Tradition tanzt mit Moderne: Qualitätsmanagement erreicht ein neues Level

Als vor rund 80 Jahren die Erfolgsgeschichte der heutigen WMH GROUP GERMANY begann, zeichnete es sich bereits ab: Die ausnehmend hohe Qualität der Produkte und Dienstleistungen des Traditionshauses würde der Entwicklung des Unternehmens Flügel verleihen. Sei es die Fertigung hochspezieller Aluminium-Bauteile für die Luft- und Raumfahrt oder die Herstellung komplexer Individuallösungen für den Hochwasserschutz – die WMH GROUP GERMANY ist für viele Branchengrößen die erste Wahl. Dabei spielt es keine Rolle, ob Halbzeuge oder einbaufertige Teile in den Produktionsprozess integriert werden sollen: Die über 100 Mitarbeiter:innen des Unternehmens werden so lange wasserstrahlschneiden, sägen, drehen, bohren, entgraten und richten, bis die beste Lösung für ihre Kunden entstanden ist. Dabei geht es natürlich um Präzision, und Präzision braucht ein zeitgemäßes Qualitätsmanagement. Dessen war sich Nicolas Olesinski, COO der zur WMH GROUP GERMANY gehörenden WMH Westdeutscher Metall-Handel GmbH, schnell bewusst, als er 2019 die Rolle des Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) übernahm. 

„Als ich vor etwa vier Jahren die Rolle des QMB übernahm, war die Welt noch eine gänzlich andere“, erinnert sich Nicolas Olesinski. „Wir verwalteten im Qualitätsmanagement alle relevanten Dokumente in unzähligen Papp-Ordnern und verbrauchten Unmengen an Papier. Hier stets den Überblick zu behalten, war gar nicht so einfach. Und es kostete jede Menge Zeit.“ Hinzu kam, dass die Unterlagen schwer aktuell zu halten, geschweige denn abzustimmen waren. Die vielen Arbeits- oder Betriebsanweisungen beispielsweise tauschte er nämlich manuell aus. Die notwendigen Freigaben und Kenntnisnahmen nachzuhalten, schien dabei fast unmöglich. Manche Prozessbeschreibungen waren mit Hilfe von TYPO3, einem freien Content-Management-System für Webseiten, abrufbar. „Wollte ich einen Prozessschritt anpassen, musste ich erst die IT-Abteilung einbinden“, sagt Nicolas Olesinski. „Das kostete natürlich Zeit. Folglich gab es vereinzelt Momente, in denen wichtige Prozessanpassungen noch nicht für alle sichtbar sein konnten.“  

Schnell war Nicolas Olesinski bewusst: Eine neue Lösung musste her. Lange suchen brauchte er hierfür zum Glück nicht. Ein Auditor erzählte dem QMB in einem privaten Gespräch von orgavision. Er selbst hatte das Tool im Zuge seiner Arbeit mit einem anderen Unternehmen kennengelernt und war sofort davon überzeugt gewesen. Herr Olesinski ging der Empfehlung nach und schaute sich die Lösung zunächst mit Hilfe eines Testzugangs näher an. „Als ich orgavision testen konnte, stand für mich sofort fest: Mit dieser Lösung möchte ich arbeiten. Alle für das Qualitätsmanagement relevanten Arbeitsschritte lassen sich mit der Software einfach und präzise abbilden. Genau so stelle ich mir modernes Qualitätsmanagement vor“, freut sich Nicolas Olesinski rückblickend. 

WMH führte orgavision im Jahre 2019 ein. Das Integrationsprojekt meisterte der Qualitätsmanagementbeauftragte zusätzlich zu seinen eigentlichen Aufgaben und neben dem Tagesgeschäft mit Bravour. In vielen Überstunden übertrug er PDFs und Textdokumente mit Arbeitsanweisungen oder Prozessabläufen in die Software. „Auch wenn es zunächst Zeit kostet, alle notwendigen Informationen in orgavision zu erfassen: Der Aufwand lohnt sich, und man spürt schnell den erwarteten Nutzen“, bilanziert Nicolas Olesinski. Wie bei einem lebendigen Qualitätsmanagement üblich, ist der Prozess der Erfassung und Versionierung nach wie vor in vollem Gange.  

Dass die Mitarbeiter:innen neue Softwarelösungen gern und intuitiv nutzen, ist bei weitem nicht selbstverständlich. Umso erfreulicher: orgavision bildet auch hier eine positive Ausnahme. In der Regel finden sich selbst EDV-ferne Menschen schnell in der Anwendung zurecht. Auch bei WMH war die Akzeptanz des neuen Qualitätsmanagement-Werkzeugs von Anfang an gegeben. „Natürlich haben manche Menschen eine gesunde Skepsis vor Neuem“, erläutert Nicolas Olesinski. „Doch die war von heute auf morgen verflogen.“ Als Wegbereiter für die tolle Annahme sieht er mehrere Aspekte. Unter anderem half die Tatsache, dass orgavision nicht dauerhaft genutzt werden muss. Das wäre ein Hemmschuh gewesen, da derzeit schon viele andere Lösungen im ständigen Einsatz sein müssen. Um jene zu administrieren und zu bearbeiten, braucht es bereits jetzt schon mehrere Bildschirme. „Wenn es etwas Aktuelles gibt, meldet orgavision sich von allein. Das macht den Umgang mit der Software für alle natürlich sehr einfach“, freut sich der QMB. „Dank einer selbsterklärenden Usability findet sich jedes Teammitglied in orgavision im Handumdrehen zurecht. Ich ziehe hier immer gern den Vergleich zu sozialen Netzwerken: Wer mit Facebook umgehen kann, schafft das spielend leicht auch mit orgavision.“  

Um die Einführung einer neuen Qualitätsmanagementsoftware zu einem Erfolgsprojekt zu entwickeln, braucht es verschiedene Rahmenbedingungen. Unter anderem sollten die Inhalte der verschiedenen Dokumente so aufgebaut und veranschaulicht sein, dass die Mitarbeiter:innen sie schnell verinnerlichen können. „Letztendlich ist man als Redakteur für den Inhalt verantwortlich“, bestätigt Nicolas Olesinski. „Ich habe beispielsweise viel mit Icons gearbeitet, um den Menschen die Zuordnung der einzelnen Sachverhalte zu erleichtern.“ So diente etwa das Icon „Einkaufskorb“ als Symbol für den Einkaufsprozess. Darüber hinaus halfen dem WMH-Team unter anderem Erklärvideos auf YouTube. „In kurzen, übersichtlichen Minitutorials erläutern wir den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unter anderem, wie die Organisationsstruktur in orgavision aufgebaut ist und wo sie welche Ordner in der Software finden. Für einige Kolleg:innen war das sehr hilfreich“, sagt der Qualitätsmanagementbeauftragte. 

Längst trägt die Arbeit mit orgavision Früchte. Herr Olesinski bringt es auf den Punkt: „Wir profitieren spürbar von einem deutlichen Zeitgewinn im Qualitätsmanagement, von der intuitiven Bedienbarkeit und von der Rückverfolgbarkeit der verschiedenen Änderungen an den Dokumenten.“ Man kann in orgavision zum Beispiel mehrere Fassungen zurückverfolgen und sich bei Bedarf verschiedene Vorversionen anschauen. Darüber hinaus überzeugt die Anwendung mit vielen weiteren Annehmlichkeiten. So ist die webbasierte Software von überall aus erreichbar. „Wir benötigen kein VPN oder ähnliches, sondern können von jedem Ort aus auf die gewünschten Informationen zugreifen“, sagt Nicolas Olesinski. Seiner Einschätzung nach ist das Tool dabei sehr frei strukturier- und gestaltbar, was ihm die tagtägliche Arbeit mit der Software erleichtert. Auch die Prozesse rund um Kenntnisnahmen und Freigaben sind nun viel einfacher und gehen deutlich schneller von der Hand. „Mit Hilfe von orgavision sind endlich Kenntnisnahmeprozesse möglich“, sagt Herr Olesinski. „Dank Fristsetzungen und automatisierter Erinnerungen profitieren wir von einem riesigen Zeitgewinn.“ Ebenso erweist sich das Modul „Ereignisse melden“ als Bonus. Beim Umweltaudit zum Beispiel: Die Verantwortlichen erreicht bei Abweichungen von der Ursprungsdatei direkt eine Nachricht mit der Bitte um Erledigung. Überhaupt ist die Auditierung mit orgavision sehr komfortabel. Die Umweltzertifizierung fand gerade erst im Februar 2022 statt, die beiden Zertifizierungen nach ISO 9100 und DIN EN 9120 (Luft- und Raumfahrtzertifizierung) konnten im Dezember 2021 erfolgreich durchlaufen werden.  

Neben den ganz großen Gewinnen wie etwa dem Kenntnisnahmeprozess – der vorher schlicht nicht existierte – sind es vor allem die vielen kleinen Arbeitserleichterungen dank orgavision, die das Tagesgeschäft für den QMB so angenehm gestalten. So haben zum Beispiel, wie in einem Industrieunternehmen wie WMH üblich, viele Mitarbeiter:innen aus der Produktion keine eigene E-Mail-Adresse. Dennoch können sie mit orgavision arbeiten. „Viele Anbieter von Qualitätsmanagement-Software setzen das Vorhandensein einer E-Mail-Adresse voraus“, erläutert Nicolas Olesinski. „Das wäre für unsere Produktionsteams teilweise nicht praktikabel. Zum Glück kommt orgavision ohne aus.“ Perspektivisch könnten sogar Terminals in der Fertigung den direkten Zugriff auf orgavision ermöglichen. So oder so: Die Investition in die moderne Lösung hat sich bereits jetzt für den Qualitätsmanagementbeauftragten und das Traditionsunternehmen WMH gelohnt.  

Hochspezialisierte Unternehmen aus der Industrie und anderen Branchen profitieren seit inzwischen über 80 Jahren von den Lösungen aus Aluminium der heutigen WMH GROUP GERMANY. Das Vertrauen seiner Kunden begleitet den modernen Betrieb kontinuierlich auf seinem Wachstumskurs. WMH überzeugt mit Kompetenz, Erfahrung, höchster Präzision, absoluter Zuverlässigkeit und individuellen Leistungen in den Bereichen Beratung und Service. Mit seinen internationalen Tochtergesellschaften liefert das Unternehmen auch international Höchstleistung. Stets im Fokus: Mit hervorragender Qualität und einzigartigen Branchenkenntnissen erstklassige Produkte und besten Service anbieten. 

Jetzt mehr über die WMH GROUP GERMANY erfahren: www.wmh.de