder Komplexität des Unternehmens.
Wichtig nur: Das Qualitätsmanagementhandbuch stellt DAS Leitdokument innerhalb eines QM-Systems dar, es dokumentiert sozusagen das gesamte Qualitätsmanagement.
Es fasst kompakt die Qualitätspolitik zusammen und stellt den Aufbau des QM-Systems sowie die Prozesse im Unternehmen vor. So macht es die grundsätzliche Haltung des Managements deutlich: Wie soll die Qualität hier im Haus gesichert und verbessert werden?
Zum Handbuch gehören auch sogenannte mitgeltende Dokumente wie z. B. Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Formulare und Protokolle.
Was hat kein Papier, aber viele gute Seiten?
Prozesse steuern, Dokumente lenken, Haftungsrisiken minimieren: Das alles leistet ein digitales QM-Handbuch für Sie!
Wer benutzt das QM-Handbuch?
„Wofür mache ich das hier eigentlich alles?“ Diese Frage stellt sich jeder ab und zu – auch QM-Beauftragte (QMBs) oder Qualitätsmanager:innen. Nicht ganz zu Unrecht befürchten diese oft, dass das sorgsam befüllte QM-Handbuch am Ende auf dem Server liegt und niemanden interessiert.
Wie also wird ein QM-Handbuch genutzt, im besten Fall?
- Von den Mitarbeiter:innen natürlich: Diese erhalten im QM-Handbuch die wichtigsten Informationen zum Unternehmen und zum Managementsystem, kompakt zusammengestellt. Wichtig: Die ISO 9001 fordert als Norm für Qualitätsmanagementsysteme, dass die Mitarbeiter:innen durch ihr Engagement die Qualität innerhalb eines Unternehmens steigern. Idealerweise gestalten sie das Handbuch daher durch eigene Beiträge und Kommentare mit, ganz im Sinne des KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess).
- Ein informatives Handbuch eignet sich auch hervorragend zur Einarbeitung von neuen Kolleg:innen (Onboarding)!
- Natürlich dient das Handbuch auch als Einstieg für Auditor:innen, um das QM-System kennenzulernen und zu überprüfen.
- Das Handbuch enthält normalerweise keine Betriebsgeheimnisse und lässt sich daher auch veröffentlichen, z. B. online stellen. Ansprechend geschrieben, verrät es viel Gutes über ein Unternehmen, dessen Kultur und Qualitätspolitik. So lernen zukünftige Kund:innen, Partner:innen und weitere Stakeholder es gleich von seiner besten Seite kennen.
Wofür brauche ich ein QM Handbuch? Ist es Pflicht?
Wie gesagt: Wer ein erfolgreiches Qualitätsmanagement in seinem Unternehmen aufbauen oder die Anforderungen der ISO 9001 erfüllen möchte, braucht kein Handbuch. Jeder Organisation steht frei, für ihr QMS andere Formen zu wählen – aus Papier oder digital, in einer Ordnerstruktur oder davon losgelöst. Welche Prozesse dokumentiert oder wie Abläufe beschrieben werden, das darf man selbst entscheiden – und das eröffnet einem QMB natürlich zahlreiche Darstellungsmöglichkeiten, vor allem digital.
Es bietet sich aber durchaus an, eine Handbuch-Struktur als Grundlage zu nutzen!
Zum einen sammelt das Handbuch alle relevanten QM-Informationen an dem einen Ort (Single Point of Truth), der immer gilt und für alle im Unternehmen zugänglich ist. Es kann als Nachschlagwerk dienen, an dem bestenfalls alle Mitarbeiter:innen mitwirken.
Zum anderen lassen sich mit einem Qualitätsmanagementhandbuch sehr gut die Anforderungen der ISO 9001 abbilden: Einem Auditor oder einer Auditorin erleichtert dies den Einstieg in das interne QM-System. Wer also eine Zertifizierung anstrebt, ist gut damit beraten, die Inhalte aus den Normvorgaben in einer klaren Handbuch-Struktur abzubilden. Vor allem Handbuch-Vorlagen bieten hier Orientierung („Baukasten-System“) und unterstützen die QM-Beauftragten bei der Audit-Vorbereitung.
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Wer schreibt das QM-Handbuch?
Meist liegt die Verantwortung für das QM-Handbuch bei den Beauftragten für Qualitätsmanagement (QMB) bzw. bei den Qualitätsmanager:innen – also jenen, die im Unternehmen für das ganze Thema QM zuständig sind. Das können, je nach Größe und Struktur der Organisation, auch IMS-Beauftragte, Fachbereichs- oder Pflegedienstleitungen oder Mitglieder der Geschäftsführung sein.
Natürlich hat immer eine Person oder Abteilung „den Hut auf“. Wer das Qualitätsmanagement aber ernst nimmt, wer das Qualitätsbewusstsein im Haus stärken möchte, kommt nicht umhin, alle anderen mit einzubinden: So fordert es auch die ISO 9001 mit Blick auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Denn Verbesserung entsteht durch viele kleine, stetige Beiträge – wie bei einem Wiki. Dieses Prinzip lässt sich gut für ein Handbuch nutzen, vor allem ein digitales: So können alle Mitarbeiter:innen an den Beiträgen mitwirken, Fragen stellen und Feedback geben. Das Ziel: die ständige und stetige Optimierung aller Dokumente, Rollen und Prozesse.
