Pflege digitalisieren: ein Ortstermin 

Ein Beispiel für Digitalisierung in der Pflege  

Schauen wir uns an, wie es in der Pflege aussieht: Ortstermin!  

„Wir sind ja eigentlich digitalisiert“, sagt Lisa, PDL eines ambulanten Pflegedienstes in Norddeutschland mit 48 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Und sie verweist mit Recht auf die vielen Kernbereiche, die sie bereits mithilfe einer Software-Lösung managt: 

• Schichtplanung 
• Touren- und Personaleinsatzplanung 
• Patientenverwaltung 
• Abrechnung 

Aber dann fällt der Blick auf die vielen hellgelben Zettelchen, die unten an Lisas Computerbildschirm kleben. „Bestätigung Markus & Gloria einholen“ steht da zum Beispiel und „Einarbeitungsmappen abgleichen“.  

Lücken in der Digitalisierung  

Lisa erklärt, was es mit den Zetteln auf sich hat: Verschickt sie neue Vorgaben per E-Mail zur Kenntnisnahme ans Team, dann reicht das nicht aus. Sie benötigt allein aus Haftungsgründen einen Nachweis, dass alle die Information auch zur Kenntnis genommen haben. In einer (digitalen) Tabelle hält sie samt Datum fest, wer ihr bereits eine Lesebestätigung gegeben hat – per E-Mail. Markus weilt noch im Urlaub, und Gloria gilt zwar als äußerst beliebte, aber auch etwas zerstreute Pflegerin: Ihr rennt Lisa öfter mal hinterher und erinnert sie an Organisatorisches – z. B. daran, diese Kenntnisnahme-Mail abzusenden.  

Und die Einarbeitungsmappen? Eigentlich keine schlechte Idee: Alles, was neue Kolleginnen und Kollegen wissen müssen, fassen die bunten Mappen kompakt zusammen. Lisa geht sie an den ersten Tagen Punkt für Punkt mit den Neulingen durch. Lisas Stellvertreterin Anja besitzt ihre eigene Mappe, ein zweites Exemplar hat sich im Alltag als praktisch erwiesen. Ab und zu ergänzen die beiden PDLs neue Richtlinien oder Abläufe von Hand – und gleichen die Mappen in regelmäßigen Abständen miteinander ab. „Ist mal wieder dran“, sagt Lisa. Daher der Klebezettel. 

Von solchen Geschichten lassen sich viele erzählen. Sie zeigen uns, was den Alltag einer PDL oft bestimmt und erschwert: der sogenannte „Mental Overload“ – die Last, immer an alles denken zu müssen.   

Sie zeigen uns aber auch, welche Bereiche in der Pflege vielfach noch nicht digitalisiert wurden: 

• Personalverwaltung 
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter/-innen (Onboarding) 
• Qualitätsmanagement 

Ziel der Digitalisierung: Verbesserung der Organisation 

Natürlich darf Digitalisierung nicht zum Selbstzweck geschehen. Die Stoßrichtung sollte nicht „Hauptsache digital!“ lauten, sondern sich am Ziel orientieren: „Was wollen wir erreichen?“ 

• Mitarbeiter/-innen entlasten? 
• Schneller und effizienter arbeiten? 
• Kosten einsparen? 

Und dann geht es Schritt für Schritt voran. Einiges lässt sich bereits ohne digitale Mittel verbessern, wie in Lisas Beispiel. 

Eine gute Idee ist immer, Dinge zu verschriftlichen – so geschehen im Falle der Einarbeitungsmappe. Alle Informationen versammeln sich an einem Ort, also in einer Mappe, oder eben in zweien. Diese müssen nur von Zeit zu Zeit händisch abgeglichen werden. 

Auch die gelbe Zettelwirtschaft entlastet auf ihre Art – wobei allerdings nur Lisa weiß, was ihre Stichworte genau bedeuten. Und was passiert, wenn mal ein Post-It herunterfällt und verloren geht? Darüber denkt sie lieber nicht nach.  

Praktischer ist es, Wissen digital zu verschriftlichen. Lisa sammelt Lesebestätigungen in einer Tabelle auf ihrem Rechner. Darauf hat auch Anja, ihre Stellvertreterin, Zugriff. Beide arbeiten mit demselben Dokument, das als „Single Point of Truth“ fungiert – als einziger Ort, an dem beide verbindlich die Wahrheit finden.  

Den Mental Overload durch digitale Prozesse besiegen 

Um aber ihren Kopf wirklich freizubekommen, sollte Lisa die dahinterliegenden Prozesse betrachten: Diese digital zu gestalten gelingt leichter, als viele denken.  

Mit Hilfe einer QM-Software lässt sich z. B. einmalig die Informationsverteilung im Pflegedienst aufsetzen: Wann immer Lisa neue Vorgaben an ihr Team geben möchte, übernimmt die Software die Benachrichtigungen für sie. Automatisch werden alle Lesebestätigungen eingeholt und über Jahre gespeichert. Lisa ist abgesichert: Solange sie nichts von ihrer Software hört, läuft alles wie eingerichtet. Nur wenn Gloria wieder nicht reagiert, hakt die Software nach und eskaliert den Fall an Lisa.  

Auch wenn Kolleg:innen eingearbeitet werden, ersetzt die Software papierne Mappen und spielt den Neulingen das gesamte Basiswissen der Organisation zu – vorab. Die Vorgesetzte steigt auf einem ganz anderen Niveau ins Gespräch ein.  

Entlastung durch QM-Software 

Eine QM-Software stellt sich also als der Partner dar, welcher den „Mental Overload“ einer PDL tatsächlich in den Griff bekommt. Die digitale Lösung entlastet vor allem in drei Punkten: 

• Informieren, verteilen, erinnern: Sie spart Zeit. 
• Nachhaken, abspeichern, dokumentieren: Sie bietet Sicherheit.  
• Sie funktioniert personenunabhängig auf Rollenbasis – damit Lisa beruhigt in den Urlaub fahren kann.   

Gelungene Digitalisierung bleibt also nicht bei den digitalen Dokumenten stehen, sondern fasst die Prozesse an. Wenn auch Sie die Nase voll haben vom täglichen „Mental Overload“, denken Sie mal darüber nach!