Qualitätsmanagement-Software auswählen: Darauf sollten Sie achten
Kundenwünsche zu erfüllen, steht für Firmen an erster Stelle – und gilt als das wichtigste Ziel im Qualitätsmanagement. Die Frage, wie sich QM effizient und modern umsetzen lässt, ist dabei schnell beantwortet: mit einer Software. Aber welche Lösung passt zu Ihrer Organisation? Dafür legen Sie zuerst die eigenen Anforderungen fest, und dann geht es an den QM-Software-Vergleich – mit 5 Auswahlkriterien.
Was leistet digitales Qualitätsmanagement für Unternehmen?
Bevor sich Firmen auf die Suche nach der passenden QM-Software begeben und Vergleiche ziehen, braucht es meist Rechtfertigungsgründe für die geplante Neuerung. Dabei schöpft das digitale Qualitätsmanagement aus dem Vollen und glänzt mit Qualitätslenkung, -sicherung und -verbesserung. Optimierte Abläufe, ein professioneller Ausbau im Bereich Wissensmanagement sowie die Compliance- und Normerfüllung bilden jedoch nur die Grundlage für weit größere Ziele.
Gelangen Organisationen mittels QM-Software zu Effizienzsteigerung, Prozessoptimierung und somit zu einer schnelleren Bearbeitung administrativer Aufgaben, profitiert am Ende vor allem eine Seite: die Mitarbeitenden. Durch sinnvolle Rollenzuordnungen, digitale Dokumentationen und Transparenz gewinnen sie mehr Zeit im Arbeitsalltag, und die Akzeptanz für das QM-System steigt. Im Ergebnis führt das zu motivierteren Mitarbeitenden und zu einer angenehmeren Arbeitsatmosphäre. – Klingt gut? Erfahren Sie, wie Sie grundsätzlich das Qualitätsbewusstsein in Ihrer Organisation stärken.
Die gewonnene Zufriedenheit zieht weite Kreise: Das Mehr an Effizienz und Motivation mündet in besseren Arbeitsergebnissen – und folglich in qualitativ höherwertigen Produkten oder Dienstleistungen. Zusammengefasst befeuert dies das größte Bestreben eines jeden Unternehmens: eine glückliche Kundschaft. Mit diesen Vorteilen im Gepäck stellt sich die Frage kaum mehr, ob ein digitales QM sinnvoll ist, sondern eher, welche Qualitätsmanagement-Software im Vergleich am besten zur Organisation passt.
Der Weg zur QM-Software: Anforderungen identifizieren
Bevor es an den QM-Software-Vergleich geht, schauen Sie zunächst auf die unternehmerischen Bestrebungen. Was wollen Geschäftsführer:innen, Mitarbeitende und die Organisation als Ganzes künftig mit der QM-Software erreichen? Will das Unternehmen den Aufwand für das Qualitätsmanagement minimieren? Oder wünscht es sich Kostenersparnis? Dafür gilt es im ersten Schritt, absolute Klarheit zu schaffen. Unsere Checkliste mit allen relevanten Fragestellungen hilft Ihnen hierbei, indem Sie Ihre Kreuzchen machen.
Die Checkliste umfasst fünf Bereiche: Ziele definieren, Management-Themen festlegen, Anforderungen an QM-Software-Anbieter formulieren und technische Aspekte wie Passwort-Richtlinien oder Datenverschlüsselung hervorheben. Sie zählen nur vier Punkte? Richtig, der fünfte Bereich befasst sich mit den Funktionen, die eine QM-Software aus Ihrer Sicht benötigt. Wenn Sie uns fragen: Auf einige Must-haves sollten Unternehmen nie verzichten!
QM-Software – die wichtigsten Funktionen
Wer sich für eine QM-Software entscheidet, gestaltet seine Unternehmensdokumentation bzw. sein QM-Handbuch digital – und erleichtert sich und den Kolleg:innen auf diese Weise die Arbeit, vor allem durch folgende Funktionen:
Dokumentenlenkung gleicht oftmals einem schwarzen Loch: In seinen Untiefen verbirgt sich eine große Menge an Materie (an Dokumenten), die nicht entkommt – und somit für Suchende versteckt bleibt. Eine QM-Software schafft Abhilfe. Mit ihrer lückenlosen Dokumentation und einer strukturierten digitalen Ablage ermöglicht sie schnell eine 100-prozentige Kontrolle – immer und überall. Digitale Unterschriften, effiziente Freigabeworkflows und automatische Versionierungen tragen ihr Übriges zur optimalen virtuellen Dokumentenlenkung bei – und bekräftigen deren Rolle als QM-Must-have.
Daneben leistet ein Prozessdiagramm-Editor, der nach dem BPMN 2.0-Standard arbeitet, gute Dienste. Um konkret zu werden: Mit orgavision lassen sich beispielsweise (Teil-)Prozesse einfacher und einheitlicher darstellen. Exakte, horizontale Swimlanes sorgen für Struktur. Intuitiv ergänzen Mitarbeitende neue Elemente wie Aufgaben, Verzweigungen oder Endpunkte. Jeder Prozessschritt lässt sich mit Detailinformationen – in Form von Fotos, Videos und Text – ergänzen. Dynamische Verlinkungen auf Objekte jeglicher Art, etwa auf mitgeltende Unterlagen, sind möglich. Daneben zeigt das Diagramm involvierte Rollen an den jeweiligen Stellen auf – maximaler Überblick garantiert!
Als auf den ersten Blick etwas simpler gestrickt, aber nicht weniger nützlich, stellt sich die Volltextsuche heraus. Durch sie finden Mitarbeitende alles – ohne langes Durchschmökern der verschiedenen Dateien. Schon nach den ersten Buchstaben ergänzt die Funktion die Suchvorschläge und durchforstet sämtliche Dokumente nach Treffern. Filter helfen, die Suchergebnisse einzugrenzen. Die QM-Software von orgavision bietet zum Beispiel Elemententyp, Dokumentenart, Schutzklasse oder Vorhaltedauer als Filteroptionen an, damit Mitarbeitende Inhalte in Sekundenschnelle finden. Dabei spielt sie nur freigegebene Versionen aus – und berücksichtigt individuelle Zugriffsrechte.
Auch interaktive Organigramme lassen sich in orgavision dank des integrierten Editors aufbauen. Per Klick gelangen Sie zum Profil der einzelnen Nutzer, samt Stellenbeschreibung. Nutzerbezogene Änderungen übernimmt die Software auch im Organigramm – und umgekehrt. Ob jemand Neues ins Team kommt oder ein „alter Hase“ seine Rolle wechselt: Bei personellen Veränderungen aktualisieren sich die Organigramme von selbst.
Diese vier QM-Wunderwaffen schließen die Funktionsliste bei weitem noch nicht ab. Im besten Fall bietet eine QM-Software noch viel mehr, zum Beispiel
- Funktionen für das Wissensmanagement,
- Lösungen für Compliance-Themen wie das Hinweisgeber-Gesetz,
- visuelle Versionsvergleiche,
- Datenanalysen und Auswertungen wie auch
- weitere Integrationsmöglichkeiten und Schnittstellen.
Natürlich priorisieren Unternehmen Funktionen und Features stets individuell. Was uns wieder zum Beginn der Überlegung führt: Organisationen beleuchten im ersten Schritt ihre Anforderungen, damit sie dann den gewünschten Funktionsumfang kennen. Erst im Anschluss startet der Vergleich von QM-Software, um die passende zu finden.
Die Top 5 Auswahlkriterien: Qualitätsmanagement-Software sinnvoll vergleichen!
Herrscht Klarheit über die Unternehmensziele, steht dem QM-Software-Vergleich nichts mehr im Wege. Ein wichtiger Aspekt bleibt dabei die Funktionalität – was kann die Lösung? Zusätzliche Pflicht ist die intuitive Bedienbarkeit. Diese Punkte allein genügen aber nicht, um im Tagesgeschäft von einem Rundum-sorglos-Paket zu profitieren. Zum Erfolg gelangen Organisationen, indem sie auch die Leistungen der Anbieter eines QM-Systems rund um Kostentransparenz, Sicherheit und Support vergleichen.
Top 1: Kostentransparenz
Die Anschaffung neuer Software und somit eines digitalen QM ruft sicherlich in vielen Unternehmen die Preisfrage auf den Schirm. Verantwortliche stoßen hier auf zwei Szenarien. Einerseits lässt sich die Softwarelösung On-Premises nutzen, wobei Installation und Betrieb in eigener IT-Infrastruktur stattfinden. Andererseits bieten Cloud-Lösungen (Software-as-a-Service) Vorteile: Die Software muss nicht installiert werden, sodass Sie sofort starten können. Die Verantwortung für den Betrieb (Verfügbarkeit, Updates) entfällt – und damit auch die internen Kosten dafür. Bei orgavision sehen wir den Mehrwert beider Lösungen. Wir haben für Sie eine Übersicht, die bei der Entscheidung hilft. In jedem Fall unausweichliches Erfüllungskriterium: echte Kostentransparenz der QM-Software-Anbieter.
Top 2: Sicherheit
Ob Kommunikation, Dokumentationen oder der Login – alles, was Mitarbeitende tun, ist vertraulich und sollte es stets bleiben. Damit Unternehmen den datenschutzrechtlichen Vorschriften entsprechen, spielt beim Vergleich von Qualitätsmanagement-Software das Thema Sicherheit von Beginn an eine Hauptrolle. Made und hosted in Germany, klare Zugriffsrechte und individuelle Kennwort-Richtlinien zeigen nur drei Gütekriterien auf, mit denen Anbieter von QM-Software auf ganzer Security-Linie überzeugen.
Top 3: Support
Super Beratung vor der Entscheidung – und verstummte Telefone oder unbeantwortete E-Mails nach dem Kauf. Dieses Szenario stellt keine Seltenheit dar. Unternehmen sind daher gut beraten, beim Vergleich von QM-Systemen auch den Support unter die Lupe zu nehmen. Steht ein persönliches Gespräch über der schnellen Abfertigung via Chatbot? Nehmen sich Berater:innen Zeit für die individuellen Bedürfnisse? Offeriert das Unternehmen einen kostenlosen Support? Die Königsklasse: eine kostenfreie Testversion. Denn hier können Anbieter nichts verbergen, und einzig ein einwandfreies Produkt überzeugt.
Top 4: Funktionalität und Skalierbarkeit
Ein reichhaltiges Feature-Angebot, das die QM-Herzen höherschlagen lässt – das leistet eine ausgezeichnete Softwarelösung (siehe Teilüberschrift: QM-Software – die wichtigsten Funktionen). Die DIN ISO 9001 fokussiert dabei vor allem die Funktionen Dokumentenmanagement und -lenkung. Aber auch der künftigen Entwicklung sollte eine QM-Software keine Hürden stellen. Ein ganzheitlicher Vergleich beleuchtet demnach ebenso die Skalierbarkeit. Wächst ein Unternehmen und verändern sich Bedürfnisse, finden sich im besten Fall passende Module in der digitalen Anwendung – wie Auditmanagement, Ergebnismanagement, Analysemodule und Mustervorlagen, die den Wandel begünstigen. Auch für den Fall, dass mehrere Managementsysteme miteinander vereint werden sollen (IMS), sollte die QM-Software gerüstet sein.
Top 5: Intuitive Bedienung
Eine QM-Software entfaltet ihr ganzes Können nicht von ungefähr. Es gilt die Devise: Ohne engagierte Mitarbeitende kein lebendiges QM. Umso wichtiger, dass das gesamte Team die QM-Software akzeptiert, sie in seine tägliche Arbeitsweise integriert und dadurch Effizienz und Transparenz ins Unternehmen bringt. Den Grundstein hierfür legt eine intuitive Bedienbarkeit der Anwendung – von der Volltextsuche über einfache Freigabeprozesse bis hin zum zeitsparenden visuellen Versionsvergleich.
QM-Software auswählen – einfach per Checkliste
Eine langfristige Verbesserung aller Abläufe und ein erfolgreich geführtes Qualitätsmanagementsystem müssen keine Zukunftsutopien für Organisationen bleiben. Mit einer QM-Software ebnen Unternehmen ihren Weg in diese Richtung – einfach, schnell und nachhaltig. Natürlich gilt es, die richtige, die beste Wahl zu treffen. Nutzen Sie für den Vergleich von Qualitätsmanagement-Software eine passende Checkliste, bevor Sie zahlreiche Internetseiten durchstöbern! Mit einer klaren Zielsetzung und den Top-Auswahlkriterien für QM-Softwares (und deren Anbieter) vor Augen, fällt Ihnen die Entscheidung bestimmt leicht.
