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So geht Dokumenten-Management

Informationsflut, ISO-Normen und Unternehmerrisiko – es gibt viele Gründe für ein professionelles Dokumentenmanagement.

Lesezeit
4min.

11. Juni 2020 –  Verklagt werden können Inhaber von Unternehmen, Vorstände und Geschäftsführer heute von A wie Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bis Z wie Zollbestimmungen. Und jährlich legt der Gesetzgeber überarbeitete Verordnungen vor oder verabschiedet neue. Dies alles zu beachten, ist fast unmöglich. Gerade im Mittelstand können Firmeninhaber zur Verantwortung gezogen werden, wenn sie nicht eine lückenlose Dokumentation nachweisen können. Besonders kritisch wird es, wenn das Management bei Schadensfällen persönlich haftet. Eine veraltete Dokumentation oder auch falsche Inhalte in der Dokumentation sind also mit einem großen Risiko behaftet und es kann dann unter Umständen teuer werden.

„Ebenso wichtig ist es, hinsichtlich Vorschriften und Gesetzen auf dem neuesten Stand zu sein. Nur wer Sachverhalte juristisch einwandfrei dokumentieren kann, hat vor Gericht Chancen“, weiß Johannes Woithon, Geschäftsführer der orgavision GmbH. 

Johannes Woithon ist seit vielen Jahren als Unternehmensberater vor allem auch in der Sozialwirtschaft tätig. Bei seiner Beratungstätigkeit stößt er immer wieder auf schlechte oder unzureichende Organisationsdokumentationen. Am Häufigsten findet er Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen oder Regelungen, die in mehreren Versionen vorhanden sind. Meist liegt das an den althergebrachten Ordnerstrukturen auf dem Laufwerk, die Nutzer dazu verleiten, unübersichtlich mit Dokumenten umzugehen.

Mit einer Software-Lösung wie orgavision verhindert man zum Beispiel das Abspeichern von Beta-Versionen und fördert eine optimale Dokumentenlenkung. Es entsteht eine klare Ablage, inklusive Änderungshistorie wie sie etwa bei Wikipedia zu finden ist. Diese erhöht deutlich die Transparenz für alle Anwender im System. „Je strukturierter ein Dokumenten-Management, desto geringer das Haftungsrisiko“, so Woithon.

Strukturierte Ablage

Es ist dabei auch wichtig, die Informationsflut einzudämmen. Viele orgavision Kunden haben in der Vergangenheit eine große Daten-Welle produziert, indem sie zum Beispiel Updates zu Dokumenten an alle Mitarbeiter per E-Mail geschickt haben. Riesige Verteiler mit sich ändernden Kontakten produzierten Dutzende E-Mail-Rückläufer. Dazu kamen unzählige Nachrichten mit den Bestätigungen der Kolleginnen und Kollegen, dass sie das Dokument gelesen haben. Nicht zu vergessen eine Excel Tabelle oder andere Listen, die angelegt wurden, um nachzuverfolgen, von wem die Lesebestätigung noch fehlt.

Mit einem durchdachten softwaregestützten Dokumentenmanagement ist so etwas Geschichte. orgavision übernimmt diese Prozesse automatisch: Mit wenigen Klicks ist die Datei am Ablage-Platz. Das Programm sendet eine elektronische Nachricht an alle Mitarbeitenden, die darüber informiert werden müssen und lenkt sie per Link gleich an die richtige Stelle. Jeder, der den Link öffnet, bestätigt beim Schließen, dass er die Aktualisierung zur Kenntnis genommen hat. Somit wird die interne Informationsflut vermindert.

QM-System nach ISO-Norm 

Zusätzlich unterstützt wird das Thema Dokumentenlenkung zudem durch die ISO-Norm 9001:2015. In Deutschland sind mehr als 50.000 Firmen nach der Qualitätsnorm zertifiziert, weltweit sind es mehr als drei Millionen. Die Norm fordert eine dokumentierte und nachvollziehbare Mitsprache bei der Dokumentenlenkung. 

In der QM-Software kann jedes Dokument mit einem Datum hinterlegt werden, zu dem die Software eine Prüfungserinnerung sendet. Das sind etwa Formulare, die das Einhalten von Gesetzen des Arbeitsschutzes nachweisen, ablaufende IT-Zertifikate oder Schutzbestimmungen, die gesetzlichen Änderungen unterliegen und daher regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden müssen.

Und weil die eingebaute Historie über jede Anpassung Auskunft gibt, ist lückenlos nachvollziehbar, wer wann was geändert hat. Dies ist besonders wichtig für das Unternehmensmanagement, um eine geschlossene Dokumentationskette nachzuweisen – sei es vielleicht vor einem Arbeitsgericht oder einer Umweltbehörde.